淺析衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理論文

　　【摘要】

　　在原有的人事檔案管理工作辦法的基礎(chǔ)上稍作調(diào)整，加快辦公自動化、信息資源網(wǎng)絡(luò)共享與知識管理實(shí)現(xiàn)的進(jìn)程，推動管理方式從靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變成全面動態(tài)管理達(dá)到檔案管理信息化的目的。同時，應(yīng)加大和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)間的交流力度，從而有利于人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)作出較好的決策。

　　【關(guān)鍵詞】

　　人事檔案；管理；衛(wèi)生事業(yè)單位；信息化

　　1前言

　　由于衛(wèi)生事業(yè)單位規(guī)模的持續(xù)發(fā)展，工作人員與別的輔助人員的數(shù)量正在不斷增多，給很多繁雜的衛(wèi)生事業(yè)單位管理工作，特別是人事檔案管理工作帶來了龐大壓力。這就要求廣大衛(wèi)生事業(yè)單位加快信息化建設(shè)的步伐，強(qiáng)化衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息管理工作。此外，人事檔案管理也需從傳統(tǒng)的管理方式逐步轉(zhuǎn)向信息化管理方式，它是人事檔案管理朝向現(xiàn)代化發(fā)展的必然態(tài)勢。

　　2當(dāng)前人事檔案管理的情況

　　大部分衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理里依舊運(yùn)用以往的人事檔案基本模式，它更側(cè)重于描繪靜態(tài)性資料，記錄過去時與歷史性信息，但無法動態(tài)地表現(xiàn)個人信息狀況，不含共享性與公共性特征。然而在當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)其局限性愈漸顯著。

　　2。1缺少檔案管理意識

　　很長時間以來，因檔案工作無法直接的創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，故在實(shí)際操作當(dāng)中對檔案管理未形成清晰、系統(tǒng)的認(rèn)識，且沒有意識到檔案在人事管理工作當(dāng)中的必要性與重要性。

　　2。2人工操作歸檔，既耗時又耗力，且無法確保一步到位

　　衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案所記載的對象主要是工作人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱晉升、工資變動以及其獎懲狀況等原始信息。但是因為檔案資料的更新或者增加，大量材料亟待歸檔，由此極易衍生出歸檔錯誤的問題，這就需重新調(diào)動物力與人力對檔案進(jìn)行整理。但是，一旦其沒有及時歸檔，人們查詢到的檔案信息的準(zhǔn)確性不大可靠。與此同時，當(dāng)個人在核查工資或者進(jìn)行家庭調(diào)查等的時候若多次對原始資料進(jìn)行調(diào)閱的話，極易損毀檔案，如此很難保障檔案的準(zhǔn)確性。

　　2。3檔案資料管理難度大，利用率不高

　　如今的檔案管理，由于尚未徹底實(shí)施信息化管理，因此在建設(shè)索引數(shù)據(jù)和登記只能采用手工錄入的手段，而缺少針對檔案變更與檔案出入庫記錄的管理。一般來說，在編輯、查找、剖析檔案的時候人們往往是以人工方式來完成的，這就造成了人事檔案在運(yùn)用時不夠便捷，大大地影響了工作效率。

　　3衛(wèi)生事業(yè)單位人檔案信息化管理的特征

　　3。1檔案信息化管理的優(yōu)勢

　　（1）大大提升了檔案管理工作的效率。因為計算機(jī)運(yùn)算快捷，再加上計算精度高，存儲信息量巨大，故能準(zhǔn)時的把相關(guān)的人事數(shù)據(jù)及人事資料展現(xiàn)在決策人員面前。而計算機(jī)管理衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案的運(yùn)用，不僅可以減少統(tǒng)計查詢時人工抄寫的失誤率，還能減輕人事管理人員的勞動壓力和負(fù)擔(dān)，在節(jié)約時間的同時，大幅提升工作效率，實(shí)現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確的查詢數(shù)據(jù)。

　　（2）檔案信息的利用率大幅提升。衛(wèi)生事業(yè)的單位屬于人才密集型產(chǎn)業(yè)，在衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)人、知人、用人時其人事檔案至關(guān)重要。利用信息化對衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行管理，其具有精準(zhǔn)度高、功能多、速度快捷、通用性強(qiáng)大、儲存量大的特征，因而能及時地將全方位的、準(zhǔn)確的人事信息供應(yīng)給衛(wèi)生事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以便其做出正確的決策，向衛(wèi)生事業(yè)單位供應(yīng)具體、可信度高的資料，促使人事檔案的利用率大幅提升。

　�。�3）加長檔案原始材料的使用時間。針對人事檔案材料實(shí)施信息化管理，在查詢檔案信息時應(yīng)側(cè)重于計算機(jī)查詢，如此既可降低由于閱檔案、摘抄等致使原件受損的幾率，又可能完整地儲存原始材料，有效加長人事檔案的使用時間。

　　3。2檔案信息化管理存在很大缺陷

　　衛(wèi)生事業(yè)單位檔案實(shí)施信息化管理，盡管能充分利用信息資源，能更好的服務(wù)與人事部門，但是它也存在許多的缺陷，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

　�。�1）檔案信息的真實(shí)性與原始性問題。因為原始信息是依靠管理人員手工錄入系統(tǒng)的，故其產(chǎn)生的電子文件存在一定的失誤率，當(dāng)然，原始數(shù)據(jù)也有可能被他人改動。

　�。�2）憑證價值問題。由于電子本件中的原始信息具有不穩(wěn)定性與可變性特征，再加上人類對原始信息的不信任與矛盾心理，因此如今原始數(shù)據(jù)很難變成合法憑證。

　�。�3）檔案信息資源的保密性、安全性問題。由于檔案信息具備及強(qiáng)的機(jī)密性，故信息資源共享一定要嚴(yán)守安全、保密的、規(guī)定，設(shè)置一定的權(quán)限，進(jìn)僅賦予主管領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對個人檔案材料進(jìn)行查閱的資格。

　　4建設(shè)并完善衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化管理體系

　　4。1建設(shè)完善衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理體制

　　所謂信息化，是指如今社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大態(tài)勢。衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案部門要大力開創(chuàng)條件，建設(shè)并完善人事檔案信息化管理體質(zhì)。為此，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

　　（1）強(qiáng)化檔案意識，提升檔案管理人員的責(zé)任。高度關(guān)注人才培養(yǎng)工作，加大對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與政治素質(zhì)的培訓(xùn)力度，依靠進(jìn)修學(xué)習(xí)、專業(yè)培訓(xùn)等方式大幅提升管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，一步步地構(gòu)建檔案管理人才團(tuán)隊，讓其充分知悉現(xiàn)代信息管理技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)，積極培養(yǎng)成衛(wèi)生事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理專業(yè)人員。

　　（2）利用合理的、科學(xué)的正確的檔案管理軟件系統(tǒng)，只需選用一套，即可促使總體工作效率得以大幅提升，推動人事檔案信息化管理進(jìn)程，增加人事檔案信息資源的利用率，從而有利于未來衛(wèi)生事業(yè)單位檔案信息化管理。

　�。�3）建設(shè)并完善人事檔案管理制度。人事檔案管理要想上升到一個新的高度進(jìn)而形成人事檔案管理信息的體系，就必須依靠廣泛的研究以及實(shí)踐的累積，不斷實(shí)踐創(chuàng)新，制定并健全有效的人事檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，詳細(xì)而又明確地規(guī)定檔案的整理、保管、收集與運(yùn)用。唯有嚴(yán)格貫徹落實(shí)并實(shí)施規(guī)章制度，才可讓人事檔案管理工作變得有章可循，進(jìn)而衍生出完整的、有機(jī)的人事檔案管理信息體系。

　�。�4）高度關(guān)注人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)工作。事實(shí)上，人事檔案信息系統(tǒng)并非一成不變的，其要想實(shí)現(xiàn)作用最大化，就必須得到實(shí)時維護(hù)與更新。

　　4。2健全衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)

　　眾所周知，衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不可一蹴而就，其需耗費(fèi)大量時間，而人事信息管理網(wǎng)絡(luò)的建成將會給人事管理的強(qiáng)化、服務(wù)質(zhì)量的改善以及工作效率的提升帶來巨大的正面影響。詳細(xì)來講，建設(shè)衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫需做到以下幾點(diǎn)，即：

　　（1）加大衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，其建筑對象有：衛(wèi)生單位職工性別、學(xué)歷、姓名、參加工作時間、出生年月、職稱、入黨團(tuán)的時間、職業(yè)類別、離退休時間、職務(wù)、工資、年度考核等各項信息。

　�。�2）積極建設(shè)衛(wèi)生事業(yè)單位職工工資數(shù)據(jù)庫以將職工的績效考核成績同工資相互連接起來。

　�。�3）大力構(gòu)建衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案查詢目錄數(shù)據(jù)庫，從而達(dá)到迅速找到人事檔案的目的。同時，要依照姓氏對工作人員進(jìn)行分類，按秩序錄入人員姓名、檔案編號等數(shù)據(jù)，以便在查找人員檔案時只需將個人姓名輸入就能夠曉得該職工的人事檔案的檔案柜及其編號。

　�。�4）構(gòu)建衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案材料目錄數(shù)據(jù)庫從而有利于檔案目錄的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化。通常每一年均會有很多檔案材料累積下來，而檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用，可依靠計算機(jī)針對信息材料實(shí)施歸檔、分類與儲存，從而達(dá)到檔案信息的數(shù)據(jù)化的目的。

　　5總結(jié)

　　總而言之，衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作也需隨著時代的發(fā)展而發(fā)展，以人事檔案信息化管理系統(tǒng)與現(xiàn)代檔案管理理論針對人事檔案實(shí)施動態(tài)化維護(hù)與管理。在健全檔案管理制度的大背景下選用大量專職人員，推動檔案的信息化建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價值，以人事檔案與人才資源庫所顯示的數(shù)據(jù)動態(tài)化地針對衛(wèi)生事業(yè)單位的人員狀況開展剖析、統(tǒng)計與預(yù)測工作，將有效的、有利用價值的信息傳輸至衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)，從而有利于領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策，促進(jìn)人才交流。

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