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文書檔案論文
關(guān)于文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。下面是小編整理的文書檔案論文。歡迎閱讀。
文書檔案論文—— 淺談文書檔案工作【1】
檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。
檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。
如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責任。
筆者從事檔案管理工作多年，結(jié)合實際工作談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認識和體會。
一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。
領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。
因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強宣傳，增強領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。
單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。
這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。
首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險惡機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施文檔管理現(xiàn)代化是加強文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。
管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。
文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。
所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。
而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。
在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。
而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。
真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。
由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。
增強管理意識。
文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。
因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。
一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機制。
首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。
約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。
比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。
相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。
在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。
堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。
第一，學習文檔專業(yè)知識。
為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足;第二，相關(guān)學樣知識。
文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關(guān)系學等;在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學知識的補充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識。
現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習。
文書檔案論文——論當前檔案管理存在的問題與對策【2】
當今社會和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn);加強管理，提高工作人員素質(zhì)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。
一、當前檔案管理存在的問題
目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。
目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
(二)檔案管理不夠規(guī)范。
目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。
第二，案卷標題不規(guī)范。
第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。
第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。
(三)檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。
在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。
各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。
在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。
一些檔案部門為達標升級應(yīng)付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實用性不大利用價值更小。
有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。
二、提高檔案管理效率的對策
改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標，我們還有很長的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：
(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)
提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。
同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。
當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。
檔案人員應(yīng)努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。
(二)調(diào)動檔案管理人員工作積極性
檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。
因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿�、事中參與的新的檔案工作理念。
1.增強激勵機制。
檔案工作應(yīng)當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。
2.更新觀念，實現(xiàn)自我價值。
有時搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們以前純粹為了工作而工作，忽視了總結(jié)自己對社會的影響。
這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對工作有積極的認識。
使檔案人員積極進取，對自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。
(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步
企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。
信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。
當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。
在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。
檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。
企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去。
首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。
檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。
檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。
檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。
這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。
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