檔案整理的本質(zhì)與核心

　　檔案整理的本質(zhì)與核心【1】

　　【摘要】歷史聯(lián)系性整理是檔案整理的核心與本質(zhì)，檔案歷史聯(lián)系指檔案的形成與完善被某種特定規(guī)律所約束而形成內(nèi)部相互聯(lián)系的關(guān)系表征，具有主、客觀統(tǒng)一性和來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)等特征，其產(chǎn)生、發(fā)展與完善經(jīng)歷“杜威十進(jìn)制”分類法、“來(lái)源原則”和“全宗理論”的應(yīng)用、電子檔案的元數(shù)據(jù)整理等過(guò)程，于此，闡述“虛擬整理”整理的技術(shù)特點(diǎn)，并從擺脫非歷史聯(lián)系因素、完善檔案整理實(shí)踐原則、檔案整理重心偏向信息整理三方面介紹其使用意義。

　　【關(guān)鍵詞】檔案整理;本質(zhì);核心

　　一、檔案歷史聯(lián)系綜述

　　(一)檔案歷史聯(lián)系的界定

　　檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明，檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。

　　檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過(guò)程中，形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系;換言之，檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束，因此具有獨(dú)特的形成過(guò)程和表征特點(diǎn)，但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀的必然聯(lián)系，稱之為檔案歷史聯(lián)系。

　　于此，闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下：第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān)，即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過(guò)程中，而檔案的形成與完善則來(lái)自社會(huì)實(shí)踐的相應(yīng)行為;第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性，即表現(xiàn)因社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的，不以個(gè)人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移;第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物，檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn)，檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于源文件之間的歷史聯(lián)系。

　　(二)檔案歷史聯(lián)系的特征

　　主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一，主要表現(xiàn)如下：其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來(lái)源于其源文件的客觀特征，即檔案歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系，具有客觀存在性;其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件，表現(xiàn)為人類思維意識(shí)對(duì)客觀實(shí)踐的主觀抽象，具有主觀描述性。

　　因此，檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體，并因檔案整理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平而存在差異，比如某些歷史聯(lián)系是客觀實(shí)踐的真實(shí)描述，而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映，所以，檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實(shí)踐和主觀意識(shí)的統(tǒng)一，將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理，加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體，付諸于特定的物質(zhì)載體，固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。

　　檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性，歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過(guò)程，歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。

　　因此，來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二，主要表現(xiàn)為：哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴(yán)謹(jǐn)性、發(fā)散性和推理性，因此解析定義歷史由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu)，并將社會(huì)實(shí)踐的踐行者界定為主體，將社會(huì)實(shí)踐的被踐行者界定為客體，以對(duì)應(yīng)時(shí)間為載體，將檔案歷史聯(lián)系界定為由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)，使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對(duì)應(yīng)。

　　二、檔案整理的核心與本質(zhì)：歷史聯(lián)系性整理

　　(一)歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生

　　檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理，回顧近現(xiàn)代檔案整理實(shí)踐，檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下：

　　民國(guó)初期因社會(huì)生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性，并未形成完整的檔案學(xué)分類理論，只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類法，機(jī)械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系，不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類;但是，部分有識(shí)之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別：

　　檔案形成于特定的歷史實(shí)踐，是社會(huì)實(shí)踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物，其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史，必須“特有要?jiǎng)t”;于此，檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準(zhǔn)，按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類，例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為：

　　分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素，有機(jī)選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體，并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性。

　　總之，歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期，主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來(lái)源聯(lián)系，使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果，最終按照時(shí)間、內(nèi)容、形式等要素分類排列，雖然未上升至一定的理論高度，但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)和奠定基礎(chǔ)。

　　(二)歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善

　　歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段，第一階段是“來(lái)源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運(yùn)用;第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實(shí)踐的應(yīng)用。

　　“來(lái)源原則”是檔案學(xué)理論的基石，指按照檔案來(lái)源或形成進(jìn)行整理與分類的原則，其特點(diǎn)是斷定檔案來(lái)源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則，指將來(lái)源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進(jìn)行保存與整理。

　　但是，不論是“來(lái)源”還是“全宗”，其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來(lái)自檔案整理實(shí)踐，尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系，強(qiáng)調(diào)并維護(hù)歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實(shí)，以歷史聯(lián)系為載體，在特定的統(tǒng)一的原則下，辨析來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等諸方面因素，為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。

　　另外，電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下，意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過(guò)程，并為計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動(dòng)變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息，將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過(guò)程用元數(shù)據(jù)記錄，具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。

　　元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理，通過(guò)整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對(duì)應(yīng)和還原相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映電子檔案記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程與形成背景。

　　三、歷史聯(lián)系整理技術(shù)：”虛擬整理”技術(shù)

　　(一)“虛擬整理”技術(shù)綜述

　　“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無(wú)關(guān)，以符號(hào)或符號(hào)的語(yǔ)法邏輯為載體，單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)。

　　“虛擬整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄，揭示并固化檔案歷史聯(lián)系，合理真實(shí)的表達(dá)檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構(gòu)成部分。”

　　虛擬整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理，而且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統(tǒng)一，換言之，“虛擬整理”技術(shù)能以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)整理軟件為載體，通過(guò)對(duì)檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序，以不破壞實(shí)體排列為準(zhǔn)則，全面、真實(shí)記錄實(shí)體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系。

　　“虛擬整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主，以計(jì)算機(jī)模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù)，人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性，保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。

　　(二)“虛擬整理”技術(shù)的使用意義

　　“虛擬整理”技術(shù)具備多向歷史聯(lián)系記錄、豐富檔案整理實(shí)踐意義及理論等特點(diǎn)，現(xiàn)將“虛擬整理”技術(shù)詳細(xì)闡述如下：其一是擺脫非歷史聯(lián)系因素對(duì)檔案整理的影響，即擺腿檔案實(shí)體排列順序的歷史聯(lián)系記錄，注重檔案文件與社會(huì)實(shí)踐過(guò)程的一一對(duì)應(yīng)，使檔案歷史聯(lián)系性整理免受保管期限、密級(jí)、載體種類等非歷史因素的影響。

　　其二是完善檔案整理的實(shí)踐原則，“來(lái)源原則”不是檔案學(xué)的至善原則，也并非歷史性原則，而“虛擬整理”技術(shù)能實(shí)現(xiàn)檔案整理從“來(lái)源原則”向歷史性原則的過(guò)渡，使歷史性原則真實(shí)完整的包容“來(lái)源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實(shí)踐重心偏向信息整理，即檔案實(shí)體管理向以檔案歷史聯(lián)系整理為核心和本質(zhì)的檔案信息整理便宜，“虛擬整理”技術(shù)作為其過(guò)程的加速器和助推器，保證此過(guò)程的穩(wěn)定與合理。

　　四、小結(jié)

　　檔案整理的本質(zhì)與核心是歷史聯(lián)系性檔案整理，其是檔案管理學(xué)理論與實(shí)踐的豐富內(nèi)容，也是正確認(rèn)知、分析、處理檔案管理其他工作的關(guān)鍵所在。

　　因此，必須正確界定檔案整理歷史聯(lián)系的界定內(nèi)涵與表觀特征，于檔案整理實(shí)踐中正確應(yīng)用“來(lái)源原則”和“全宗理論”，輔之以電子檔案元數(shù)據(jù)整理技術(shù)，并適時(shí)采取“虛擬整理”技術(shù)，保證檔案整理的合理過(guò)渡與穩(wěn)定發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理【2】

　　[摘 要]檔案在物質(zhì)結(jié)構(gòu)上有其自身的特征，在檔案整理的過(guò)程中必須要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)全面的了解，只有這樣，才能更好的保證檔案整理的效果，從而使檔案整理工作的質(zhì)量有所提高。

　　本文主要分析了檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理，以供參考和借鑒。

　　[關(guān)鍵詞]檔案;物質(zhì)結(jié)構(gòu);檔案整理

　　很早以前人們就已經(jīng)意識(shí)到檔案是一種物質(zhì)，但是檔案結(jié)構(gòu)的概念在本世紀(jì)初期才開始出現(xiàn)，所以當(dāng)前其還要不斷的發(fā)展和深化，只有這樣，才能更好的發(fā)揮其自身的作用。

　　檔案整理的過(guò)程中對(duì)檔案自身的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)比較清晰的認(rèn)識(shí)才能更好的做好這項(xiàng)工作。

　　傳統(tǒng)的檔案整理工作和現(xiàn)代的檔案管理工作存在著一定的共性，同時(shí)其也存在著一定的差異，所以在這樣的情況下，必須要對(duì)二者之間的關(guān)系有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)識(shí)。

　　一、傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理的共性

　　任何一種物質(zhì)都有其自身的結(jié)構(gòu)形式，檔案也有其結(jié)構(gòu)的特性，在檔案整理的過(guò)程中，通常可以總結(jié)出檔案自身的結(jié)構(gòu)特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化成檔案結(jié)構(gòu)，因此無(wú)論是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理還是對(duì)現(xiàn)代的電子檔案整理，都要嚴(yán)格的根據(jù)其自身的結(jié)構(gòu)特征對(duì)其進(jìn)行有效的處理。

　　在對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)了解的過(guò)程中經(jīng)歷了不同的階段，在不同的時(shí)代，人們對(duì)檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)也存在著一定的差異，因?yàn)闄n案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時(shí)代人們的認(rèn)識(shí)作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案整理工作和當(dāng)今的檔案整理工作有一個(gè)更加全面和科學(xué)的認(rèn)識(shí)，從而能夠更好的總結(jié)出自檔案整理中應(yīng)該遵循的原則。

　　二、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理

　　在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)并沒(méi)有一個(gè)十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現(xiàn)了文件之間在時(shí)間層面上的聯(lián)系。

　　當(dāng)前我們要將這些不同時(shí)期的認(rèn)識(shí)綜合在一起，才能順利的總結(jié)出不同時(shí)代人們對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)重點(diǎn)，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯(lián)系的結(jié)合體。

　　對(duì)于潛意識(shí)當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)，我們尤其要關(guān)注的一點(diǎn)就是在這樣的檔案形式當(dāng)中，文件集合是物質(zhì)形式，但是文件之間的歷史聯(lián)系是非常抽象的，它不是以物質(zhì)的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。

　　所以文件集合是其中唯一的物質(zhì)，為了使人們對(duì)這一點(diǎn)有更加充分的認(rèn)識(shí)，我們也將傳統(tǒng)檔案時(shí)代的檔案結(jié)構(gòu)形式稱作是檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

　　盡管檔案學(xué)很早就發(fā)現(xiàn)了文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征，也就是說(shuō)，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文件之間歷史聯(lián)系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則。

　　但由于傳統(tǒng)檔案整理要用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，所以我們就必須客觀地認(rèn)識(shí)到，“利用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系”是一塊“短板”，實(shí)際上它將阻礙傳統(tǒng)檔案整理在實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)文件之間歷史聯(lián)系的多維記錄。

　　因此，檔案學(xué)所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯(lián)系”，這是在“單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的意識(shí)下，傳統(tǒng)檔案整理所無(wú)法違背的又一個(gè)客觀規(guī)律。

　　三、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案整理

　　當(dāng)前人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)在不斷的深化和發(fā)展，檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的形成也就意味著人們?cè)趯?shí)際的工作中可以更好的認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中所固有的一些規(guī)律，只有這樣，才能更好的幫助中國(guó)的檔案學(xué)者在實(shí)際的工作中更好的推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

　　在“檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)――“歷史聯(lián)系的記錄”。

　　通俗地說(shuō)，檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱為“雙重物質(zhì)”。

　　千萬(wàn)不要低估了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這一變化，正是因?yàn)檫@一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點(diǎn)與規(guī)律。

　　“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認(rèn)為利用文件的物理排序來(lái)記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認(rèn)為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來(lái)記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學(xué)和實(shí)用的方法。

　　所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。

　　由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關(guān)系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的“文件集合”，轉(zhuǎn)移到了檔案雙重物質(zhì)構(gòu)成中的“歷史聯(lián)系記錄”。

　　而利用“歷史聯(lián)系的記錄”這種物質(zhì)，來(lái)專門記錄文件之間的歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理的一個(gè)必須恪守的法則。

　　“歷史聯(lián)系的記錄”在檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的出現(xiàn)，不但能將文件之間的歷史聯(lián)系用物質(zhì)的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系這一規(guī)律，實(shí)現(xiàn)過(guò)去已經(jīng)想到的但又總是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的多維記錄歷史聯(lián)系的夙愿。

　　能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個(gè)特征和規(guī)律。

　　由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實(shí)現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。

　　檔案整理將不再堅(jiān)持傳統(tǒng)的“來(lái)源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個(gè)由“來(lái)源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。

　　所以檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個(gè)最根本的基礎(chǔ)。

　　而檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這種演進(jìn)，也就成為了檔案進(jìn)化的一個(gè)規(guī)律。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　在檔案整理工作中，一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)就是要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)更加科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，在這樣的情況下，我們一定要在實(shí)際的工作中對(duì)檔案自身所具備的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)相對(duì)科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，只有這樣，才能采取有效的方法做好檔案整理，提升檔案工作的質(zhì)量。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]郭萍.淺論檔案的修復(fù)裱糊技術(shù)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2015(04)

　　[2]劉新安.檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成[J].檔案學(xué)通訊.2003(05)

　　檔案的收集與整理【3】

　　檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象。

　　檔案收集與整理工作，就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定通過(guò)一定的途徑和方法將各部門分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過(guò)程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。

　　檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　檔案是在單位管理和實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。

　　檔案的收集與整理從一定程度上來(lái)講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點(diǎn)看法。

　　一、提高認(rèn)識(shí)，明確檔案在工作中的作用

　　檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。

　　隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢(shì)發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下，把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn)，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國(guó)家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

　　二、檔案的收集與整理工作的意義

　　檔案的收集與整理工作，對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。

　　它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。

　　上承收集工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開發(fā)利用，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。

　　因此，這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進(jìn)行管理，還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。

　　檔案的整理工作，就是對(duì)檔案進(jìn)行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。

　　二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

　　三、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性

　　檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。

　　它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。

　　現(xiàn)代國(guó)外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。

　　檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。

　　檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過(guò)，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

　　四、檔案收集與整理工作中存在的主要問(wèn)題

　　一是庫(kù)房問(wèn)題。

　　檔案庫(kù)房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方，避免檔案收集后保存時(shí)，長(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象;二是由于管理不科學(xué)，致使檔案混亂，用時(shí)查找不到;三是有些人不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。

　　五、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策和措施

　　(一)做好檔案的收集與整理

　　檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

　　如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個(gè)突出問(wèn)題。

　　目前，有些人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒(méi)有效益，可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進(jìn)展緩慢，這就要求我們對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。

　　檔案整理工作，從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目?jī)纱蟛糠帧?/p>

　　檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。

　　案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。

　　系統(tǒng)化是整理工作的開始，編目是整理工作的結(jié)束;系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。

　　在實(shí)際工作中，二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。

　　(二)加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)

　　要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。

　　同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。

　　在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

　　(三)提高檔案信息管理和服務(wù)水平

　　檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。

　　人類推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開與信息利用。

　　因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

　　(四)認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制

　　只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。

　　同時(shí)，要抓住機(jī)遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)考核檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。

　　(五)注重文件材料的收集與整理

　　存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。

　　文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn);整理要符合要求，按照歸檔范圍進(jìn)行分類整理，力求整齊美觀。

　　同時(shí)，要加強(qiáng)檔案保管工作，確保檔案機(jī)密安全。

　　集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進(jìn)行科學(xué)分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

　　六、結(jié)束語(yǔ)

　　完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門類的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，把有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改善工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來(lái)源，確保檔案資源開發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

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