- 相關推薦
基于知識管理的企業(yè)檔案管理探析管理論文
計算機技術、網(wǎng)絡技術以及通信技術的快速發(fā)展，讓全社會進入了一個信息化時代。信息化時代的到來對各行各業(yè)產(chǎn)生了不小的影響，檔案行業(yè)自然也不例外。相較于以往，我國檔案事業(yè)已經(jīng)取得了長足進度，特別是檔案信息化建設步伐進一步加快，進一步促進了檔案信息知識屬性表達，轉變了傳統(tǒng)檔案管理模式。
1、知識管理內(nèi)涵
知識管理主要是指企業(yè)為了進一步提升自身競爭力、生存能力，以技術為支持，對企業(yè)知識進行序化儲存、挖掘、共享共建的過程。從本質(zhì)上來看，知識管理目標與企業(yè)活動目標是一致的。在市場當中，企業(yè)屬于典型的利益群體，其所有活動均離不開效益創(chuàng)收、價值創(chuàng)造這一本質(zhì)目標。因此知識管理需要與企業(yè)管理目標達成一致，以價值創(chuàng)造為方向?qū)ζ髽I(yè)相關活動進行考察，并將知識管理充分滲透到各項組織活動當中[1]。當然，知識管理是一個動態(tài)性的過程。在企業(yè)發(fā)展過程當中，知識始終處于不斷更新的狀態(tài)。換句話說，知識并不是一成不變的固定資源，而是動態(tài)性的資源。知識管理活動也需要結合形勢需求，做出有效調(diào)整。通常來看，知識管理主要包括知識獲取、知識分享、知識推廣以及知識創(chuàng)造等環(huán)節(jié)，但卻不僅限于此。知識管理不但取決于管理順序的設置、步驟的篩選，更取決于組織實際情況。對于不同的企業(yè)而言，需要差異化的知識管理方案進行匹配。也就是說，知識管理應結合知識能力、知識背景做出有效調(diào)節(jié)，才能將其效果充分發(fā)揮出來。
2、知識管理對企業(yè)檔案工作的影響
在當前經(jīng)濟體系當中，知識戰(zhàn)略管理能力是強化企業(yè)競爭力的重點要素。當然，知識能力不單單局限于企業(yè)管理的某一個環(huán)節(jié)，而是滲透到企業(yè)的各項工作當中。對于企業(yè)檔案管理而言，也應該充分把握當前形勢，以知識管理為契機，對相關工作進行創(chuàng)新�？陀^角度來看，知識信息、智力資源等是知識經(jīng)濟的基礎。在知識管理過程中，需要對上述要素進行再創(chuàng)造[2]。也正是由于此，知識管理對企業(yè)檔案開發(fā)及利用提出了一定的要求。
首先，知識管理要求企業(yè)在檔案開發(fā)、利用過程中不斷提升效率。知識管理對信息轉化及學習能力具有較高的要求。從原始數(shù)據(jù)到信息生成，所有知識、技術成果若無法迅速轉變?yōu)楝F(xiàn)實生產(chǎn)力，容易被社會淘汰。這也對企業(yè)檔案開發(fā)及管理提出了較高的時效性要求。在上述情況下，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代化信息工具快速整合檔案材料，并根據(jù)用戶實際輸送相應的檔案信息。在服務當中，除了提供原始文檔信息外，還需要進行二次加工、再創(chuàng)造，不斷提升檔案價值，豐富檔案內(nèi)涵。其次，知識管理要求企業(yè)檔案管理、開發(fā)、利用過程中，需要應用多元化的載體。知識經(jīng)濟不僅是創(chuàng)新經(jīng)濟、學習經(jīng)濟，更是網(wǎng)絡經(jīng)濟。信息技術與網(wǎng)絡技術的不斷成熟，為知識傳播提供了更大的空間，檔案載體在潛移默化當中也逐漸由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體轉變?yōu)榱穗娮有畔⑤d體[3]。企業(yè)需要適應這種新的形勢，加大電子化檔案數(shù)據(jù)庫、檢索工具等開發(fā)力度，進一步提升檔案管理效率。綜合來看，知識管理給企業(yè)檔案工作帶來了新的契機。以知識管理為導向，會促進企業(yè)不斷加大檔案信息開發(fā)力度，也有利于企業(yè)提升檔案開發(fā)服務內(nèi)容的知識性，并實現(xiàn)檔案開發(fā)、利用創(chuàng)新，進一步挖掘出企業(yè)檔案所蘊藏的潛在價值。
3、目前企業(yè)檔案管理中存在的缺陷
雖然很多企業(yè)對檔案管理愈來愈重視，但在相關工作具體實施過程中還是暴露了一定問題[4]。
3.1認知誤區(qū)
企業(yè)檔案管理的核心目標，在于實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源價值轉化。但部分企業(yè)管理者并未意識到這一點，只是將檔案管理當作任務，甚至視為包袱。同時，檔案管理人員也未能及時更新觀念，只是機械性地進行檔案材料收集、歸檔、整理等，卻不能意識到其中所蘊藏的潛在價值，導致檔案管理工作流于形式。
3.2缺乏明確目標
大多數(shù)企業(yè)在檔案管理過程中，以“為藏而收，為用而藏”為目標，但實際當中企業(yè)檔案整體利用情況不容樂觀。對于任何企業(yè)而言，創(chuàng)造經(jīng)濟效益是其首要目標。由于企業(yè)檔案管理部門并不直接參與生產(chǎn)經(jīng)營，自然無法產(chǎn)出直接效益。在這種情況下，企業(yè)檔案管理往往受到忽視。同時，企業(yè)內(nèi)部未能對檔案信息進行充分分析，從中挖掘出一些具有價值的知識資源。由于缺乏明確的檔案管理目標，導致企業(yè)檔案無法發(fā)揮潛在價值，企業(yè)檔案管理效能也受到了極大程度制約。
3.3管理流程有待優(yōu)化
很多企業(yè)在檔案管理過程中，流程缺乏融合與滲透。大多數(shù)企業(yè)檔案部門與檔案信息生成部門之間處于平級關系，彼此之間除了檔案交接外，不存在任何聯(lián)系[5]。在這種情況下，檔案部門的權限必然會受到一定程度約束，甚至檔案管理人員要反復催促才可獲得原始檔案信息。在檔案分類方面，主要以標題作為依據(jù)，至于檔案當中是否存在重要信息可挖掘、分類方法是否合理，難以兼顧。受限于傳統(tǒng)流程，導致檔案管理過于“呆板”，不夠靈活，自然無法將其中所蘊藏的知識資源充分發(fā)掘出來。
4、基于知識管理的企業(yè)檔案管理策略分析
4.1轉變管理理念
要將知識管理與企業(yè)檔案管理充分連接在一起，必然要更新傳統(tǒng)觀念。一方面，要樹立“大檔案”觀念。一般情況下，人們會將檔案視為歷史記錄，并以此限定檔案范圍，但卻忽視了檔案信息生成背景、操作步驟、設計理念、流通過程等[6]。事實上，檔案的生成過程可能比檔案本身更有意義。因此，在企業(yè)檔案管理過程中要關注檔案信息生成過程，從各個環(huán)節(jié)當中提取知識信息，更為全面地把握檔案材料。另一方面，要重視檔案共享及創(chuàng)新。對于知識管理而言，其核心便在于知識的共享及創(chuàng)新。從側面來看，檔案是企業(yè)知識的重要載體。企業(yè)檔案管理并不是單方面的收藏、保存，而是要開發(fā)其中的信息內(nèi)容，將其中具有內(nèi)涵、價值的知識信息提煉出來，并進行再次加工，實現(xiàn)信息共享，為企業(yè)管理活動、業(yè)務活動等提供支持。除此之外，企業(yè)當中的各種工作細則、業(yè)務流程、規(guī)范等，也能夠從檔案歷史記錄當中提取有用的信息，對此進行完善，進一步挖掘檔案材料的價值。
4.2構建企業(yè)檔案知識管理系統(tǒng)
實現(xiàn)檔案信息化是企業(yè)檔案知識管理、開發(fā)的必要前提。因此，企業(yè)需要構建一個完整的知識檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)安全方面，要統(tǒng)一設置權限。企業(yè)根據(jù)用戶身份設置系統(tǒng)登錄權限，如檔案管理人員、領導層、中層管理以及普通員工，需結合檔案保密級別設置差異化的登錄權限。例如，檔案管理人員可進行在檔案系統(tǒng)當中進行數(shù)據(jù)添加、刪除、修改等操作，并且能夠結合用戶使用情況進行日志分析；領導層具有查閱所有檔案的權限；中層管理者可查詢與本部門相關的檔案；普通員工只能查閱與自身業(yè)務相關的檔案信息。同時，知識檔案管理系統(tǒng)要與企業(yè)內(nèi)部OA關聯(lián)起來，能夠進行遠程登錄，并以權限作為支持，借助防火墻等安全技術將一些不安全信息及非法用戶隔離，防止越權訪問，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運轉。功能方面，系統(tǒng)具備知識抽取、信息挖掘以及搜索導航功能[7]。借助這些功能，用戶可對不同的檔案信息進行數(shù)據(jù)關聯(lián)，從而發(fā)掘出檔案信息之間的潛在聯(lián)系，形成一個整體化的知識信息集。系統(tǒng)分為多個子系統(tǒng)，如知識服務子系統(tǒng)、檔案信息服務子系統(tǒng)、檔案信息基礎服務子系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)、利用系統(tǒng)等，各子系統(tǒng)分別承載了不同的功能，共同實現(xiàn)檔案管理、開發(fā)及利用。
4.3實現(xiàn)知識管理與檔案管理協(xié)同化
首先，要簡化檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部要對檔案管理流程進行精簡，削除一些呆板、繁瑣的步驟，盡可能縮短歸檔、立卷的周期，提升檔案管理效率。其次，要將檔案知識管理融入到企業(yè)整個知識資源管理當中。企業(yè)知識資源涵蓋范圍較大，除了檔案以外，還包括情報、資料、圖書等。應該將檔案視為其中的一個要素，將其與其他的要素充分關聯(lián)起來，形成一個完整的知識管理體系。這就意味著檔案業(yè)務流程設計方面要遵循企業(yè)整體知識管理目標，以此來提升企業(yè)整體知識管理效能，為企業(yè)創(chuàng)造更大效益。
簡言之，知識管理為企業(yè)檔案管理指明了新的方向，促使企業(yè)檔案管理邁向了更高的層次。將知識管理與企業(yè)檔案管理連接起來，能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案信息進行深層次挖掘，將其價值充分彰顯出來，為企業(yè)管理、運營活動決策提供支持，為企業(yè)發(fā)展提供新的動力。
【基于知識管理的企業(yè)檔案管理探析管理論文】相關文章：
探析檔案管理的優(yōu)秀論文10-08
建筑施工檔案管理探析論文10-09
檔案管理與知識管理的關系論文10-10
茶葉企業(yè)管理探析論文10-11
醫(yī)院檔案管理探析論文6篇10-09
檔案管理創(chuàng)新思路探析論文10-08