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淺析高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新論文
高校的核心任務(wù)是培養(yǎng)人才，而大學(xué)生檔案管理是實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)的重要途徑，它直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)，已經(jīng)成為畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)，面臨著向人事檔案的轉(zhuǎn)型，為人事檔案的形成和管理奠定的基礎(chǔ)。 隨著高校擴(kuò)招的不斷深化，學(xué)生檔案管理員面臨著龐大的工作量，為學(xué)生檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)， 為了使學(xué)生檔案管理工作適應(yīng)新形勢的發(fā)展需求，要對其進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，這對于促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。
高校學(xué)生檔案又分為臨時檔案和終身檔案。 臨時檔案是學(xué)生在校期間臨時建立的，記載著學(xué)生各種表現(xiàn)的檔案，其中記載著學(xué)生的成績和平時的表現(xiàn)，以及思想政治、入黨情況、處分決定和認(rèn)識評價等信息，在學(xué)生畢業(yè)時其中部分內(nèi)容也會歸入到終身檔案之中，對就業(yè)也起到?jīng)Q定性作用;終身檔案是學(xué)生在入學(xué)時由招生辦提供的，或者學(xué)生畢業(yè)由原畢業(yè)學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門的對學(xué)生終身有效的檔案資料。
1 高校學(xué)生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
1.1 管理機(jī)制不健全其主要表現(xiàn)在負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案的部門不夠明確，學(xué)生工作處、檔案館、招生就業(yè)處、各院系、人事部門都可以成為學(xué)生檔案的管理部門，由于無專人負(fù)責(zé)，使學(xué)生檔案管理工作不夠規(guī)范，勢必會影響學(xué)生檔案管理的效率。 學(xué)生檔案高校檔案的生成部分雖然對學(xué)生就業(yè)起到至關(guān)重要的作用，但并沒有引起學(xué)校和領(lǐng)導(dǎo)的重視， 沒有相關(guān)的制度對其進(jìn)行約束和規(guī)定，造成學(xué)生檔案收集、整理過程不標(biāo)準(zhǔn)、不準(zhǔn)確、不完整，最終不能成為單位進(jìn)行人才選拔的依據(jù)，不能發(fā)揮其自身的作用。
1.2 管理方式不完善高校學(xué)生檔案管理包括集中管理和分散管理兩種管理方式。 集中管理是指由學(xué)生工作部門或人事部門安排專職人員對學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的方式; 分散管理是指由學(xué)生所在的院、 系或科辦公室負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作的一種管理方式。但普遍存在一個弊端，就是通常是在大學(xué)生畢業(yè)即將離校時才能將其檔案整理出來，事實(shí)上畢業(yè)生就業(yè)準(zhǔn)備已經(jīng)在前一個學(xué)期就開始了，這不僅給學(xué)生檔案管理工作增加了壓力，使學(xué)生檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。 隨著“雙向選擇”就業(yè)模式的展開，很多單位開始走進(jìn)學(xué)校舉辦招募活動，除了要對學(xué)生進(jìn)行面試和筆試外更重視學(xué)生檔案材料的查閱，但由于大多數(shù)高校采取分散管理方式而且沒有做好檔案整理工作，所以不能及時地提供畢業(yè)生的檔案資料， 不僅影響了單位對人才的選擇，也阻礙了學(xué)生的就業(yè)發(fā)展。
1.3 存在學(xué)生檔案利用滯后的現(xiàn)象通常學(xué)生檔案一直堅持著檔隨人走的原則，學(xué)生檔案資料在畢業(yè)生尋找工作過程中并沒有起到一定的促進(jìn)作用，更多的畢業(yè)生在與單位簽訂協(xié)議書后才將檔案材料寄給用人單位，失去其自身應(yīng)有的作用。 另外，隨著就業(yè)方式和就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，很多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入單位，甚至不需要學(xué)生檔案，也沒有將學(xué)生檔案取走，出現(xiàn)了人檔案 分離的現(xiàn)象。 由于學(xué)生檔案在利用上存在滯后的缺陷，使畢業(yè)生為了推薦自己在自薦材料中隨意夸大自己，使資料失去了真實(shí)性和準(zhǔn)確性，影響單位對人才誠信度，多以“試用期”的形式對畢業(yè)生進(jìn)行考察，從而影響了畢業(yè)生就業(yè)市場的公平性。 由于高校對于學(xué)生檔案跟蹤工作做的不到位，使學(xué)校在教學(xué)內(nèi)容改革、教學(xué)方法創(chuàng)新、課程調(diào)整等 方面失去了重要的參考依據(jù)， 使學(xué)校專業(yè)設(shè)置不符合社會需求，最終造成了人才供需結(jié)構(gòu)性失衡，影響了高校的競爭力。
2 學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1 增強(qiáng)相關(guān)部門對學(xué)生檔案管理的認(rèn)識首先高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理部門要認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的意義和重要性，檔案材料從收集、整理、變更到歸檔要涉及到很多管理部門，所以要加大宣傳力度，通過多種渠道，運(yùn)用多種手段宣傳學(xué)生檔案管理工作的重要性，讓各部門都重視學(xué)生檔案管理工作，引導(dǎo)學(xué)生檔案意識，認(rèn)清學(xué)生檔案的價值，從而有效地保證檔案的準(zhǔn)確性、時效性和完整性，為畢業(yè)生的就業(yè)營造更好的就業(yè)環(huán)境，提供人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.2 不斷創(chuàng)新檔案管理模式要提高高校學(xué)生檔案的利用價值， 使其為單位人才選拔、考核畢業(yè)生、崗位任用提供真實(shí)可靠的信息依據(jù)，為畢業(yè)生順利就業(yè)提供使得的服務(wù)。 同時學(xué)生檔案管理人員要擁有一定的超前意識，在認(rèn)識到學(xué)生檔案資料的特殊作用時要改變傳統(tǒng)的歸檔管理方法， 從學(xué)生入校開始做好學(xué)生檔案的建檔工作，并提前一學(xué)期整理出學(xué)生的檔案， 避免在學(xué)生畢業(yè)時發(fā)生漏裝、錯裝、轉(zhuǎn)遞不及時、信息不準(zhǔn)確等情況。
另外，還要建立一大完善的學(xué)生檔案管理體系，使檔案的形成、流轉(zhuǎn)的整個過程走向規(guī)范化，即保證的學(xué)生檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，也提高了學(xué)生檔案資料的利用率和使用價值。 在檔案收集階段，高校學(xué)生檔案管理人員要通過多渠道主動向?qū)W生所在院系和建檔部門協(xié)商和溝通，使學(xué)生的檔案內(nèi)容更加豐富多樣、完整全面。 在學(xué)生發(fā)生入黨、處分等情況時要對其進(jìn)行如實(shí)地記錄并及時歸檔，保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確、科學(xué)、合理和時效，使高校學(xué)生檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。
高校還要積極地學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)和管理技術(shù)和方法，有計劃、有步驟地建立學(xué)生電子檔案，并做好分類歸檔工作，使畢業(yè)生的詳細(xì)資料能夠準(zhǔn)確、全面地反映出來，即方面查詢也方面使用，還要方便信息傳遞以提高檔案信息的利用率。要不斷地提高學(xué)生檔案管理的服務(wù)水平和能力 ， 根據(jù)實(shí)際情況不斷改革高校學(xué)生檔案的管理模式，使其即方便了學(xué)生的就業(yè)， 又展現(xiàn)了人才競爭的公平性和人才管理的合理的性，為單位選拔合適的人才提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，并加強(qiáng)對畢業(yè)生檔案信息資源的開發(fā)力度， 提高畢業(yè)生檔案信息的利用率，從而提高學(xué)生的就業(yè)率，使高校的學(xué)生檔案管理部門充分地發(fā)揮服務(wù)人才、服務(wù)社會的作用，即大大的提高了檔案的使用價值，又促進(jìn)了高校畢業(yè)生就業(yè)工作的順利展開， 同時又為用人單位、社會和國家提供人性化的服務(wù)，從而也起到了增強(qiáng)高校競爭力的作用。
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