檔案管理和利用

時間：2022-10-08 23:25:08 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

檔案管理和利用

　　檔案管理和利用【1】

　　摘要：本文重點闡述檔案管理工作的重要性和檔案在文秘工作中

　　能發(fā)揮怎樣的重大的作用、產(chǎn)生怎樣深遠的意義，文秘人員應(yīng)如何做好檔案的管理工作，以及如何更好的利用檔案，使文秘人員在工作中更加的得心應(yīng)手，提高文秘工作的效率。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理意義檔案利用工作效率

　　檔案管理工作在知識的范疇內(nèi)有著濃縮精華，承載與融匯知識量和展示知識，并將知識的信息量轉(zhuǎn)變?yōu)槿祟悓で蟀l(fā)展壯大的能量作用。

　　因而人們常說，檔案是人類知識和文化的結(jié)晶就是這個道理。

　　檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。

　　它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。

　　檔案的管理和利用工作作為文秘工作中重要的組成部分，需要文秘人員進行深入的探討，信息社會的到來，給檔案的管理和利用工作提出了新的、更高的要求。

　　同時文秘人員也要認清社會發(fā)展的形式，運用新的、科學(xué)的管理方法，更好地做好檔案工作，讓其發(fā)揮更大的作用。

　　適應(yīng)在快速變化社會中的新的發(fā)展需要，提高文秘人員的工作效率。

　　1 檔案的起源及分類

　　1.1 檔案的起源檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。

　　提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。

　　“檔案”一詞源于清朝，在此以前在不同的朝代有不同的稱謂。

　　例如：在商朝叫做“冊”，在周朝叫做“中”，在秦朝叫做“典籍”，在漢魏以后就叫做“文書”“文案”“案牘”和“簿書”了。

　　據(jù)史料記載，清代是最早出現(xiàn)“檔案”一詞的。

　　主要見于清代檔案康熙十九年(1680年)的《起居注》中，書中記載：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也;存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字書于紙者，也呼為牌子、檔子矣。”所以，檔案一詞，沿用到現(xiàn)在，已經(jīng)有三百多年的歷史。

　　1.2 檔案的類型一般說來，檔案的類型包括以下幾種類型：

　　1.2.1 按照檔案的所屬機構(gòu)劃分。

　　按照檔案的所屬機構(gòu)可分為國家機構(gòu)檔案、事業(yè)單位檔案、企業(yè)單位檔案、黨派團體檔案等。

　　1.2.2 按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容劃分。

　　按照檔案性質(zhì)和內(nèi)容可分為行政檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、立法檔案、訴訟檔案、軍事檔案、藝術(shù)檔案、宗教檔案等。

　　1.2.3 按照檔案載體形式劃分。

　　按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案。

　　聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。

　　1.2.4 按照記錄信息方式劃分。

　　按照記錄信息方式劃分，一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。

　　1.2.5 按照常見的檔案分類。

　　根據(jù)我國檔案管理的習(xí)慣做法，一種是一般將檔案劃分為專門檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和文書檔案三大類;另一種是將檔案劃分為普通檔案和專門檔案兩大類;第三是將其劃分為社會管理檔案和科學(xué)技術(shù)檔案兩大類。

　　在每一大類下再分別繼續(xù)下分。

　　2 檔案的管理

　　2.1 檔案管理的定義檔案管理，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　2.2 檔案管理的制度檔案管理的制度包括：檔案人員崗位責(zé)任制、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案立卷歸檔制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案的開發(fā)利用、檢查與考核。

　　做好檔案的管理制度有著深遠的社會意義，比如：從當(dāng)前企業(yè)改革的現(xiàn)實要求來說，企業(yè)檔案和企業(yè)檔案工作也是不可或缺的。

　　建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革的方向，并要求全面、準確地把握“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)”這個現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征。

　　2.3 檔案管理工作的作用和意義

　　2.3.1 檔案是單位工作的查考憑據(jù)。

　　檔案是當(dāng)時當(dāng)事直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化來的，并非事后不使用另行編制的，檔案記錄了單位當(dāng)時活動的狀況，其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù)，處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果，以及管理活動的經(jīng)驗，它可以成為使人信服的歷史證據(jù)，它是任何單位連續(xù)工作必須查考的憑據(jù)。

　　2.3.2 檔案是各類活動的參考依據(jù)。

　　檔案涵蓋了單位各個時期的建設(shè)、科研、運營等各項工作活動中形成的具有價值的文獻資料，檔案中記載了各種活動的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，記錄了各方面信息，反映了各類活動情況，能在不同程度上和不同的方面為單位發(fā)展和建設(shè)提供咨詢研究、統(tǒng)計監(jiān)督的情報信息，對制訂工作計劃，檢查和總結(jié)運營情況，推廣先進技術(shù)和管理經(jīng)驗等，都是重要的參考材料。

　　2.3.3 檔案是單位資產(chǎn)組成部分。

　　檔案作為單位各項工作及其管理活動的真實歷史記錄，其價值在于其記錄中所蘊含的內(nèi)容。

　　首先檔案是單位固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

　　設(shè)備儀器、房屋及建筑物這些“硬件”在其有效使用期間離不開對其起保證與依據(jù)作用的“軟件”――檔案，兩者作為一個整體共同構(gòu)成單位的固定資產(chǎn)。

　　其次檔案是單位無形資產(chǎn)的組成部分，如黨群工作檔案、行政管理檔案、運營管理檔案及科學(xué)技術(shù)管理檔案等，它們真實記錄著單位科技水平、文化建設(shè)及管理狀況等，并伴隨單位工作、運營發(fā)展的始終，是無形資產(chǎn)的構(gòu)成要素。

　　2.3.4 檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和必要條件。

　　無論科學(xué)研究還是技術(shù)創(chuàng)新，所有的科研工作都需要借助于各種各樣的檔案資料才能更快更好地取得成果，一方面過去專門進行的科學(xué)研究的原始記錄可供現(xiàn)實研究工作直接借鑒，另一方面，從記錄廣泛豐富的經(jīng)驗中，可為各項研究活動提供試驗、觀察和理論概括基礎(chǔ)材料。

　　2.3.5 檔案機構(gòu)是單位的歷史寶庫。

　　檔案室是單位的歷史資料和特有的知識、技術(shù)等資料的庫存地，它服務(wù)于單位的各項工作，同時也是對外服務(wù)的窗口，是社會公信度最高的部門。

　　檔案管理【2】

　　摘要檔案是記載歷史的書面材料，檔案管理工作是各項事業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的環(huán)節(jié)。

　　根據(jù)“改革要有新思路、開放要有新局面、各項工作要有新舉措”的新要求和全面建設(shè)小康社會的新任務(wù)，我們廣播影視行業(yè)的檔案管理工作更應(yīng)該緊緊圍繞廣播影視的中心工作，為各級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各職能部門更好地履行職責(zé)提供全面及時周到的服務(wù)，促進廣播影視事業(yè)的快速發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞檔案管理地位和作用檔案法觀變觀念提高服務(wù)質(zhì)量

　　一、認清檔案和檔案管理工作的地位和作用

　　檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案的歷史價值在社會和經(jīng)濟發(fā)展進程中居于特殊的地位，發(fā)揮著不可替代的作用。

　　機關(guān)檔案管理工作是機關(guān)工作的重要組成部分，是上級機關(guān)檔案的重要來源。

　　抓好檔案管理工作是提高機關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　筆者所在單位檔案室收集整理保存的自建臺以來的大量文字、圖片和資料，是廣播影視宣傳、事業(yè)建設(shè)、機構(gòu)改革等歷史演變的重要依據(jù)，是研究我臺廣播電影電視事業(yè)發(fā)展歷史、推動當(dāng)前工作的珍貴信息寶庫，是廣播影視宣傳事業(yè)和機關(guān)管理工作的有機組成部分。

　　在廣播影視事業(yè)發(fā)展進程中，為廣播影視政策和法規(guī)的制定發(fā)揮了重要作用。

　　如果沒有檔案和檔案管理工作，我們的廣播影視工作如何在繼承中發(fā)展，在發(fā)展中更好地繼承;如何在前進中創(chuàng)新。

　　為此，我們要高度重視檔案管理工作，牢固樹立檔案是重要信息資源的思想，牢固樹立領(lǐng)導(dǎo)決策和各職能部門開展工作離不開檔案的思想，切實把高度重視檔案的觀念體現(xiàn)在各項實際工作中，切實解決對檔案管理工作認識不足，重視不夠，抓得不緊，落實不力等問題，促進檔案和各項事業(yè)的順利發(fā)展。

　　二、認真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，加強依法治檔

　　《檔案法》是我國檔案管理工作的第一部法律，對于完善法律法規(guī)體系，加強對檔案和檔案管理工作的統(tǒng)一管理，有效地保護和利用檔案資源，鞏固和發(fā)展檔案事業(yè)，使檔案管理工作更好地為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　今年是《檔案法》頒布實施26周年，要結(jié)合臺里業(yè)務(wù)的工作實際，充分利用各種宣傳媒體，掀起學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》的高潮。

　　通過學(xué)習(xí)宣傳，使大家了解檔案和檔案管理工作的重要地位和作用，增強全臺職工的檔案意識和遵法護法守法的自覺性，改變傳統(tǒng)的封閉的觀念，以新的觀點審視檔案和檔案管理工作，形成依法治檔的良好氛圍。

　　要做到依法治檔，一是要加大學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》的力度，明確《檔案法》中規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)。

　　通過宣傳教育，使更多的人了解檔案和檔案管理工作的重要性，愿意從事檔案管理工作。

　　同時，要把各級領(lǐng)導(dǎo)干部、文秘人員、檔案業(yè)務(wù)干部作為學(xué)習(xí)《檔案法》的重點對象抓好學(xué)習(xí)宣傳。

　　二是在貫徹執(zhí)行《檔案法》的過程中，在提高機關(guān)干部認識和行動自覺性的基礎(chǔ)上，重點依據(jù)《檔案法》，制定、貫徹和執(zhí)行適合本臺實際的檔案管理和使用規(guī)范。

　　三是要加大指導(dǎo)和檢查監(jiān)督力度。

　　檔案部門要對文件的形成、收集、整理、立卷等工作進行指導(dǎo)和檢查監(jiān)督，保證檔案來源的真實、準確、完整。

　　四是要充分發(fā)揮檔案行政管理和保管利用兩種職能，加強檔案部門的行政管理，夯實檔案工作的基礎(chǔ)，開發(fā)開放檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案室“一個中心，兩個基地”的作用，積極開展好檔案利用和保管工作。

　　三、轉(zhuǎn)變觀念，挖掘廣播影視檔案資源

　　21世紀是知識經(jīng)濟的世紀，知識經(jīng)濟正以信息化為先導(dǎo)在全世界迅猛發(fā)展，知識和信息對經(jīng)濟增長的貢獻率越來越大。

　　目前，知識經(jīng)濟迅猛地沖擊社會各個領(lǐng)域，深刻影響著社會生活的方方面面，也維系著檔案管理工作的生機和變革。

　　檔案作為一種其他信息資源不可替代、不可再生的信息資源必將發(fā)揮其重要的作用。

　　在信息化進程中，隨著辦公自動化的推進，特別是隨著信息高速公路的延伸，無紙化辦公將成為發(fā)展的必然趨勢。

　　將檔案部門與INTERNT連接起來，實現(xiàn)資源共享，是檔案部門多年來的夢想，也是時代發(fā)展對檔案管理工作提出的要求。

　　如果我們能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)全區(qū)各級廣播影視部門檔案信息聯(lián)網(wǎng)，將是新疆廣電系統(tǒng)寶貴的信息資源與財富。

　　工作中需要什么樣的信息資源，只要進入檔案管理網(wǎng)絡(luò)，用鼠標(biāo)簡單點幾下，所需要的信息將一覽無遺。

　　為此，加強INTERNET技術(shù)在廣電傳輸中心檔案管理工作中的結(jié)合運用，對于改變檔案開放利用不夠，閑置無人問津的狀況，更好發(fā)揮傳輸中心現(xiàn)有儲備資料信息，實現(xiàn)本系統(tǒng)檔案部門之間的資源共享，轉(zhuǎn)換檔案管理員的檔案保管員角色，建立檔案文件生產(chǎn)者、檔案管理者與檔案利用者一體化的新格局，開辟檔案管理工作的新領(lǐng)域，挖掘和利用廣播影視檔案資源都具有重大的現(xiàn)實和歷史意義。

　　四、加強自身建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量

　　檔案作為一種信息資源，只有充分利用，才能最大限度地發(fā)揮它的作用。

　　廣電傳輸中心的檔案管理工作是機關(guān)工作的一個窗口，檔案的出發(fā)點和落腳點都是通過信息反饋、與文書處理部門密切配合，做好文件材料的整理工作。

　　這為領(lǐng)導(dǎo)進行決策特別是進行重大決策、提供資料數(shù)據(jù)和依據(jù)，檔案管理工作也以此來實現(xiàn)信息資源價值。

　　因此，要實現(xiàn)這一目標(biāo)，首先要為各級領(lǐng)導(dǎo)的正確決策服務(wù)。

　　為確保廣播影視業(yè)改革與發(fā)展的順利進行，各級領(lǐng)導(dǎo)民主科學(xué)的決策，都需要通過比較和反復(fù)論證各類檔案信息，制定出符合實際又切實可行的對策和方案。

　　首先，長期工作實踐中積累的大量有關(guān)廣播影視行業(yè)建設(shè)發(fā)展、行政管理等檔案信息是科學(xué)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，具有重要參考價值和憑證作用的檔案信息是領(lǐng)導(dǎo)者決策的參謀部和智囊?guī)臁?/p>

　　其次，要為改革發(fā)展服務(wù)。

　　近年來，新疆的廣播影視改革不斷向縱深發(fā)展，機關(guān)處(室)的職能和編制等發(fā)生了深刻變化。

　　作為基層機關(guān)檔案部門應(yīng)密切關(guān)注改革的發(fā)展趨勢，做到想改革所想，急改革之所急，供改革所需。

　　具體是要做到及時為廣播影視改革提供全面的檔案資料;努力做好資料的收集、整理、保管和利用等工作。

　　再次是為廣播影視系統(tǒng)和本局的重大活動服務(wù)。