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醫(yī)院文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施論文
一、前言
醫(yī)院文書(shū)檔案涵蓋了醫(yī)院基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、委任書(shū)、統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，是醫(yī)院開(kāi)展黨務(wù)管理、行政管理、醫(yī)療護(hù)理管理等活動(dòng)的重要?dú)v史憑證。醫(yī)院檔案管理水平高低的主要衡量指標(biāo)之一為文書(shū)檔案管理,其管理水平的高低會(huì)對(duì)檔案資料的完整性與質(zhì)量造成直接的影響。只有加強(qiáng)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，才能夠確實(shí)提高醫(yī)院文書(shū)檔案的利用率。本文就醫(yī)院文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施進(jìn)行探討。
二、文書(shū)檔案是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的重要基礎(chǔ)
（一）文書(shū)檔案是醫(yī)院臨床科研的必要基礎(chǔ)條件。醫(yī)院文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、瑣碎性、經(jīng)常性的工作，涉及到文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀、利用、立卷、收集、歸檔、整理等一系列過(guò)程或行為。規(guī)范化的文書(shū)檔案管理對(duì)于推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、醫(yī)院管理體制改革都有著極為重要的作用和意義。尤其是近年來(lái)隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)工作都在邁向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，在這種情況下，加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理勢(shì)在必行。必須要對(duì)文書(shū)檔案建設(shè)的獨(dú)特性和必要性予以充分認(rèn)識(shí)，正視其存在的問(wèn)題，以便更好地規(guī)范化管理。
�。ǘ┪臅�(shū)檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。醫(yī)院檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代醫(yī)院管理中不可或缺的組成部分，屬于醫(yī)院軟件建設(shè)中的重要組成部分，醫(yī)院文書(shū)檔案涵蓋了醫(yī)院基建項(xiàng)目資料、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、委任書(shū)、統(tǒng)計(jì)資料、發(fā)展規(guī)劃等重要內(nèi)容，它既是醫(yī)院管理建設(shè)狀況的記錄，又是醫(yī)院發(fā)展歷程的縮影，是現(xiàn)代醫(yī)院管理走向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的重要標(biāo)志。
三、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案規(guī)范化管理的方法
（一）“三個(gè)保障”提升文書(shū)檔案基礎(chǔ)管理水平。為保證醫(yī)院文書(shū)檔案工作的規(guī)范化管理，醫(yī)院應(yīng)該把文書(shū)檔案管理工作擺上重要議事日程，從人、財(cái)、物三個(gè)方面給予保障。一是組織保障。把文書(shū)檔案管理列入當(dāng)前醫(yī)院的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，醫(yī)院應(yīng)該成立由單位一把手任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)的“文書(shū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，與各科室層層簽訂文書(shū)檔案管理責(zé)任書(shū)。二是人員保障。選配專(zhuān)業(yè)對(duì)口、思想品質(zhì)好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的員工擔(dān)任文書(shū)檔案管理工作人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。在文書(shū)檔案審核要求上牢牢把握“嚴(yán)”“細(xì)”“全”“準(zhǔn)”“精”“實(shí)”六字關(guān)口，對(duì)手續(xù)不全和不完整、不真實(shí)并有疑問(wèn)的材料，堅(jiān)決不準(zhǔn)歸入文書(shū)檔案。三是經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)保障。醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，對(duì)檔案室進(jìn)行裝修改造，安裝了鐵門(mén)、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調(diào)機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀、視頻監(jiān)控器、滅火器、溫濕度計(jì)以及除塵器等，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設(shè)施。
（二）“四化管理”加強(qiáng)文書(shū)檔案建設(shè)。一是規(guī)范化管理。根據(jù)《檔案法》《歸檔文件整理操作必讀》及醫(yī)院對(duì)文書(shū)資料管理的相關(guān)規(guī)定,抓好文書(shū)檔案管理制度建設(shè)。二是環(huán)節(jié)化管理。對(duì)文書(shū)檔案的收集、整理、保管、利用和更新環(huán)節(jié)分派專(zhuān)人管理,定崗、定責(zé),定期安排工作人員交叉審核,確保文書(shū)檔案收集的及時(shí)性、整理的明晰性、保管的嚴(yán)密性、利用的有效性和更新的現(xiàn)勢(shì)性。檔案管理人員務(wù)必確保歸檔文書(shū)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，這樣就能夠?yàn)槲臅?shū)檔案的查閱起到很好的向?qū)ё饔�。三是培�?xùn)化管理,加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn),有效提高文書(shū)檔案管理人員的管理技能、業(yè)務(wù)素質(zhì)和理論水平。檔案方面的培訓(xùn)內(nèi)容通常包括檔案工作交流、檔案立卷操作、部門(mén)立卷、檔卷展評(píng)、檔案信息化、歸檔文件整理等。四是實(shí)效化管理。對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案分類(lèi)、編號(hào)、存放,立卷清晰,確保隨時(shí)可以為業(yè)務(wù)辦理提供第一手準(zhǔn)確、詳實(shí)的文書(shū)檔案材料。
（三）優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高文書(shū)檔案工作效能。一是方便快捷。結(jié)合文書(shū)檔案的查閱特點(diǎn)，醫(yī)院要指派專(zhuān)業(yè)人員預(yù)先對(duì)所管理的文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)編排和存放，對(duì)查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。二是主動(dòng)服務(wù)。在接待查借閱文書(shū)檔案中，要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)、準(zhǔn)確、主動(dòng)地提供服務(wù)。三是文書(shū)檔案資料及時(shí)歸檔。要定期對(duì)文書(shū)資料歸檔，嚴(yán)防丟失。及時(shí)整理填充文書(shū)檔案，做到文書(shū)檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。四是文書(shū)檔案管理員在文書(shū)檔案收集工作中要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，耐心細(xì)致，不厭其煩地開(kāi)展文書(shū)檔案工作。五是嚴(yán)格防范。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定完善的文書(shū)檔案管理制度，如《文書(shū)檔案保密制度》《文書(shū)檔案整理制度》《文書(shū)檔案查詢(xún)借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實(shí)行定期或不定期的檢查，切實(shí)把各項(xiàng)防范措施落到實(shí)處，并認(rèn)真做好文書(shū)檔案查、取工作臺(tái)賬，堅(jiān)持工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對(duì)進(jìn)出的文書(shū)檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來(lái)龍去脈一落分明，確保文書(shū)檔案管理工作萬(wàn)無(wú)一失。
四、醫(yī)院文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新——信息技術(shù)的應(yīng)用
隨著近年來(lái)信息技術(shù)的快速發(fā)展，為文書(shū)檔案管理提供了可靠的保證，也為文書(shū)檔案的規(guī)范化管理提供了許多的便利條件。信息技術(shù)在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中應(yīng)用，能夠?qū)⑨t(yī)院文書(shū)檔案信息檢索方式發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)檢索、智能檢索，提高了醫(yī)院文書(shū)檔案管理的利用率。同時(shí)，還能夠更好地加工、分析、提取、分類(lèi)文書(shū)檔案信息資源，能夠提高文書(shū)檔案管理工作的效益。與此同時(shí)，數(shù)字檔案更易于修改、查詢(xún)、保存，更易于快速傳遞，大幅度降低了醫(yī)院文書(shū)檔案管理的成本，節(jié)約檔案管理人員的重復(fù)勞動(dòng)。
�。ㄒ唬┽t(yī)院文書(shū)檔案管理信息化的基本內(nèi)容。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用是醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化的核心內(nèi)容，信息化的表現(xiàn)主要是對(duì)文書(shū)檔案信息資源利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理，所以，醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化的基本內(nèi)容具體如下：1.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。信息化技術(shù)的到來(lái)，醫(yī)院文書(shū)檔案管理的理念、方式、規(guī)模都隨之而出現(xiàn)了新的變化，由過(guò)去缺乏整體性、獨(dú)立性的文書(shū)檔案模式發(fā)展成為文書(shū)檔案信息管理模式，通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)及時(shí)存檔、更新文本資料信息。在信息化時(shí)代，文書(shū)檔案服務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，可以利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)向醫(yī)院文書(shū)檔案管理部門(mén)提出文書(shū)檔案利用申請(qǐng)，大大提高了文書(shū)檔案的利用率。2.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案信息的數(shù)字化。醫(yī)院文書(shū)檔案管理信息化的基礎(chǔ)就是文書(shū)檔案信息數(shù)字化，醫(yī)院務(wù)必要利用信息化技術(shù)來(lái)規(guī)范化、科學(xué)化、程序化管理醫(yī)院文書(shū)檔案文件的數(shù)字化進(jìn)程，通過(guò)照片、掃描等途徑將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，這樣一來(lái)，能夠有效、快速地調(diào)用處理大量的文書(shū)檔案資料，還可以全面保存、查核、錄入文書(shū)檔案數(shù)據(jù)，有利于文書(shū)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)及利用。3.實(shí)現(xiàn)信息檢索的自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)檢索能夠?qū)崿F(xiàn)多角度檢索，具有效率高、速度快、響應(yīng)快等的特點(diǎn)，這都是醫(yī)院傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理所不具備的，特別在文書(shū)檔案數(shù)量較大時(shí)體現(xiàn)得更加明顯。
（二）醫(yī)院文書(shū)檔案的信息化建設(shè)措施。1.加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)。文書(shū)檔案工作是醫(yī)院最基礎(chǔ)的工作，務(wù)必要加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)。通過(guò)開(kāi)展集中學(xué)習(xí)與自學(xué)、定期與不定期相結(jié)合的方式，促進(jìn)了檔案管理員對(duì)文書(shū)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。而集中學(xué)習(xí)培訓(xùn)的方式通常有2種方式，第一種方式是選派醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)骨干去參加外省市縣的各類(lèi)培訓(xùn)；另外一種方式是定期對(duì)醫(yī)院各專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)。值得注意的是，培訓(xùn)時(shí)務(wù)必要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際工作，務(wù)必要細(xì)致解讀《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》及《歸檔電子文件移交與接收暫行辦法》等一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及政策文件。2.遵循安全性原則，加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化建設(shè)。在信息化時(shí)代，信息傳播時(shí)更要注意其安全性。文書(shū)檔案信息的安全主要是指文書(shū)檔案信息利用安全及文書(shū)檔案信息存儲(chǔ)安全。第一，要對(duì)文書(shū)檔案信息的安全保密工作予以高度重視，務(wù)必要基于國(guó)家的相應(yīng)法律法規(guī)來(lái)要求醫(yī)院檔案管理人員樹(shù)立安全保密意識(shí)。第二，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)手段及措施來(lái)建立起醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)、備份機(jī)制。第三，為了確保文書(shū)檔案信息的安全，盡量不要讓醫(yī)院的文書(shū)檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接。同時(shí)，要制定一系列的管理制度及管理辦法（涵蓋網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、設(shè)備管理、信息維護(hù)、信息錄入等）來(lái)確保文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的可控性、可靠性和安全性，用嚴(yán)密、規(guī)范、科學(xué)的制度來(lái)確保文書(shū)檔案系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。此外，還應(yīng)該加大文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)及管理，以便更好地提升系統(tǒng)的使用價(jià)值。在文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的日常管理維護(hù)中，務(wù)必要基于實(shí)用、有效、快捷、方便的原則來(lái)發(fā)揮系統(tǒng)功能，及時(shí)進(jìn)行文書(shū)信息數(shù)據(jù)更新，從而確保提高文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
五、結(jié)語(yǔ)
總之，醫(yī)院務(wù)必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，適應(yīng)新變化，再造新流程。這不僅是手段的更新，也是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，更是提高文書(shū)檔案管理水平的必經(jīng)之路，對(duì)于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供強(qiáng)有力的支撐和幫助。
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