電子文件及電子檔案管理

時間：2022-10-01 09:24:53 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

相關(guān)推薦

電子文件及電子檔案管理

　　隨著信息化時代的發(fā)展，檔案的管理都趨向信息化，電子文件及電子檔案管理，小編為各位檔案管理專業(yè)的同學(xué)獻(xiàn)上，歡迎大家閱讀分析人事檔案管理的困境與出路!

　　【摘要】 概述了電子文件在日常經(jīng)營活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄;電子檔案管理旨在電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等管理活動。全方位為單位生產(chǎn)、管理及建設(shè)項目提供利用,并為電子檔案管理發(fā)展服務(wù),是電子檔案管理的主要價值所在。

　　【關(guān)鍵詞】 電子文件管理;利用;保存;電子檔案管理人員的培養(yǎng)

　　一、電子文件的特性

　　電子文件是人們在社會活動中形成,以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料,主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。電子文件隨時產(chǎn)生,隨時更改,存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中,它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中,文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化,電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行快速、便捷的自由組合分類。

　　二、電子文件的管理

　　首先,重視電子文件的歸檔工作。強(qiáng)化人們對電子文件歸檔管理的意識,各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把電子文件的歸檔提上議事日程,重視、強(qiáng)化電子文件的歸檔管理,要形成以組織機(jī)構(gòu)為保障、辦公室綜合檔案室為軸心、各部門為節(jié)點的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,真正做到職責(zé)明確、上下聯(lián)動、保障有力。電子文件與紙質(zhì)文件一樣,同樣涉及保密、安全、管理、歸檔、利用等問題,與紙質(zhì)文件具有同等作用。不僅要加強(qiáng)對這方面專業(yè)知識的學(xué)習(xí),應(yīng)積極與相關(guān)技術(shù)人員和形成電子文件的部門加強(qiáng)聯(lián)系,提前介入,并按照歸檔的要求,開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào),協(xié)助制定有關(guān)制度,保證電子文件的歸檔質(zhì)量。完善電子文件歸檔制度、做好電子文件的歸檔工作,電子文件來源廣泛,形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人,還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度,并列入信息管理工作程序,在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時,還要布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

　　其次,加強(qiáng)收集整理工作。電子文件的收集是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ),電子文件的特性決定了其收集、整理的范圍、方法和要求不同于紙質(zhì)檔案。當(dāng)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動檢索要求或從保留文件重要修改過程的信息來考慮時,則應(yīng)對起輔助作用或正式作用的草稿文件進(jìn)行收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系,尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件應(yīng)該制定嚴(yán)格的措施,必要時應(yīng)在收集整理過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或制成縮微品,避免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。我公司從制度著手,制定了《電子文件歸檔與暫行規(guī)定》,從資料收集開始就落實到責(zé)任人,確保了電子文檔的真實性、完整性、系統(tǒng)性。

　　三、電子文件的利用

　　在檔案網(wǎng)絡(luò)化條件下,查詢檔案信息、利用檔案內(nèi)容的手段發(fā)生了根本變化。檔案工作人員要運用信息技術(shù)手段和新的管理辦法來實現(xiàn)有效的服務(wù),按照檔案管理現(xiàn)代化的要求,實現(xiàn)文書檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案的電子檢索,降低人為因素在文件歸檔工作中的影響,發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢,提高工作效率。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),為方便快捷服務(wù)創(chuàng)造條件。按照國家檔案局制定的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》統(tǒng)一管理,建立電子檔案管理制度,實現(xiàn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化,以便使各類文件管理系統(tǒng)都能和檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密連接起來,以便將來電子目錄進(jìn)入檔案部門后實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)到資源共享。檔案信息化是國家信息化建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化可為各行業(yè)、單位提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù),逐步形成決策咨詢系統(tǒng),對實現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動作用。

　　四、電子文件的保存問題

　　電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場的影響,不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。由于電子文件形成的時間短,缺乏實際保存的驗證,電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對于長久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。建議磁盤每2年、光盤每5年復(fù)制一次并按原來編號保存。

　　五、電子檔案管理人員的培養(yǎng)

　　首先,重視吸納專業(yè)型的人才充實到檔案管理隊伍中來。其次,加大現(xiàn)有培訓(xùn)力度,采取走出去和引進(jìn)來的雙向方式,開展電子計算機(jī)知識、數(shù)字信息技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn),盡快解決電子檔案管理人才緊缺的現(xiàn)狀。最后,適時組織人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,切實提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]國家檔案局令[1999]第5號《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》

　　[2]中國人民大學(xué)檔案學(xué)院檔案系計算機(jī)應(yīng)用教研組編.《檔案管理與計算機(jī)參考資料》[M].檔案出版社,北京:1986

　　相關(guān)閱讀：

　　論高校檔案管理創(chuàng)新

　　企業(yè)檔案管理的思考

　　淺談電子檔案管理

　　家庭檔案管理

【電子文件及電子檔案管理】相關(guān)文章：

電子文件檔案管理10-08

電子文件檔案管理的問題與對策論文10-09

淺談檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程10-06