會議記錄應(yīng)注意哪些問題

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　　會議記錄有哪些常見問題?

　　記錄的質(zhì)量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問題。另外，還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問題。

　　我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過乙方發(fā)過來的會議記錄內(nèi)容與我們在會議上做的決定完全相反。這當(dāng)然是往對乙方有利的方向反，不是對我方有利的方向反。那兩份會議記錄，格式專業(yè)，行文妥帖，標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)英語調(diào)調(diào)，看起來很舒服。要是我沒有逐字逐句認(rèn)真看的話，其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。

　　還 有些問題不是出在會議記錄本身，而是對會議記錄的管理方式不當(dāng)。有的公司或者團隊會議記錄一大堆，但沒人負(fù)責(zé)監(jiān)督跟進(jìn)。只打雷不下雨，很多事情不了了之。 還有的公司缺少一個完善的會議記錄保存系統(tǒng)，當(dāng)出了什么事需要找出某個會議記錄以資查證時，怎么也翻不出來，一幫項目人員只能干瞪眼干著急。

　　當(dāng)你了解到會議記錄的重要性之后，就不會再把它看作無足輕重的小事。

　　會議之前，該做哪些準(zhǔn)備?

　　真正會做會議記錄的人，懂得從開會前就進(jìn)入角色。他會盡可能地了解會議信息，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等。做足準(zhǔn)備功夫，才能充分地理解會議內(nèi)容、準(zhǔn)確地抓住會議重點。然后，他在紙上預(yù)先寫下記錄框架，以便做記錄時有的放矢，不會顧此失彼一片忙亂。

　　下面的框架內(nèi)容供各位參考：

　　開會的日期、時間和形式

　　有什么人參與，誰是主持?

　　開這個會是要探討什么問題?

　　問題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的?

　　提出什么解決方法或觀點?

　　達(dá)成什么共識?

　　還存在什么問題?

　　后續(xù)工作如何開展?

　　誰負(fù)責(zé)什么事，需在何時完成?

　　下次的開會時間?

　　會議之中，該如何記錄?

　　當(dāng)參會者陸續(xù)進(jìn)入會議室，或者撥通電話上線時，記錄者應(yīng)該把之前準(zhǔn)備好的名單拿出來逐一核對。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認(rèn)識的人，就要請會議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰是誰，對接下來的記錄工作很有幫助。

　　不要試圖逐字逐句記下人們在會上說過的話，根本沒這個必要。會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和作出的決定，不是如實反映什么人說了什么話的口供筆錄。

　　及時在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關(guān)內(nèi)容，不要等到會議結(jié)束后再去回憶。這個框架的作用就在于提醒你記錄的重點，避免遺漏關(guān)鍵信息。

　　會議結(jié)束后，該如何整理筆記?

　　會議結(jié)束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒弄清楚的地方要趕緊找相關(guān)人等問個究竟。然后，根據(jù)所在公司的標(biāo)準(zhǔn)模板或者行文習(xí)慣，把筆記整理成一篇語句簡潔、條理清晰的記錄文稿。

　　記錄整理完畢，先不要急著群發(fā)出去，要先交給會議主持人過目。確定沒有遺漏或錯誤之后，再把記錄發(fā)給與會者和其他相關(guān)人士。

　　然后，把會議記錄中需要跟進(jìn)處理的事項記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務(wù)管理器，注明或設(shè)置預(yù)訂完成時間，定期檢查工作進(jìn)度。

　　最后，把會議記錄存入檔案，并建立或者修改相關(guān)索引，以便日后查找調(diào)用。

　　當(dāng)你完成上面的步驟之后，人們花在這個會議上的時間和精力才不會白白浪費。

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