高校學生檔案的精細化管理的論文

　　摘要：高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是高等學校文件材料的歸檔范圍，其內(nèi)容是高校學生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料。學生檔案精細化管理需求有著深刻的動因，我們可以從收、清、存、填、裝、寄、查、退等八個環(huán)節(jié)對其實施精細化管理。

　　關(guān)鍵詞：高校學生檔案精細化管理

　　在現(xiàn)階段，高校學生檔案分為兩種類型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字）檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時日，因而以重、實、雜、多著稱的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地體現(xiàn)“以學生為本”，服務(wù)廣大學生，其工作的精細化需求已是題中之義。

　　一、學生檔案的內(nèi)容

　　一般來講，高校學生檔案是指高校學生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，其基本內(nèi)容包括：

　�。ㄒ唬└呖紮n案。

　�。ǘ�）新生入學體檢表。

　�。ㄈ�）學生情況登記表。

　�。ㄋ模�學生實習鑒定表、學年鑒定表；

　�。ㄎ澹�學生學籍變更材料。

　�。�六）學生在校期間的各種獎懲材料。

　�。ㄆ撸�學生在校期間黨團籍材料

　�。ò耍┊厴I(yè)生檔案材料。

　　學生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過對學生檔案的審查，能使其全面地了解這個學生，為其作出針對這個學生的相關(guān)決策提供強有力的佐證和輔助。

　　二、高校學生檔案的精細化管理流程

　　學生檔案管理的精細化，筆者認為可以從以下幾個方面來著手：

　�。ㄒ唬┦�

　　要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個聯(lián)動機制，在接收到相關(guān)的檔案郵件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學生檔案管理部門，由這一部門操控相應(yīng)的造冊登記、歸檔保存程序；學生自帶到校的本人檔案，由輔導員負責接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學生干部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。

　�。ǘ�）清

　　它與“收”幾乎是同步的�！扒濉本褪乔宀槌鰶]有入學前檔案的學生名單，告知學生，以便學生本人與高中畢業(yè)學校聯(lián)系，追查其檔案的去處，確保其檔案順利歸檔。二級院（系）在上交其接受的學生檔案時，最好以班級為單位進行捆扎，為將來的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。另外，應(yīng)附上此班級的學生名單并標注出無檔學生，以便上交后學生檔案管理部門能順利完成相關(guān)統(tǒng)計工作，在后續(xù)的工作中對相關(guān)記錄進行核銷和公布。當然學生檔案管理部門清理完畢收集的學生檔案后應(yīng)向相關(guān)院（系）及時通報提供統(tǒng)計名單，方便二級院（系）及時與缺檔學生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。

　�。ㄈ�）存

　　1。入學新生檔案的存放。一般來說應(yīng)該按院系、分專業(yè)進行集中存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學生檔案及時歸類。

　　2。休學和轉(zhuǎn)專業(yè)學生檔案的存放。

　　一般情況下，轉(zhuǎn)專業(yè)同學的檔案應(yīng)該及時歸到他新的班級中，并作好相關(guān)記載，防患于未然；休學的同學應(yīng)該從原有的班級中抽取出來，按照休學的年限分別標識、存放，為學生復學后其檔案得及時歸類做好準備。

　　3。托管檔案的存放。2002年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時尚未落實單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過了托管期限也沒有人來認領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類檔案可能會隨時被查閱和寄走，因此，一定要與其他類型的學生檔案區(qū)別開來進行存放。

　　4。死檔的存放。只所以說是死檔，是指存放在學校無人認領(lǐng)的學生檔案。這部分學生或遭遇特殊變故而終止學習，或錄取未報到但不知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機密文件，檔案管理的工作職責使然，依然應(yīng)該專柜妥善、分類保管，而不能隨意銷毀。

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　　一般來說，檔案材料的填寫應(yīng)該是很嚴肅的、規(guī)范的、詳實的。這也跟學生檔案管理部門提出了要求，也就是在填寫檔案時，要根據(jù)國家相關(guān)部門政策、規(guī)定及時出臺相關(guān)的填寫規(guī)范。一般用黑色的簽字筆正楷字體填寫，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等來寫；院系、專業(yè)、班級的簡稱一定要參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫；加蓋印章的區(qū)域范圍、時間標志的印制規(guī)范等，要落實到具體細節(jié)部位等等�？傊�就是要保證學生檔案填寫信息的客觀性。

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　　一般說來，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級院（系）。這些材料主要包括填寫好的相關(guān)登記表、獎懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān)部門返回的體檢表、心理健康檔案、誠信記錄、黨團材料、派遣證副本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當?shù)卣f畢業(yè)生檔案的主體工作是在相應(yīng)輔導員的主持下完成的。在這個環(huán)節(jié)，學生檔案管理部門應(yīng)該及時去二級院系進行隨機抽查樣本、現(xiàn)場指導，以便隨時更正不規(guī)范之處。確保學生檔案封裝的初步完成，上交后以便學生檔案管理部門順利進入學生檔案二次封裝工序。

　　在二次封裝開始前，學生檔案管理部門先要對畢業(yè)生檔案加蓋騎縫章，準備好機要信封等相關(guān)材料，設(shè)計和打印好學生檔案轉(zhuǎn)移的存根、通知、回執(zhí)，并編號、蓋章。依照相關(guān)部門提供的學生人事檔案轉(zhuǎn)遞地址制作地址標簽，然后將對應(yīng)的學生檔案和學生檔案轉(zhuǎn)移的通知、回執(zhí)裝入機要信封，貼上對應(yīng)的地址標簽，最后封口、歸類、捆扎。

　�。�六）寄

　　在與郵局機要機構(gòu)交接學生檔案的時候，要根據(jù)學生檔案郵寄清單逐一核查，及時解決問題，并協(xié)商好檔案清單的送返時間及相關(guān)學生檔案的退回事宜。因為部分畢業(yè)生檔案在機要轉(zhuǎn)遞的過程中由于郵寄地址不準確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門退回。凡此種種，需要跟郵局的機要機構(gòu)達成一個協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生檔案能順利回收、整理及二次機要郵遞。

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　　有條件的高�？梢栽O(shè)計一個畢業(yè)生信息平臺，將檔案信息及時錄入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學生網(wǎng)絡(luò)查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學生檔案也要進入查詢系統(tǒng)，及時更新相關(guān)信息，特別是超過托管期限后寄回生源地的學生檔案，更要作好充分的、詳細的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳弧?/p>

　　（八）退

　　在這方面主要是針對中途退學或其他原因被開除學籍的學生檔案，一般來說這類檔案的處置應(yīng)該在學生辦理退學手續(xù)時同時辦理。由學生提供相關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致，由郵局機要機構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時收取回執(zhí)、備案，以便處理后續(xù)的查詢事宜。

　　“一切為了學生、為了一切學生、為了學生一切�！币�真正做到這一點，說難也難，說不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學生檔案管理是學生工作的重要組成部分，他既是一個為學生服務(wù)的可操作平臺也是一個服務(wù)窗口；他既是學校管理水平的體現(xiàn)，也是學校教育質(zhì)量高低的形象標志；他既需要在細枝末節(jié)上的修修補補，也需要在宏觀的戰(zhàn)略層面上去靈活把握工作的度。作為高校工作人員，恪盡職守，服務(wù)好學生，就是服務(wù)教師本人，也就是在服務(wù)人民大眾，也是在回報社會。

　　參考文獻

　　【1】本書編委會�！�<高等學校檔案管理辦法>實施手冊》[m]。北京：2008

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