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最新信息時代高職檔案管理論文
1、信息時代高職檔案管理存在問題
1．1檔案管理制度的不完善
因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當(dāng)前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計算機(jī)的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標(biāo)準(zhǔn)和績效，檔案管理機(jī)構(gòu)又過于細(xì)化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴(yán)格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻(xiàn)。
1．2利用現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)
現(xiàn)在，我們已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代，計算機(jī)的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機(jī)，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達(dá)到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是機(jī)構(gòu)的分散性。因為各個機(jī)構(gòu)都有自己的組織和行為準(zhǔn)則，行為規(guī)范，彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。
1．3對檔案管理統(tǒng)一管理
由于沒有對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺乏管理。隨著時代的發(fā)展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機(jī)構(gòu)中，他們自己制定了一些檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。
2、加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施
2．1發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢
計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化產(chǎn)品已經(jīng)成為二十一世紀(jì)不可缺少的產(chǎn)物，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)也就隨之不斷發(fā)展。各行各業(yè)都會在高職的運(yùn)行過程中產(chǎn)生大量的文件，而這些文件往往對高職來說都具有重要的價值，只有對這些文件進(jìn)行信息化管理才能使檔案管理人員輕松完成檔案管理工作。這時不得不說的就是傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法，滿足現(xiàn)代化的需求，而且傳統(tǒng)檔案管理方法也滿足不了在信息技術(shù)方面的需求，所以我國高職將在信息化檔案管理工作中面臨更多挑戰(zhàn)。檔案管理體制的改革也對檔案管理的相關(guān)人員提出了更高的要求，認(rèn)識上要有所提升的同時，在信息技術(shù)和專業(yè)素質(zhì)上也要有所提升，從而以最大限度發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。
2．2解決傳統(tǒng)檔案管理的不足
之所以高職在檔案管理過程中還存在許多缺點，是因為大多數(shù)高職還意識不到高職對檔案管理工作的缺失。首先，現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)都在不斷改變，這種情況下檔案管理工作所接觸到的數(shù)據(jù)也就不斷增多，所以更多的現(xiàn)代化技術(shù)就應(yīng)該被營運(yùn)到檔案管理工作中，而做到二者的有機(jī)結(jié)合正是我們面臨的一大難題。其次，隨著信息化的逐漸推廣，很多數(shù)據(jù)和文件都出現(xiàn)過被盜、更改和銷毀等現(xiàn)象，為了更好地保存這些材料和數(shù)據(jù)，就必須要對檔案管理工作人員進(jìn)行強(qiáng)化。
2．3順應(yīng)時代發(fā)展
檔案在我國的發(fā)展過程中起著收藏和保護(hù)國家各個歷史時期所形成的檔案內(nèi)容和任務(wù)的作用，這是一項重要的任務(wù)，因為他起到保護(hù)文化財富的作用，同時更是能夠造福子孫后代的偉大事業(yè)。另一方面，檔案管理工作的任務(wù)還有為其他行業(yè)提供有效的信息資料，這是為現(xiàn)代化建設(shè)提供信息資源的最主要的方式。要想讓各項工作都能順利進(jìn)行，檔案就必不可少，這是時代發(fā)展的必然要求，只有充分發(fā)揮檔案的價值才有可能科學(xué)有效地對社會的發(fā)展風(fēng)險力量。
2．4增強(qiáng)檔案意識，健全管理制度
增強(qiáng)檔案意識，健全管理制度，首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視，把檔案工作納入學(xué)院工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳，結(jié)合實際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使工作者增強(qiáng)檔案意識，形成良好的人事檔案工作氛圍;健全制度，規(guī)范人事檔案管理。建立完善檔案制度，是檔案管理工作逐步規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證;建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證檔案工作順利開展。為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手:一是通過利用，促進(jìn)檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實實在在的作用。二是進(jìn)行培訓(xùn)，通過檔案培訓(xùn)班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其它培訓(xùn)班機(jī)會，講解檔案知識，如:利用輔導(dǎo)員黨建、黨務(wù)工作培訓(xùn)會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務(wù)檔案工作;在畢業(yè)生班主任會議上，講解如何做好學(xué)生檔案工作等。同時，把整個學(xué)年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場，使教職工有比較直觀、感性的認(rèn)識。二是強(qiáng)化隊伍建設(shè)，提升現(xiàn)代管理手段，形成網(wǎng)絡(luò)管理。隨著高職院�？蒲袡n案工作認(rèn)識程度的加強(qiáng)，科研檔案隊伍建設(shè)逐步得到重視，隊伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高，為高職院�？蒲袡n案工作正常開展提供了可靠的組織保障;圍繞學(xué)�？蒲兄行墓ぷ骱椭攸c科研項目，根據(jù)科研檔案需求信息，編制適合當(dāng)前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎(chǔ)上主動服務(wù)，深化科研檔案編研的層次;管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設(shè)備得以及有效利用，人員和科研管理技術(shù)得以顯著提升。
2．5建立有效的激勵機(jī)制
穩(wěn)定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機(jī)制的核心問題是增強(qiáng)檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機(jī)制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定:一是要根據(jù)不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機(jī)制;二是要根據(jù)不同的任務(wù)來確立激勵機(jī)制。激勵機(jī)制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運(yùn)用不同手段和方法，相應(yīng)也會產(chǎn)生不同的效果。激勵機(jī)制要做到物質(zhì)激勵和精神激勵相結(jié)合，物質(zhì)性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術(shù)管理工作列入績效考核內(nèi)容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質(zhì)緊密結(jié)合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進(jìn)行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據(jù)檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術(shù)改進(jìn)、檔案研究成果等各項指標(biāo)對檔案工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行考評和獎勵，這樣就能調(diào)動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責(zé)地工作。高職院校要建立檔案管理團(tuán)隊崗位職責(zé)、職稱職務(wù)聘任制度，逐漸將檔案管理團(tuán)隊的成員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團(tuán)隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設(shè)，要對檔案管理隊伍實行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設(shè)備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。
2．6檔案管理工作的必然趨勢
在近些年的檔案管理工作中，現(xiàn)代化的技術(shù)水平和現(xiàn)代化的管理理念為檔案管理工作取得突破性的進(jìn)展提供了支持。在發(fā)展的過程中，一方面，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)工藝和管理理念形成了各種不同結(jié)構(gòu)、不同內(nèi)容和不同形式的檔案信息資源。另一方面，在工作中隨著信息技術(shù)的引進(jìn)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理制度也日趨完善，并且對于各種新技術(shù)的實現(xiàn)都起到了重要作用。
參考文獻(xiàn):
�。�1］高職院校科研檔案管理存在的問題與對策，2011－7．
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