學(xué)生檔案管理論文

時(shí)間：2022-10-09 02:46:58 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

學(xué)生檔案管理論文

　　學(xué)生檔案管理論文【1】

學(xué)生檔案管理論文

　　[摘要]本文先論述學(xué)生檔案的重要性、特點(diǎn)及作用，進(jìn)而指出目前學(xué)生檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，再而指出為加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;管理;生源

　　學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)及相關(guān)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人人事文件材料。它包括了學(xué)生簡(jiǎn)歷、成績(jī)單、教師鑒定評(píng)語(yǔ)、獎(jiǎng)懲材料、健康材料及團(tuán)、黨組織材料等。因此學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間思想道德文化素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力、學(xué)生工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的綜合反映。對(duì)于每一位學(xué)生來(lái)說(shuō)，學(xué)生檔案有著極其重要的意義。

　　一、學(xué)生檔案的重要性

　　學(xué)生檔案是學(xué)校檔案群中的一個(gè)分支，是學(xué)生成長(zhǎng)過(guò)程人事檔案的重要組成部分。它真實(shí)的記載了一個(gè)學(xué)生從初入校園到畢業(yè)期間的德智體美勞相關(guān)方面的情況，客觀、真實(shí)的反映了每一位學(xué)生思想道德文化素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力、學(xué)生工作能力和身體狀況等。

　　學(xué)生檔案既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入團(tuán)入黨、就業(yè)方面都提供了較為科學(xué)和準(zhǔn)確的依據(jù)，避免憑印象、靠反映、賴關(guān)系等弊端。學(xué)生檔案的建立，對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性、培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、鼓勵(lì)學(xué)生奮發(fā)進(jìn)取，以豐碩的成果為自己書寫歷史起到了積極促進(jìn)作用。

　　二、學(xué)生檔案的特點(diǎn)

　　1、豐富性

　　學(xué)生檔案的內(nèi)容相當(dāng)豐富，它包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況，如：登記表、升學(xué)、休學(xué)、入團(tuán)入黨、獎(jiǎng)懲情況等材料。

　　2、過(guò)渡性

　　學(xué)生檔案反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過(guò)程，以及伴隨該過(guò)程所產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等方面，如有學(xué)生從休學(xué)到復(fù)學(xué);有學(xué)生受獎(jiǎng)懲等，這些情況變化都要及時(shí)做好記錄，因?yàn)檫@是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)，因此其具有過(guò)渡性。

　　3、周期性

　　學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)而去，在學(xué)校保管、管理的時(shí)間僅3年。學(xué)生檔案與學(xué)生學(xué)制時(shí)間成正比，因此其具有周期性。

　　4、秘密性

　　每份檔案均記載學(xué)生很多個(gè)人情況，如家庭父母情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、道德品行、獎(jiǎng)懲等情況，而這些都屬于個(gè)人隱私，在一定范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案定要按相關(guān)規(guī)定妥善管理，避免出現(xiàn)泄密的麻煩。

　　三、學(xué)生檔案管理工作存在的問(wèn)題

　　1、新生檔案收集不齊全

　　近幾年，由于網(wǎng)上招生和新生自帶檔案等原因?qū)е滦律鷻n案收集困難，出現(xiàn)嚴(yán)重缺檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)學(xué)生在畢業(yè)離校時(shí)，檔案還未有眉目的奇怪現(xiàn)象。目前讓學(xué)生自己帶檔案的學(xué)校比較多，由于未成年人檔案意識(shí)比較薄弱，許多學(xué)生進(jìn)校后仍自行保存檔案不予上交，再加上收檔渠道不暢，給學(xué)生檔案的收集工作帶來(lái)極大困難。

　　2、招生品種多樣、生源廣泛導(dǎo)致分類管理出現(xiàn)混亂

　　由于教育從精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步擴(kuò)大招生規(guī)模與招生途徑，招生品種從傳統(tǒng)專業(yè)擴(kuò)展到了如藝術(shù)生等多個(gè)品種和門類。由于各種生源招生、入學(xué)時(shí)間不同，所以一旦出現(xiàn)有新生延誤上交個(gè)人檔案的情形，就無(wú)法再規(guī)定時(shí)間內(nèi)收齊，會(huì)在分類管理上出現(xiàn)一定的混亂現(xiàn)象。

　　3、歸檔材料缺失

　　有些學(xué)校送交材料不及時(shí)，造成材料歸檔延誤和不完整;除此之外，個(gè)別學(xué)生對(duì)自己檔案不予珍惜，填寫時(shí)不仔細(xì)、字跡潦草、不按要求填寫等錯(cuò)誤做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。

　　4、畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱，學(xué)校管理難度加大

　　當(dāng)今社會(huì)，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生諸多變化，外資、合資、私營(yíng)企業(yè)比比皆是，許多學(xué)生畢業(yè)后直接就職于這些企業(yè)。而從企業(yè)管理角度來(lái)探討，一是不具有保管檔案的人事權(quán)，二是對(duì)企業(yè)而言只管招聘用人，并不需要個(gè)人檔案。因此出現(xiàn)眾多學(xué)生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、檔案無(wú)人問(wèn)津的局面。久而久之，“死檔”檔案有增無(wú)減。畢業(yè)生棄檔行為恰恰給學(xué)校帶來(lái)了重大負(fù)擔(dān)，一方面需要投入人力去保管“死檔”，另一方面還應(yīng)當(dāng)投入硬件如設(shè)備、倉(cāng)庫(kù)等去存放這些檔案。

　　四、加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

　　隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各界對(duì)人才要求越來(lái)越高，加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案信息資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。是各學(xué)校學(xué)生管理工作中的一項(xiàng)重任。

　　1、要及時(shí)移交歸檔材料

　　學(xué)校各處、科室對(duì)學(xué)生入團(tuán)、黨、評(píng)選“三好”等表?yè)P(yáng)或處分;學(xué)生升學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等有關(guān)材料，須在結(jié)束本項(xiàng)工作兩周內(nèi)及時(shí)、完整移交給校學(xué)生檔案室，檔案管理員須在接待材料后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)分類整理，準(zhǔn)確裝入學(xué)生個(gè)人檔案袋。

　　2、加強(qiáng)檔案填寫者的檔案意識(shí)

　　首先，學(xué)生檔案內(nèi)容多數(shù)是由學(xué)生本人填寫。因此，學(xué)生檔案的填寫者主要是學(xué)生本人。其次，學(xué)校各科室領(lǐng)導(dǎo)、具體任課老師、班主任、教務(wù)人員也會(huì)填寫學(xué)生檔案，他們也是學(xué)生檔案的填寫者。以上眾多主體對(duì)學(xué)生檔案的認(rèn)識(shí)及重視程度，就形成了檔案意識(shí)的深度。檔案填寫者檔案意識(shí)的深淺，決定檔案內(nèi)在及外在質(zhì)量。因此，對(duì)學(xué)生要加強(qiáng)檔案教育，對(duì)其他檔案填寫者要提請(qǐng)他們注意，使他們對(duì)學(xué)生檔案工作有較深的認(rèn)識(shí)和理解，提高他們的檔案意識(shí)。

　　3、引導(dǎo)畢業(yè)生選擇適當(dāng)、穩(wěn)妥的方式保管檔案

　　針對(duì)畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱等情況，學(xué)校除了要加強(qiáng)畢業(yè)生檔案重要性的宣傳力度，還須引導(dǎo)畢業(yè)生選擇適當(dāng)、穩(wěn)妥的方式保管自己的人事檔案。

　　或是引導(dǎo)學(xué)生選擇人才交流市場(chǎng)的檔案管理方式。人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)可以為畢業(yè)生辦理檔案掛靠等手續(xù)、負(fù)責(zé)管理委托方(畢業(yè)生或無(wú)人事檔案保管權(quán)用人單位)的個(gè)人人事、員工行政關(guān)系和檔案材料。

　　或是引導(dǎo)學(xué)生選擇學(xué)校代理保管方式。少數(shù)畢業(yè)生因多種原因畢業(yè)時(shí)沒(méi)有立即找到合適的就業(yè)單位。依據(jù)國(guó)家相關(guān)政策，畢業(yè)院�？蔀槠洚厴I(yè)生免費(fèi)保管二年后，檔案仍在學(xué)校的，作為失業(yè)人員，學(xué)校自動(dòng)將其檔案轉(zhuǎn)往畢業(yè)時(shí)戶口所在地的區(qū)職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)予以保管。

　　4、簡(jiǎn)化手續(xù)，系統(tǒng)排列

　　學(xué)生檔案是分年級(jí)、分專業(yè)、分班的，而且每個(gè)學(xué)生都有自己的學(xué)號(hào)，因此學(xué)生檔案平時(shí)應(yīng)當(dāng)依照學(xué)號(hào)進(jìn)行排放。這樣既節(jié)省工作人員時(shí)間、又便于及時(shí)歸檔。

　　5、充分利用先進(jìn)技術(shù)、加速學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)度

　　加快學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)度要分成兩步走。首先，建立學(xué)生電子檔案。在電子信息化環(huán)境中，文件形式、內(nèi)容特征均發(fā)生變化，檔案電子化能通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、高效、多方位的整序。其次實(shí)現(xiàn)校內(nèi)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，使各部門學(xué)生檔案信息資源共享。服務(wù)器各不同用戶可以依據(jù)其自身需要，利用辦公自動(dòng)化對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合及分類。

　　6、制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理

　　由于學(xué)生檔案產(chǎn)生過(guò)程具有過(guò)渡性及周期性等特點(diǎn)，而要保持學(xué)生檔案的完整性就必須建立完善的學(xué)生檔案管理機(jī)制，實(shí)行規(guī)范化管理。同意規(guī)范，做到有章可循，以保證學(xué)生檔案真實(shí)、全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。而且緊跟時(shí)代的步伐，在管理工作中不斷探索，不斷創(chuàng)新，努力適應(yīng)新時(shí)代、新形勢(shì)對(duì)學(xué)生檔案管理的需求。

　　五、結(jié)語(yǔ)

　　總而言之，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，對(duì)選拔優(yōu)秀人才、充分發(fā)揮畢業(yè)生走向社會(huì)后的積極性，都起著至關(guān)重要的作用。

　　學(xué)生心理檔案管理【2】

　　摘要：作者從學(xué)生心理檔案發(fā)展的角度來(lái)闡述近年來(lái)我國(guó)學(xué)校心理檔案的建立情況，目前國(guó)內(nèi)這一方面研究較少，具體管理不成系統(tǒng)，本文研究方向著重于學(xué)生心理檔案建立的管理工作，目的在于讓學(xué)校心理健康教育更加完善。

　　關(guān)鍵詞：學(xué)生;心理檔案;管理;研究

　　發(fā)展心理學(xué)家Erikson提出畢生人格發(fā)展八階段理論，而是否能較好地處理充斥每個(gè)階段的獨(dú)特矛盾對(duì)人格的發(fā)展有重要的影響;最近有研究表明，我國(guó)近三分之一的學(xué)生存在不同程度的心理障礙，其心理問(wèn)題發(fā)生率已達(dá)45%左右，要解決青少年心理普遍處于亞健康狀態(tài)的問(wèn)題，心理健康教育迫在眉睫，而做好這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)前提就是建立學(xué)生心理檔案。

　　一、國(guó)內(nèi)外研究發(fā)展趨勢(shì)

　　(一)國(guó)外研究發(fā)展趨勢(shì)

　　對(duì)國(guó)外學(xué)生心理檔案進(jìn)行檢索，獲得的資料不多，原因在于國(guó)外心理健康教育更為社會(huì)化，其心理檔案的建立和管理從孩子上學(xué)時(shí)就開(kāi)始。在美國(guó)紐約地區(qū)，幾乎每所學(xué)校都有一個(gè)由學(xué)校心理學(xué)家、學(xué)校社會(huì)工作者、教育評(píng)估專家、學(xué)生輔導(dǎo)員和語(yǔ)言矯正師組成的“以學(xué)校為基地的輔助組”，為普通學(xué)生和特殊教育學(xué)生進(jìn)行日常心理輔導(dǎo)、心理診斷、心理咨詢、評(píng)估和干預(yù)。

　　(二)國(guó)內(nèi)研究發(fā)展趨勢(shì)

　　近幾年，心理健康教育工作在我國(guó)已開(kāi)展，各中小學(xué)，高校均開(kāi)始建立心理健康檔案，但依然有許多具體步驟和方法需各校在實(shí)際操作過(guò)程中進(jìn)行補(bǔ)充與完善。通過(guò)心理建檔的實(shí)行，各校對(duì)本校學(xué)生工作采取相應(yīng)舉措實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的高效運(yùn)行有了的依據(jù)，同時(shí)也為學(xué)生健康成長(zhǎng)提供了較好的人文環(huán)境。

　　二、學(xué)生心理檔案的項(xiàng)目

　　項(xiàng)目主要包括：1.一般信息，姓名、性別、出生年月、身體健康狀況、既往病史等。 2.學(xué)生的家庭情況，家庭成員結(jié)構(gòu)、父母職業(yè)、受教育程度、經(jīng)濟(jì)水平，對(duì)父母教育方式和家庭氣氛概要評(píng)價(jià)。3.心理咨詢記錄，咨詢時(shí)間、主述內(nèi)容、觀察印象、交談情況、心理問(wèn)題的性質(zhì)、疏導(dǎo)措施及效果評(píng)價(jià)、反饋信息等。4.綜合印象，有無(wú)興趣特長(zhǎng)、生活變故、負(fù)面情緒表現(xiàn)、心理創(chuàng)傷史、失眠情況、輕生意念、自我對(duì)身心狀況的評(píng)價(jià)、以往接受咨詢或治療史、需要咨詢的問(wèn)題等。 5.心理健康發(fā)展，除收集心理量表的測(cè)驗(yàn)鑒別結(jié)果外，還收集教師、家長(zhǎng)的意見(jiàn)與建議。6.其他，如日記、書信等。

　　三、實(shí)踐中的具體檔案管理

　　(一)建檔與保存

　　1.專人、專門機(jī)構(gòu)管理

　　由于檔案信息具有特殊性，所以對(duì)保管人員有具體要求，不僅要懂檔案管理知識(shí)，還要懂學(xué)生管理和心理健康知識(shí)，并且檔案資料應(yīng)由學(xué)校心理教育機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建檔與保存，要與普通檔案分開(kāi)保存，且應(yīng)制定管理?xiàng)l例，對(duì)心理信息管理機(jī)構(gòu)的分工、收集、整理、借閱、保管等都要有明文的規(guī)定，并落實(shí)責(zé)任措施。

　　2.紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合方式

　　(1)紙質(zhì)檔案一般指在建立心理健康檔案時(shí)填寫的相關(guān)個(gè)人資料以及心理健康情況調(diào)查的問(wèn)卷等;電子檔案是指利用各種心理測(cè)試軟件進(jìn)行測(cè)試時(shí)形成的記錄。

　　(2)采用學(xué)號(hào)為學(xué)生心理檔案的編號(hào)。

　　(3)按學(xué)生入學(xué)年度進(jìn)行分類管理。

　　(4)統(tǒng)一紙質(zhì)與電子檔案之后，應(yīng)作相應(yīng)電子檢索系統(tǒng)。

　　(5)查閱資料悉，我國(guó)學(xué)生心理檔案管理都是小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)分開(kāi)，且每所學(xué)校的管理模式不一，這樣并不能完整記錄青少年時(shí)期心理發(fā)展的狀況，因?yàn)槿耸钱吷B續(xù)發(fā)展的，心理檔案能較好記錄學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展資料，如將學(xué)生心理檔案從小學(xué)開(kāi)始與學(xué)生學(xué)籍檔案一起伴隨學(xué)生至畢業(yè)，這樣連續(xù)性的完善、保存學(xué)生的心理檔案資料，信息及數(shù)據(jù)會(huì)具有較高的真實(shí)性和研究?jī)r(jià)值。

　　3.保存

　　(1)紙質(zhì)檔案的保存需注意環(huán)境，如通風(fēng)、防塵、防火、防蟲、防盜等。

　　(2)電子檔案形成的資料需要備份。

　　(3)檔案保存期限問(wèn)題：①學(xué)生某些團(tuán)體測(cè)驗(yàn)或不涉及保密的測(cè)驗(yàn)資料對(duì)原學(xué)校如有研究?jī)r(jià)值，原學(xué)校應(yīng)在征得學(xué)生同意之后復(fù)印，然后將資料原件隨學(xué)生學(xué)籍檔案一起升至新的學(xué)校;②對(duì)高校畢業(yè)的學(xué)生，有人建議將檔案銷毀，也有人建議將其隨學(xué)生的學(xué)籍檔案一起投寄到用人單位，兩種方法都欠妥，心理檔案是人一生中最重要發(fā)展階段的寶貴資料，銷毀可惜，隨便投寄到用人單位過(guò)于不保密，建議將其保存在類似心理健康教育的機(jī)構(gòu)，這樣專門保存，專業(yè)管理，有助于規(guī)范與使用。

　　(二)使用

　　建立學(xué)生心理檔案的目的在促進(jìn)學(xué)生心理發(fā)展和人格健全，維護(hù)學(xué)生心理健康，提高學(xué)生心理素質(zhì)，提高學(xué)校教育教學(xué)效果。為此必須正確使用學(xué)生心理檔案。

　　1.使用原則

　　(1)保密性原則，專人進(jìn)行管理，不得隨意翻閱、外借、泄漏學(xué)生的心理檔案的內(nèi)容。(2)教育性原則，對(duì)數(shù)據(jù)的解釋要客觀、科學(xué)。對(duì)學(xué)生的問(wèn)題不可大加渲染，積極有針對(duì)性地做好個(gè)別輔導(dǎo)工作。(3)動(dòng)態(tài)性原則，心理檔案反映了學(xué)生心理成長(zhǎng)軌跡，因此，要加強(qiáng)跟蹤，不斷地添加新資料，使資料更有針對(duì)性和時(shí)效性;此外，從橫向來(lái)看，可以通過(guò)學(xué)生心理檔案提供的資料來(lái)研究某種心理品質(zhì)的發(fā)展水平、影響因素及各種心理品質(zhì)之間相互作用的機(jī)制等。

　　2.使用方法

　　學(xué)校期間，應(yīng)征得學(xué)生本人同意，然后采取實(shí)名登記方式，如若檔案存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)成熟，是否可以考慮設(shè)置使用權(quán)限來(lái)讓不同層次的心理健康教育工作者依據(jù)自己被分配的訪問(wèn)權(quán)限調(diào)閱學(xué)生心理健康狀況的有關(guān)資料(不涉及隱私的團(tuán)體測(cè)驗(yàn)等)，既促進(jìn)了心理健康教育的科學(xué)性，又節(jié)省了時(shí)間和人力，提高工作的效率，而且通過(guò)訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)定可以起到保密作用。

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