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高校學生檔案的價值探析管理學論文
摘要:隨著社會主義市場經濟體制的日臻完善和高等教育改革的不斷深化，“以學生為本”的辦學理念和“服務學生”的觀念越來越深入人心，高校學生檔案工作越來越受關注。探析高校學生檔案對學生及學校、對國家及社會的重要價值，對進一步做好高校學生檔案工作，加強高校檔案資源建設，推動高校檔案工作的全面發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。
關鍵詞:高校學生檔案;高校檔案;價值
2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定并頒布實施了《高等學校檔案管理辦法》，在第三章第十五條文件材料的歸檔范圍中增設了學生類檔案，把學生類檔案與高校黨群、行政、教學、科研、基建等各門類檔案融為一體，納入到高校檔案十一大類實體檔案管理體系之中，確立了高校學生檔案的新地位，彰顯了高校學生檔案的重要性和社會性。探析高校學生檔案對學生及學校、對國家及社會的重要價值，以期進一步做好高校學生檔案工作，加強高校檔案資源建設及整合，推動高校檔案工作的全面發(fā)展。
一、作為人事檔案不可或缺的組成部分，對學生個人的發(fā)展有著重要價值
高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分。在我國，大多數(shù)人事檔案都是從學生時代開始記載的，學生檔案實際上是人事檔案的一個屬類[1]。一般來說，人的一生大體可分為三個階段，即求學階段、工作階段與離退休階段。而求學階段又可以劃分為中小學、大學與研究生教育階段等。大學教育階段是人生中的一個重要階段，學生檔案所記載的內容，集中反映了學生個人在校期間的德、智、體、美等諸方面的表現(xiàn)，對了解學生個人的全部歷史和整體表現(xiàn)具有重要價值。對多數(shù)學生來說，大學畢業(yè)后將直接步入社會，學生檔案中大學教育階段的這些記錄就成了他們學生時代的總結，成了他們一生轉折時期的校誌。在他們進入社會自食其力之時，大學教育階段的記錄必將成為他們人生的一個有力參照，并為他們今后更好地參與社會實踐提供著有利條件。他們一旦被社會錄用，每一次的工作變動、調資、提干、晉升、考核等，內查檔案都是必然的程序，高校學生檔案將伴隨學生本人一生，成為整個人事檔案不可缺少的重要組成部分。
二、作為增進校友與學校聯(lián)絡的橋梁，對促進學校的發(fā)展有著重要價值
高等學校源源不斷地為國家和社會培養(yǎng)并輸送人才，學生檔案因學生就業(yè)而流動到學生各自的用人單位，為學生就業(yè)以及各級組織對學生的選拔、任用、考核等發(fā)揮著應有的作用。與此同時，學生在校期間的很多檔案材料，學校都將永久或長期保存，如:學生入學登記表、招生錄取名冊、學生學籍表、成績表、學生獎懲材料、各類比賽競賽等獲獎材料，等等。很多校友為利用這些檔案材料而回到母校，他們看到自己當年在校的檔案材料時，無不備感親切并感恩母校。此時的檔案材料，凝結了學生與母校的情感，必將進一步增進校友與母校的聯(lián)絡。2005年，連戰(zhàn)夫婦訪問大陸，到北大演講時，當他接過北大檔案館贈送的其母親在北大學習時的學籍檔案復制件時，激動不已。聽到連戰(zhàn)先生演講時所說“看到斯草、斯木、斯事、斯人，想到我母親在這兒年輕的歲月，在這個校園接受教育、進修、成長，心里面實在是非常親切”。充分利用高校學生檔案為校友服務，充分挖掘校友潛力，必將有利于學校的發(fā)展。
三、作為學校的“產品說明書”，對宣傳和提高學校知名度有著重要價值
高校學生檔案是以學生個人為單元建檔，高校學生檔案就是人才信息庫，是有關部門了解和使用學生的重要依據(jù)。如果說學生是學校在社會主義市場經濟條件下打造出來的“產品”，那么學生檔案可以說就是“產品說明書”[2]。人們通常需要通過“產品說明書”來了解“產品”本身及其生產單位。高校學生畢業(yè)以后，學生檔案流向各自的用人單位，開始接受社會的考核和評價，特別是很多單位會同時錄用多個畢業(yè)生，從而接收多個學校畢業(yè)生檔案，他們在審查不同學校的學生檔案時肯定會有所比較，不同學校檔案質量水平的高低由此而顯現(xiàn)出來。高質量的學生檔案既注重學生校內表現(xiàn)的記錄，更注重學生校外實踐的寫實，全面系統(tǒng)的把畢業(yè)生的綜合素質展現(xiàn)給用人單位，不僅為用人單位招聘到優(yōu)秀人才提供詳實的依據(jù)，也折射了學校的教育管理水平，育人理念和育人能力，從而起到宣傳學校的作用，形成了對學校的社會認可。因此，學生是學校的“名片”[3]，而學生檔案就是宣傳和提高學校知名度的“廣告牌”。
四、作為社會選人用人的依據(jù)，對用人單位提高選拔人才的精準度有著重要價值
隨著我國改革開放的不斷深入，我國大學生就業(yè)制度也發(fā)生了重大變革，大批的畢業(yè)生進入人才市場，經受著市場的考驗。在人才市場上，用人單位在關注畢業(yè)生自身言談舉止的同時，更加注重其在校期間的各方面表現(xiàn)及能力等內在素質。而畢業(yè)生為用人單位提供的簡歷材料，并不是其個人的全面信息，不能全面反映畢業(yè)生的綜合素質，其準確度和可信度也不高，往往不能真實了解高校畢業(yè)生的基本狀況和全面素質，有的相離甚遠。高校畢業(yè)生檔案，可以為用人單位提供畢業(yè)生在高校階段更為全面的歷史信息，尤其是在良好的、規(guī)范的、嚴肅的檔案管理中建立的高校畢業(yè)生檔案，其中的各種材料真實全面地反映了學生在高等教育階段的政治思想、知識智力、道德品質、行為特點等多方面的綜合素質，這些素質是用人單位判斷畢業(yè)生是否是本單位所需的人才或是具有某種可培養(yǎng)潛力的人才的依據(jù)。同時，嚴肅的高校學生檔案具有較高的可信度，從而成為用人單位準確有效地選拔人才的重要依據(jù)。
五、作為學校教書育人的典型素材，對加強學校教育教學管理有著重要價值
高校學生檔案是學校的寶貴財富，它記錄現(xiàn)實、證明歷史、昭示未來，具有多方面的價值。很多檔案材料可以作為學校教書育人的典型素材，為學校教育教學管理提供資料，積累經驗。
(一)優(yōu)秀畢業(yè)生的成功案例，可以激勵大學生不斷進取
美國哈佛商學院成功地使用“案例教學法”，取得了舉世矚目的成就，在世界500強企業(yè)中三分之二的領導是哈佛商學院的畢業(yè)生[4]。我國的高等教育既要為各行各業(yè)培養(yǎng)領導，更要為社會培養(yǎng)良好的建設者、合作者，培養(yǎng)具有良好素質的社會公民。為此，我們可以匯編優(yōu)秀畢業(yè)生的成功案例材料，激勵在校大學生不斷進取。如將省級以上三好學生材料、優(yōu)秀學生干部材料等匯編成冊，將畢業(yè)后在工作崗位上表現(xiàn)優(yōu)秀的畢業(yè)生的工作案例匯編成冊，搜集大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料匯編成冊，并利用校園網、宣傳欄等進行展覽宣傳，讓在校生不僅吸取優(yōu)秀畢業(yè)生成功經驗，同時，也學習畢業(yè)生們優(yōu)秀的品德和高尚的人格與價值追求，從而激勵大學生不斷進取。
(二)問題學生的檔案記錄，可以警示大學生改進提高學生所犯的較重大錯誤
材料需要裝入學生個人檔案，這是一個公開的過程，學生管理者和學生本人都比較清楚。因此，學�？梢猿浞掷锰幏植牧先霗n這一事實來教育學生，使學生認識到所犯錯誤的嚴重后果，警示學生不斷改進，以達到教育學生的目的，鞭策學生為自己的將來續(xù)寫好自己的檔案。同時，通過這一過程，還可以進一步向學生宣傳檔案法律法規(guī)，提高學生的檔案意識，認識檔案對學生畢業(yè)就業(yè)的重要價值，從而提高檔案對學生的教育意義。
(三)分析學生檔案基本數(shù)據(jù)，可以為學生管理工作提供資料
從招生錄取開始，學生檔案都以學生個人為單元，重新分類入檔。整理時，檔案人員可以對學生的愛好特長、中學階段的學習情況、體檢表及獎懲記錄等情況，利用數(shù)字化處理系統(tǒng)，對學生信息進行歸納、分析，生成一份綜合性的初始檔案，并將數(shù)據(jù)提供給班主任、輔導員以及分管學生工作的領導，必將有利于學生管理人員，根據(jù)學生檔案所反映的具體情況，更好地制定并調整有關學生工作的方針政策，從而更有針對性地開展工作。如對那些特長生或新生骨干，可根據(jù)本人原來表現(xiàn)繼續(xù)為其提供鍛煉機會，使其在各類活動中充分發(fā)揮特長，以有利于保證新生剛入學時各項活動的順利開展，也有利于對學生中各類骨干的延續(xù)培養(yǎng);對貧困生、特困生情況進行分析匯總，可以為學校統(tǒng)籌申請助學貸款、為學生減免學費及學生申請勤工助學崗位等提供參考資料。
(四)分析學生在校期間的檔案信息，可以為教學管理工作積累經驗
大學生在校期間形成的很多檔案材料，特別是學生學籍材料信息，如:學生獎勵材料、學生懲處材料、學生成績材料、休學、退學、留級、升級、轉專業(yè)等學籍變更材料，學校在教學及學生管理中若能充分利用，可起到一定的參謀作用。學生管理部門對學生獎懲材料進行匯總，加強分析研究，可以發(fā)現(xiàn)學生的學風動態(tài)，以便及時制定相應的對策措施，對因上網、貪玩、厭學等導致成績下降的學生，有針對性地進行個別教育疏導，以利于他們更好地完成學業(yè)。教務管理部門將學生成績分門別類進行對比分析，與教師和學生交流探討，師生互動，有利于教學質量的提高，為教學管理工作不斷積累經驗。
六、結語
高校學生檔案表面上看處于靜止的狀態(tài)，但它潛移默化地影響著學校的發(fā)展，對學生、學校、國家、社會等具有重要的價值。作為高校檔案工作者，應樹立“以學生為本”的理念，收集全面反映學生德智體美等多方面素質的綜合檔案材料，挖掘學生檔案的價值潛能，為學校檔案工作的全面發(fā)展不懈努力。
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