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高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理
高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理是小編為大家?guī)淼恼撐姆段�，歡迎閱讀。
摘 要：本文主要從高校物業(yè)管理工作中檔案管理問題出發(fā)，簡述物業(yè)管理中檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，從而說明檔案電子化管理的必要性，并通過一定的流程或途徑來建立、完善電子化平臺(tái)的建設(shè)及數(shù)據(jù)庫的錄入、使用，達(dá)到精細(xì)化、規(guī)劃性管理的目的。
關(guān)鍵詞：高校;物業(yè)管理;電子化
高校的場地及設(shè)備設(shè)施數(shù)量隨著高校的擴(kuò)招呈現(xiàn)增長性趨勢，隨之產(chǎn)生的物業(yè)管理問題越來越嚴(yán)峻，在這樣的形勢下，物業(yè)管理要發(fā)揮相應(yīng)的管理作用，必須要有與之相對(duì)應(yīng)的管理方法，其中包括了物業(yè)管理檔案電子化的普及與應(yīng)用。
一、高校物業(yè)管理中的檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
高校物業(yè)擔(dān)負(fù)著校園內(nèi)辦公樓、教學(xué)樓、宿舍、校區(qū)綠化，保潔，維修，水電管理等工作任務(wù)，涉及范圍廣、行業(yè)跨度大，但工作相關(guān)度高。
高校物業(yè)的管轄范圍與學(xué)校的職能分工有關(guān)，管轄的內(nèi)容會(huì)略有不同。
就現(xiàn)在的高校物業(yè)管理情況來看，越來越多的高校逐漸規(guī)范物業(yè)管理的制度、工作流程及長期規(guī)劃，使物業(yè)管理愈加科學(xué)化。
但是在實(shí)際的工作中，因?yàn)槭軛l件限制，有些方面的工作還需要繼續(xù)努力，比如檔案電子化的應(yīng)用。
大多數(shù)的高校物業(yè)管理實(shí)行紙質(zhì)化的檔案管理保存，隨著時(shí)間的推移和人員的變動(dòng)，檔案的管理方法和檔案的完整性受到一定影響。
對(duì)于檔案管理本身，一直按照“誰執(zhí)行誰管理”來實(shí)行，但是存在多個(gè)部門涉及的檔案未能展開有效的對(duì)接，檔案信息不對(duì)稱，使某些工作難以開展或重復(fù)工作。
而且，紙質(zhì)版的檔案管理，僅僅能實(shí)現(xiàn)管理的功能，隨著高校物業(yè)的精細(xì)化服務(wù)，物業(yè)項(xiàng)目的檔案數(shù)據(jù)還需對(duì)年度的預(yù)算、整體規(guī)劃、項(xiàng)目比對(duì)等工作進(jìn)行有效分析提供依據(jù)，從而優(yōu)化管理模式。
基于以上的問題及考慮工作的便利性，物業(yè)管理中的檔案管理電子化的實(shí)現(xiàn)具有一定的意義，有實(shí)施的必要性。
二、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的必要性
高校物業(yè)管理主要為實(shí)現(xiàn)校園的建設(shè)、維修、維護(hù)的有序進(jìn)行，為學(xué)校師生提供良好的科研、教育、生活環(huán)境，其中，物業(yè)管理的檔案電子化管理，使得物業(yè)管理人員從相關(guān)部門、歷年的相關(guān)數(shù)據(jù)中得到有利的參考數(shù)據(jù)，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的精細(xì)化、整體化的工作模式優(yōu)化。
1、數(shù)據(jù)資源整合，實(shí)現(xiàn)資源共享
高校內(nèi)與物業(yè)相關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目，有必要實(shí)現(xiàn)檔案電子化的管理，它有利于梳理校園內(nèi)的物業(yè)管理項(xiàng)目的條理，從基本上了解校園內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)走向，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，來達(dá)到工作最優(yōu)。
例如，校園內(nèi)的基本建設(shè)，施工單位與學(xué)校方面會(huì)有平面圖、水電管路走向、供配電等方面的圖紙移交，如果消防部門需要對(duì)消防管路進(jìn)行整改，就涉及到校園管路分布，有利于避免對(duì)其他管路的二次傷害，確保施工的效益最大化。
大部分高校的檔案由使用部門管理，這樣就使得檔案不能共享，項(xiàng)目管理會(huì)有偏差，檔案電子化的管理可以有效解決該問題。
2、項(xiàng)目數(shù)據(jù)比對(duì)，發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用
物業(yè)管理項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，可以利用項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息的對(duì)比，了解往年和當(dāng)年數(shù)據(jù)的差額，根據(jù)實(shí)際的人工費(fèi)、材料費(fèi)等的漲幅，做到監(jiān)督該項(xiàng)目費(fèi)用是否在合理的范圍之內(nèi);物業(yè)項(xiàng)目的檔案電子化管理，還可以監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量效果。
物業(yè)管理的服務(wù)范圍廣，涉及的管理項(xiàng)目非常多，常常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)維修，或者在施工隊(duì)的承諾保修期間內(nèi)有需要再次維修的情況，這樣就需要發(fā)揮檔案電子化的作用，督促施工隊(duì)做好質(zhì)保工作，減少管理項(xiàng)目的不必要支出，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化，并能監(jiān)督施工隊(duì)伍，對(duì)其施工質(zhì)量及服務(wù)進(jìn)行考核，不斷完善考核制度，提高物業(yè)管理的服務(wù)能力。
3、信息完善，優(yōu)化物業(yè)項(xiàng)目管理
隨著物業(yè)管理項(xiàng)目的檔案電子化的施行，檔案的項(xiàng)目及模塊會(huì)越來越完善，建立健全完善的項(xiàng)目管理制度及信息的錄入，有利于完善供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商的數(shù)據(jù)庫，逐漸建立起供應(yīng)商的質(zhì)量水平考核模塊，達(dá)到從中選優(yōu)的效果，逐漸提高物業(yè)管理水平及服務(wù)質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和有效化管理。
從檔案數(shù)據(jù)庫中提取出的供應(yīng)商考核水平，有利于學(xué)校選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商為師生服務(wù)，也有利于后勤物業(yè)管理部門的對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的把控，從而在管理上實(shí)現(xiàn)管理的最優(yōu)，最終達(dá)到優(yōu)化物業(yè)項(xiàng)目管理的目的。
三、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的流程
高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)，需要建立一個(gè)統(tǒng)一的電子化管理平臺(tái)，可以是對(duì)外采購，也可以通過自主設(shè)計(jì)開發(fā)。
在平臺(tái)建立之前，必須對(duì)所有的相關(guān)項(xiàng)目及設(shè)計(jì)需求進(jìn)行調(diào)研，明白需要實(shí)現(xiàn)的功能及作用。
通過電子化管理平臺(tái)，錄入物業(yè)管理項(xiàng)目的有關(guān)數(shù)據(jù)，比如，項(xiàng)目信息、供應(yīng)商信息、招投標(biāo)或詢價(jià)信息、具體項(xiàng)目的細(xì)節(jié)要求、圖紙等，來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立，相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入、管理及與校內(nèi)部門的對(duì)接工作均由該使用人負(fù)責(zé)，逐漸的對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整理及補(bǔ)充，能越來越完善數(shù)據(jù)庫的信息。
后期的供應(yīng)商評(píng)價(jià)、信息數(shù)據(jù)比對(duì)等，都需要通過實(shí)際工作的情況來進(jìn)行操作。
電子化平臺(tái)的完善，使得物業(yè)管理的越來越科學(xué)化、精細(xì)化和整體化，從而有利于高校物業(yè)項(xiàng)目的管理，為師生帶來更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
做好高校物業(yè)管理，還需要從很多方面來調(diào)整和優(yōu)化，這也是未來高校物業(yè)管理的目標(biāo)和努力方向。
參考文獻(xiàn)：
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