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文書檔案規(guī)范化管理與研究論文
【摘要】本文主要以事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀作為出發(fā)點(diǎn)，從以人為本、積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)兩方面探討了加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的具體對策，以期為提高企事業(yè)單位文書檔案管理效率提供一些參考和意見。
【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化
一、引言
文書檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書檔案管理中，分類和歸檔是核心部分。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使文書檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
二、企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀
當(dāng)前，我國企事業(yè)文書檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作并不重視，也沒有結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際情況健全和完善文書檔案管理制度，導(dǎo)致企事業(yè)單位文書檔案工作無法滿足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因，無論是人員配置還是設(shè)備配置，都無法滿足企事業(yè)單位實(shí)際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書檔案部門人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導(dǎo)裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門的關(guān)系人員，兼職人員專業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書檔案管理部門應(yīng)有的作用和效益。
三、加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的具體對策
�。ㄒ唬┮匀藶楸尽ｋS著國家的進(jìn)步和社會(huì)的不斷發(fā)展，以人為本思想逐步被推廣和應(yīng)用至各行各業(yè)。將以人為本思想引入企事業(yè)單位文書檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強(qiáng)對工作人員的關(guān)注，從而使工作人員充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作在單位內(nèi)部管理體系的重要性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極加強(qiáng)與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內(nèi)部，了解工作人員的實(shí)際需求和心理情緒，并引導(dǎo)各部門之間加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的順利實(shí)施，并促使文書檔案工作引起各部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，實(shí)現(xiàn)提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極創(chuàng)設(shè)有利條件，增加工作人員學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，進(jìn)而提高工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進(jìn)而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。對于培訓(xùn)活動(dòng)的安排與展開，應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而在提升工作人員綜合能力的同時(shí)提高他們的責(zé)任意識(shí)，為企事業(yè)單位建立一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（二）引入現(xiàn)代化技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)改變落后單一的文書檔案管理方式，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促使文書檔案管理方式逐步向現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入企事業(yè)單位文書檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書檔案管理工作的真實(shí)性和完整性，對于構(gòu)建新型管理模式具有積極的促進(jìn)作用。1.健全和完善各項(xiàng)管理制度，促使管理制度的規(guī)范性和科學(xué)性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開，并確保管理工作規(guī)范化，進(jìn)而滿足單位發(fā)展所需。單位應(yīng)配置專門的檔案室負(fù)責(zé)管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負(fù)責(zé)人的同意才能執(zhí)行。2.提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在構(gòu)建現(xiàn)代化和數(shù)字化管理模式的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極引入計(jì)算機(jī)，將計(jì)算機(jī)作為培養(yǎng)管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計(jì)算機(jī)建立資料檔案，將文書檔案資料及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門需要文書檔案資料時(shí)，可以直接用電腦將資料發(fā)送至部門主要負(fù)責(zé)人處。由此可見，利用計(jì)算機(jī)管理企事業(yè)單位文書檔案工作，既可以提高文獻(xiàn)檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書檔案資料的完整性和真實(shí)性。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作取得了不錯(cuò)的成效。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導(dǎo)致單位文書檔案管理工作不夠規(guī)范化。針對以上問題，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并結(jié)合單位實(shí)際情況健全和完善管理制度，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)提高文書檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障。
【參考文獻(xiàn)】
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