文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新

　　文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新【1】

　　摘 要：從現如今社會發(fā)展的現狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。

　　隨著信息技術的高效普及和發(fā)展，文書檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。

　　由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的發(fā)生弊端展現，無法促進檔案管理工作的高效進行。

　　文書檔案的整理形式和保管方法都應該在原有的基礎上進行創(chuàng)新，這樣才能夠促進檔案管理工作的長足發(fā)展。

　　本文中，筆者主要對文書檔案管理方式的創(chuàng)新性和相應的措施進行分析，僅供參考。

　　關鍵詞：文書檔案;整理方法;保管方法;創(chuàng)新

　　做好文書檔案的整理和保管工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。

　　為了實現這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應時代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。

　　1 文書檔案整理、保管方式實現創(chuàng)新的重要性

　　文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進而促進檔案內容的利用。

　　因此，在進行這兩項工作的過程中，工作人員應該充分考慮到時代發(fā)展的需要，找到傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進行創(chuàng)新，提升工作效率。

　　1.1 在管理工作中應用先進的技術

　　現如今，社會已經進入到了高速發(fā)展時期，信息化和現代化的趨勢比較明顯。

　　在實際的工作中，工作人員應該將網絡技術以及計算機技術等融入到文書檔案的整理和保管當中。

　　先進技術和文書檔案的相互結合，必然會直接推動管理工作進行的高效性。

　　另外，工作人員在對文書檔案進行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內容和實行的需求進行分類，在這一過程中，檔案管理技術的應用是不可或缺的，從文書檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。

　　1.2 現代化的文書檔案整理手段應該備受關注

　　現如今，計算機技術已經應用到各行各業(yè)當中，文書管理工作中應該充分利用計算機技術。

　　主要是在應用這一技術之后，文書檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質檔案，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。

　　利用計算機等現代化的整理技術，工作人員就可以實現檔案序列的自動編號，可以實現自動的檢索，提升可檔案內容查找和應用的效率。

　　另外，計算機管理的優(yōu)勢作用比較明顯，達到了整理和保管工作簡單易行的效果。

　　2 檔案整理和保管工作對人員素質提出了更高的要求

　　從這一點上看，文書檔案管理工作能夠得以運行的主要因素就是工作人員的自身素質達標。

　　檔案管理工作中，工作人員是主體。

　　由于現代社會處于一個信息化高度發(fā)達的社會，文書檔案信息內容遠遠不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。

　　因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質是影響工作能否高效進行的重點。

　　為了提升工作人員的專業(yè)素質和職業(yè)道德，在具體工作之前，管理人員要對其做好培訓和教育工作。

　　在提升檔案管理工作者業(yè)務能力的基礎上，保持積極的工作態(tài)度。

　　由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對人員素質的重視程度不夠，導致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。

　　在吸收教訓之后，對檔案管理工作人員素質進行培養(yǎng)，從某種程度上可以更好地適應社會發(fā)展的需要。

　　3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法

　　3.1 文書檔案管理工作的分類方法

　　通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討。

　　第一是年度分類，第二是組織機構分類，第三是問題分類。

　　3.1.1 年度分類。

　　所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間為標準進行區(qū)分，然后根據時間的差異來排列。

　　在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。

　　經過具體的實踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質量和效率，在實際的工作中意義重大。

　　3.1.2 組織機構分類法。

　　根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。

　　它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

　　3.1.3 問題分類法。

　　按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

　　3.2 檔案裝訂

　　檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環(huán)節(jié)。

　　一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。

　　正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復文之間，都可以根據實際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。

　　不過如果有關的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中于一處，以方便后期的利用。

　　3.3 檔號章與頁碼編寫

　　檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。

　　重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

　　4 如何做好文書檔案的信息保管工作

　　通過計算機系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。

　　抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。

　　首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。

　　這個過程可以有主要和次要之分。

　　按照一定規(guī)范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄入到計算機數據庫，歸之為自學習系統(tǒng)，形成后各建詞表。

　　其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。

　　這種設置方法沒有明確的規(guī)定，包括其中的文書內容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。

　　再者，編輯制作計算機輔助程序。

　　這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。

　　找出其中相一致的內容，方便儲存和使用。

　　第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計算機中正常運行。

　　并按照分類標準與保管期限等進行劃分。

　　5 結論

　　新時期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進程。

　　創(chuàng)新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術手段，做到更高效更便捷。

　　因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實踐。

　　充分利用現有的網絡資源。

　　把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。

　　參考文獻

　　[1]索振英.文書檔案應堅持管用結合[J].中國成人教育，2000(8).

　　[2]張巧云.對文書檔案立卷方法改革的探索[J].滁州師專學報，2001(4).

　　[3]馬琳.試論文書檔案立卷的改革[J].黑龍江社會科學，2002(2).

　　[4]蘇靜靜.文書檔案立卷改革之我見[J].現代交際，2009(7).

　　[5]凌霄.淺談文書檔案的管理辦法[J].才智，2012(21).

　　文書檔案的整理與保管方法【2】

　　摘 要：在網絡技術日益發(fā)展的當今社會，做好文書檔案的整理與保管工作尤為重要。

　　舊的整理與保管方法出現了一些弊端，影響了工作效率。

　　就此，本文從文書檔案整理保管的大背景、人員素質對相關工作的影響方面做了淺析，并且著重分析論述了文書檔案的整理與保管的具體做法。

　　關鍵詞：檔案;管理;特點

　　一、文書檔案管理工作的特點及重要性

　　(一)文書檔案管理的特點

　　1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進行歸檔。

　　其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機密更有嚴格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

　　2.安全性：檔案管理工作無小事。

　　無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

　　(二)文書檔案管理的重要性

　　1.為企業(yè)或單位正確決策提供經驗或借鑒

　　由于檔案中所記錄的內容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經驗，也有對往事的深刻反省和教訓。

　　但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。

　　這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

　　2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件

　　任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。

　　文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學合理的分析，是制定科學發(fā)展的最好參考資料和基礎。

　　二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

　　目前的檔案整理與保管工作勢必要順應時代的要求。

　　因為現階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。

　　同時，在經濟體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。

　　所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢。

　　(一)現代管理技能必須得到有效應用

　　社會進人了信息化時代，網絡環(huán)境要求各項工作都適應其內外環(huán)境。

　　在數字和網絡社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計算機技術有效的結合，勢必會提高工作的效率，達到預期的效果。

　　在對文書檔案進行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進行分類處理，并充分利用現代先進的檔案管理技術，以此來提高工作效率。

　　而且，將現代檔案管理技術應用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。

　　(二)現代整理手段必須得到有效應用

　　就日前來看，計算機技術的應用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。

　　這項工作中對計算機的運用較以前來說是一項重大的突破。

　　打破了傳統(tǒng)的紙質文書檔案的整理方法，避免了工作強度大，效率低的缺陷。

　　運用計算機對檔案進行整理就會達到事半功倍的效果。

　　三、如何做好文書檔案的整理工作

　　(一)分類方法

　　文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。

　　1.年度分類法就是根據形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。

　　運用年度分類法，要求根據文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

　　2.組織機構分類法就是根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。

　　它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

　　3.問題分類法就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

　　(二)檔案裝訂

　　檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環(huán)節(jié)。

　　一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。

　　(三)檔號章與頁碼編寫

　　檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。

　　所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。

　　重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

　　四、如何做好文書檔案的信息保管工作

　　通過計算機系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。

　　抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。

　　當然進行這種方法的時間比較靈活，可以根據工作的進度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。

　　首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。

　　這個過程可以有主要和次要之分。

　　按照一定規(guī)范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機數據庫，歸之為自學習系統(tǒng)，形成后各建詞表。

　　其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。

　　五、結論

　　新時期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進程。

　　因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實踐。

　　充分利用現有的網絡資源。

　　把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。

　　參考文獻：

　　[1]張瑋，許辰弘.與時俱進，更新觀念，做好現代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003(03).

　　[2]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009(02).

　　[3]黃靜虹.關于新時期文書檔案管理工作的思考[J].中國科技信息，2013(01).

　　文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新【3】

　　摘 要：檔案是伴隨著文件發(fā)展而產生的。

　　文件是檔案的基本，也是檔案管理的最終落腳點。

　　檔案具有真實性，反映了各個單位的工作內容和發(fā)展歷程。

　　各項工作的開展都要以檔案為依據。

　　在現代的事業(yè)管理中，合理的利用檔案是保障公司持續(xù)發(fā)展的前提。

　　檔案在現代社會發(fā)展中有著不可替代的作用，它指導著企事業(yè)單位的發(fā)展方向，為企事業(yè)單位制定對策提供依據，是對發(fā)展歷程的真實反映。

　　本文就目前文書檔案整理和保管方法的創(chuàng)新進行了詳細的論述，為社會和企業(yè)的發(fā)展提供了借鑒和參考。

　　關鍵詞：文書檔案 整理 保管方法

　　在現代社會發(fā)展的新時期，文書檔案已經成為社會各個領域廣泛應用的記錄方式。

　　所以文書檔案的整理和使用方法要緊隨時代的發(fā)展，不斷的與時俱進。

　　文書檔案工作記錄了各個企業(yè)領域的發(fā)展狀況，是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段。

　　因此做好文書的整理和保管工作是檔案管理中非常重要的一部分，相關部門要做好對文書保管方法的創(chuàng)新的工作，提高檔案的管理效率。

　　一、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　因為企事業(yè)單位的工作職能不同，所以各個單位的文件種類也不同，歸檔的范圍也各有其區(qū)別。

　　但是我們也可以從中發(fā)現它們之間的共同規(guī)律，通過他們之間的內在聯(lián)系，判斷它們對公司發(fā)展的價值。

　　經過仔細的分析我們就可以了解文檔對公司發(fā)展的價值和重要性。

　　上級文件歸檔的主要有二部分文件材料：一部分是針對本單位發(fā)的文件，如有關本單位機構、人事、職稱、工資、福利、經費、物資、獎懲等方面的批復、通知、通報，這是最重要的依據材料，有的要永久保存，有的要長期保存。

　　另一部分是國家、省、市縣各部門發(fā)的法律、法規(guī)、政策規(guī)定，以后要作為執(zhí)行的依據，要歸檔作為短期保存。

　　對單位文件資料的歸檔，不僅要發(fā)布正是的文件，對工作的總結、匯報、領導的講話等都要歸檔。

　　對重要的文檔要永久性的保存，對于一般的文檔，要做好長期保存的準備，對于作用不大的文件，也要保持其短期性的作用。

　　同級的單位或者具有聯(lián)系的單位要保持文檔之間的聯(lián)系，一般的參閱件不必歸檔，對重要的合同、協(xié)議都要進行準確的歸檔，與本單位的重要文檔要進行永久的保存。

　　下屬單位的重要文件、制度、計劃、總結、統(tǒng)計報表要歸檔，重要的長期，一般的短期。

　　具體歸檔范圍：企業(yè)的歸檔主要是黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理這四類。

　　機關事業(yè)單位按各自的歸檔范圍執(zhí)行。

　　二、文書檔案的整理方法

　　(一) 文書立卷責任部門：文字檔案一般由文書、收發(fā)人員進行收集，立卷歸檔，這是我國長期以來的立卷制度。

　　1956年4月 16日國務院《關于加強國家檔案工作的決定》中規(guī)定：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度。

　　”這一決定說明了文書立卷的重要性，確立了文書立卷是文書處理部門。

　　檔案對企事業(yè)單位起到的是一個監(jiān)督的作用。

　　一些小規(guī)模的單位沒有健全的文件管理制度，檔案工作也不規(guī)范，檔案整理工作一般都是文員在做。

　　還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無法確保檔案收集的全面性。

　　文件材料的產生規(guī)律和內在聯(lián)系都不清晰，導致檔案的內在質量不高。

　　所以建立標準的立卷制度十分必要，有關部門要明確文書檔案管理的工作。

　　(二)文書立卷的基本要求和主要方法：

　　文書立卷的基本要求是遵循文件材料形成的客觀規(guī)律，維持文件的內在聯(lián)系，對不同價值加以區(qū)別和認定，為文檔的保管和使用提供方便。

　　文書立卷的主要方法是“四分四注意”。

　　1、分年度，注意把文件形成年度和針對年度相結合。

　　一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對年度立卷，如計劃、總結、統(tǒng)計報表要按針對年度立卷。

　　2、分級別，注意上下級文件之間的密切聯(lián)系。

　　一般文件應把上級、下級與本級文件分開組卷;但請示與批復，來文與復文應與本單位文件一起組卷，轉發(fā)上級文件可以與上級文件一起分類組卷。

　　3、分類別，注意問題的專門性和問題之間的聯(lián)系，按分類方案分成若干類，如企業(yè)先按四大類分開，每一大類再按文件多少分成若干卷。

　　4、分保管期限，注意保持問題的完整性。

　　一般需要永久、長期、短期保存的文件應分別組卷，但為了保持文件間的有機聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時，保管期限從長。

　　(三)文書立卷的操作程序：

　　1、初步立卷：根據每年形成的材料數量， 剔除不歸檔文件，按“四分四注意”的方法組成案卷。

　　2、擬寫案卷題名。

　　案卷題名應當準確概括本卷文件的制發(fā)機關、內容、文種，文字應力求簡練、明確，一般案卷題名應具備作者、內容、文種三要素，如涉及重要地區(qū)的要標出地區(qū)，涉及特定時間的要標出時間。

　　3、卷內文件排列與編號

　　a卷內文件排列

　　密不可分的文件應當依序排列：正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復在前，請示在后;轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后;多種文字的同一文件，中文在前，其他文字在后;處理同一問題的文件與電報應根據內容和文件一起依次序排列;案件材料結論、決定、判決材料在前，依據材料在后。

　　一般文件可按問題或時間順序排列。

　　b裝訂的案卷要編頁號，

　　卷內文件凡有文字、圖象等頁面都應每頁編寫一個號，空白頁不編號。

　　編寫應該用阿拉伯數字每卷從1開始，文書檔案在正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。

　　不裝訂的文件編件號，要蓋檔案號章，在檔案號章內寫檔號、件號。

　　三、文書檔案的保管措施

　　計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要是使用的是比較抽象的方法，可以在月末或者年底進行分批的處理，也可以及時的對特定的單獨文件進行處理。

　　1.編制歸檔文件責任者、內容、文種的報表，并按上述分支對每個詞條給分，這些詞條我們可以預先找出一部分，其他的一部分可以通過計算機進行找出。

　　另一方面，我們可以通過對列出歸檔文件的性質，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質進行合理的歸檔。

　　2.根據現行文件的格式，確定不同的模板。

　　如模版一：責任者、內容、文種;模版二：內容、文種。

　　這樣可以為計算機的自動抽詞提供方便。

　　3.編制計算機的歸檔程序。

　　對電子文件的標題名中各個字段進行比較，對責任者、內容進行一次性的抽取，并給予相應的分數。

　　它們共同組成了編制工作的核心

　　4.每一份文檔形成電子文件后，需要在設計好的程序中運行，通過對運行后的總分數確認可以實現初步的保管期限，并對其進行人工審閱。

　　四、結束語

　　文書檔案的整理需要檔案管理人員明確自己的職責所在，確定文書檔案的管理范圍。

　　本文通過對文書檔案的管理的基本要求和歸檔方法的詳細闡述，提出了對檔案創(chuàng)新保管方法。

　　做好文書檔案的管理工作要與科技的手段相結合，運用計算機輔助文檔的管理，達到管理的合理性和科學性，為社會各個領域的發(fā)展提供完整的參考資料。

　　參考文獻

　　[1] 史衛(wèi)軍. 新時期檔案工作的走向[J]. 吉林水利. 2003(S1)

　　[2] 張燕. 新世紀檔案工作的創(chuàng)新[J]. 黑龍江交通科技. 2007(12)

　　[3] 田德賢. 淺談企業(yè)電子檔案的整理和保護的意義[J]. 中國新技術新產品. 2008(16)

【文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新】相關文章：

文書檔案的收集及整理10-05

文書檔案的收集及整理10-05

科技檔案保管整理簡化10-05

高校檔案管理方法創(chuàng)新10-02

文書檔案論文10-01

檔案的物質結構與檔案整理10-05

檔案整理方案10-06

檔案整理的本質與核心10-05

科技檔案的收集與整理10-05