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探究物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用
下文是一篇小編精心準(zhǔn)備的探究物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用，歡迎各位物業(yè)管理專業(yè)畢業(yè)的同學(xué)進(jìn)來看看哦!
摘 要：物業(yè)管理作為城市管理的一部份，越來越為人們所認(rèn)同，成為了居家生活的重要組成部分，其在和諧社會方面有著不可低估的作用。而物業(yè)檔案在維護(hù)社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活發(fā)揮著不可替代的作用。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理;物業(yè)檔案;和諧社會;保障
檔案管理是物業(yè)公司的各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文筆者通過對物業(yè)檔案的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢、社會功用的解讀，來闡述物業(yè)檔案在物業(yè)管理中和促進(jìn)社會和諧上的作用，來說明物業(yè)檔案管理工作在物業(yè)管理工作中的重要性。
一、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
1、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容。管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
2、物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。我國現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。
3、現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等。
二、物業(yè)檔案的特點(diǎn)
1、檔案種類多樣化。由于物業(yè)檔案的主體包括物業(yè)服務(wù)公司、物業(yè)服務(wù)人員、物業(yè)的使用者、物業(yè)的開發(fā)商、設(shè)計(jì)者、工程設(shè)計(jì)方、承建商，以及政府有關(guān)部門如計(jì)委、國土局和房管局、城市規(guī)劃局等單位。
2、載體形式多樣化。物業(yè)檔案種類的多樣化決定了物業(yè)檔案形式多樣，主要有圖、文字、卡、冊、表。其中“，圖”是指根據(jù)實(shí)際需要繪制的各類平面圖、示意圖。
3、檔案的動態(tài)性較強(qiáng)。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住戶更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動。
4、公開性和隱秘性并存。物業(yè)檔案具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，如物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。
5、檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，體現(xiàn)出一種完整性。
6、和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。
三、物業(yè)檔案的作用
物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄;另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。
四、當(dāng)前物業(yè)管理行業(yè)存在的主要問題
1、企業(yè)規(guī)�？傮w偏小。由于房地產(chǎn)開發(fā)規(guī)模普遍較小，開發(fā)方大多自行組建物管公司或成立物業(yè)管理處等，造成了一般物業(yè)企業(yè)難以快速實(shí)現(xiàn)高規(guī)格、大規(guī)模發(fā)展，企業(yè)規(guī)�？傮w偏小的現(xiàn)狀。
2、物管投訴多，社會認(rèn)可程度低。物業(yè)投訴產(chǎn)生的重要原因，一方面是物管企業(yè)提供的服務(wù)和住戶期望與理解產(chǎn)生了一定差距。另一方面是開發(fā)方?jīng)]有足夠重視所建物業(yè)后期管理須要的客觀條件與運(yùn)作成本。還有政府未下力氣引導(dǎo)群眾對物業(yè)管理消費(fèi)形成正確認(rèn)識，造成其社會認(rèn)可度偏低。
我們應(yīng)該充分認(rèn)識物業(yè)檔案管理在推動和諧社會的建立上的重要作用，物業(yè)檔案管理對構(gòu)建和諧社會主要有以下三方面社會功能：
一、它具有教化和益智的社會功能
現(xiàn)代物業(yè)管理追求的是一種小區(qū)的情調(diào)、小區(qū)的感覺、小區(qū)的文化與品味，使住戶有一種情感的歸屬。這樣的物業(yè)管理，能增長住戶的見識，開闊視野，陶冶情操，在潛移默化中提高居民的素養(yǎng)。應(yīng)盡可能多地提供特色服務(wù)，努力做到“人無我有，人有我新”。比如在小區(qū)內(nèi)可建立局域網(wǎng)，物業(yè)公司通過網(wǎng)絡(luò)向業(yè)主和使用人及時(shí)發(fā)布各種服務(wù)通知和信息，同時(shí)也利用網(wǎng)絡(luò)來加強(qiáng)物業(yè)公司和業(yè)主，以及業(yè)主和業(yè)主之間的溝通。只有通過這些普通小區(qū)沒有的特色服務(wù)，才可以提升小區(qū)的管理品位。
二、具有促進(jìn)居民身心健康的功能
在衣食無憂的現(xiàn)代都市人群中，追求舒適、個(gè)性的生活小區(qū)正成為人們更高層次需求的集中表現(xiàn)。生活在高檔小區(qū)，享受著高檔物業(yè)管理，能產(chǎn)生“物我兩忘”的身心體驗(yàn)。這樣人就會心情舒暢，心胸開闊，身心健康，提高生活質(zhì)量。因此，就要求物業(yè)公司首先在人員的選擇上，應(yīng)根據(jù)崗位的要求，制定嚴(yán)格的錄用標(biāo)準(zhǔn)，把好進(jìn)人關(guān)。比如對管理人員，應(yīng)盡可能地選用那些具有酒店管理經(jīng)驗(yàn)的，利用他們良好的服務(wù)意識，增加物業(yè)服務(wù)的內(nèi)在品質(zhì)。在安全護(hù)衛(wèi)隊(duì)員的選擇上，除了外形的要求，還要在其綜合素質(zhì)，思想品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格的考察和篩選，并輔以不斷的培訓(xùn)，提高其工作責(zé)任心，以最大限度地保證小區(qū)的安全。
三、具有社交和繁榮文化的功能
物業(yè)管理作為一種消費(fèi)與其他消費(fèi)一樣，存在著循序漸進(jìn)、由低層次向高層次螺旋式上升運(yùn)動的規(guī)律�，F(xiàn)代物業(yè)管理則能通過建立多種平臺或采取多種形式，來促進(jìn)住戶的交流，繁榮社區(qū)文化，推動人與人之間的信息和情感交流。因此，物業(yè)管理消費(fèi)促進(jìn)了居民的社會交流和情感交融。物業(yè)公司在業(yè)主購房時(shí)或住用人租房時(shí)就應(yīng)該掌握物業(yè)業(yè)主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應(yīng)迅速將物業(yè)使用人的檔案材料補(bǔ)充完善，并且在物業(yè)管理工作過程中不斷進(jìn)行積累。以上三方面主要社會功能，無一不有益于和諧社會的建立。
“做文明業(yè)主，塑城市精神”，是每一個(gè)業(yè)主的份內(nèi)事，但不是每一個(gè)業(yè)主都能自覺做到的。物業(yè)公司每天與業(yè)主接觸，如能從正面多加引導(dǎo)，從人情、人性、人心入手，搞一些能提高業(yè)主文明素質(zhì)的活動，對于提高管理質(zhì)量，建設(shè)良好的社區(qū)文化和精神文明，將會起到推進(jìn)作用。在房地產(chǎn)市場飛速發(fā)展的今天，只要我們物業(yè)人能以一種積極、進(jìn)取、創(chuàng)新的心態(tài)不斷的努力，住宅小區(qū)的物業(yè)管理水平一定會很快邁上一個(gè)新的臺階。這樣一來，和諧小區(qū)將會得以實(shí)現(xiàn)，正是一個(gè)和諧的社區(qū)才構(gòu)成一個(gè)和諧的社會。
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