電子文件檔案管理
電子文件檔案管理【1】
[摘 要]近年來(lái)，電子文件的歸檔管理受到了空前重視，但由于受觀念、技術(shù)和法律等各種原因的影響，情況并不理想。
業(yè)內(nèi)人士開(kāi)展的相關(guān)調(diào)查顯示，在基層單位游離于檔案管理視線之外的電子文件仍占絕大多數(shù)，電子文件的歸檔管理情況不容樂(lè)觀。
[關(guān)鍵詞]電子文件 檔案管理
隨著人類進(jìn)人信息社會(huì)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展.由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對(duì)人類社會(huì)的作用與意義越來(lái)越大，一個(gè)數(shù)字化地球正日益展現(xiàn)在我們面前。
人類社會(huì)信息的生成，也由單一的傳統(tǒng)環(huán)境逐漸向主要由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的數(shù)字化環(huán)境過(guò)渡。
由此，新的數(shù)字化信息在人類社會(huì)中起著越來(lái)越重要的作用，并向人類杜會(huì)提出了新的挑戰(zhàn)。
電子文件，作為一種數(shù)字化信息，從其產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用等各個(gè)方面都向檔案界提出了一系列新的課題。
一、電子文件的特性
1.非人工識(shí)讀性。
非人工識(shí)讀是指電子文件載體上所記錄的信息是人們無(wú)法直接閱讀理解的，必須借助于特定的工具來(lái)識(shí)別。
因此，將這一特征稱為“非直讀性”。
2.生成環(huán)境依賴性。
非人工識(shí)讀性使得電子文件的生成、處理、閱讀、使用必須依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)。
3.信息與載體的可分離性。
綜合各種論述，我們認(rèn)為信息與載體的可分離性是電子文件相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的一個(gè)重要而顯著的特點(diǎn)。
4.易變性。
電子文件的易變性表現(xiàn)在內(nèi)容易變、載體易變和環(huán)境易變?nèi)齻�(gè)方面。
(1)電子文件的內(nèi)容易于改動(dòng)和操作。
由于存在信息與載體的“可分離性”，人們?cè)趯?duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)操作時(shí)無(wú)需顧及其記錄層面和物理層面載體所發(fā)生的變化，因?yàn)橛尚畔?nèi)容到載體之間的“映射”是“自由的”、由系統(tǒng)自動(dòng)完成的。
因此，我們可以隨心所欲地改變文件的內(nèi)容和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，比如對(duì)文本信息進(jìn)行剪切、復(fù)制、粘貼，插入表格、圖形或音頻，對(duì)圖像文件進(jìn)行調(diào)色處理，對(duì)音頻文件重新壓縮，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件動(dòng)態(tài)更新，對(duì)多種類型的信息進(jìn)行集成處理等等，這些操作在應(yīng)用軟件平臺(tái)上都可以很方便地完成，并且通常可以逆轉(zhuǎn)。
(2)電子文件的存儲(chǔ)載體極易改變。
一方面，磁電介質(zhì)和光電介質(zhì)的性能不穩(wěn)定，其物理壽命(保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)不丟失的時(shí)間)遠(yuǎn)不如紙張，在氧化作用或物化環(huán)境的影響下，很容易發(fā)生文件信息的丟失或改變現(xiàn)象;另一方面。
技術(shù)的發(fā)展使存儲(chǔ)設(shè)備不斷更新?lián)Q代，新的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)逐漸失去對(duì)老式存儲(chǔ)設(shè)備的兼容性，為保證電子文件信息的長(zhǎng)期有效，必須及時(shí)不斷地將電子文件從老的存儲(chǔ)載體轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)載體，這種存儲(chǔ)載體的升級(jí)，也可能帶來(lái)信息的失真。
(3)電子文件的生成環(huán)境不斷變化。
隨著技術(shù)的發(fā)展，電子文件賴以生存的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件平臺(tái)不斷升級(jí)，硬件環(huán)境的系統(tǒng)配置及其性能不斷提高，新的信息編碼規(guī)范、信息記錄方式和文件格式不斷問(wèn)世。
由于電子文件對(duì)生成環(huán)境具有依賴性，將電子文件從舊的生成環(huán)境向新的環(huán)境遷移成為電子文件長(zhǎng)期保管的常規(guī)任務(wù)，而在技術(shù)環(huán)境的遷移過(guò)程中，將不可避免地發(fā)生信息的損失、變異現(xiàn)象。
5.結(jié)構(gòu)復(fù)雜性。
相比傳統(tǒng)形態(tài)的文件，電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性主要表現(xiàn)在:(1)電子文件個(gè)體存在縱向結(jié)構(gòu)。
從“內(nèi)容信息”到作為信息記錄方式的“數(shù)字代碼序列”，再到固化數(shù)字代碼序列的“存儲(chǔ)載體”，電子文件呈現(xiàn)出縱向?qū)咏Y(jié)構(gòu)，各個(gè)層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，通過(guò)專門的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
而對(duì)紙質(zhì)文件而言，內(nèi)容與載體通過(guò)書(shū)寫或刻印融合于一休，成為不可分割、不易變化的整體，結(jié)構(gòu)清晰單一。
(2)電子文件內(nèi)容具有集散性。
一份電子文件的信息內(nèi)容可以由不同的內(nèi)容要素集合而成，這些內(nèi)容要索可以源自不同的系統(tǒng)(如:OA系統(tǒng)、MIS系統(tǒng)、GLS系統(tǒng)等)、系統(tǒng)的不同組成部分、不同的數(shù)據(jù)庫(kù)及不同的物理位置。
(3)電子文件具有與環(huán)境的關(guān)聯(lián)性。
對(duì)電子文件而言，生成、處理和顯現(xiàn)這些內(nèi)容的軟件程序和背景信息與表達(dá)作者意圖的文件內(nèi)容同等重要。
孤立保存的電子文件，會(huì)因?yàn)橹С中攒浖完P(guān)聯(lián)信息的缺乏而無(wú)法正確識(shí)讀和保存，因此，描述電子文件格式、結(jié)構(gòu)、來(lái)源、職能、技術(shù)參數(shù)、軟硬件環(huán)境等信息的元數(shù)據(jù)成為電子文件不可或缺的組成部分。
6.多種媒體的集成性。
多種媒體集成是電子文件不容爭(zhēng)議的重要特點(diǎn)。
電子文件可以將文字、圖片、動(dòng)畫、音頻、視頻、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)乃至程序指令等集成于同一個(gè)文件體，從而在文件展現(xiàn)過(guò)程中圖文并茂，具備傳統(tǒng)文件無(wú)法比擬的超鏈、檢索、互動(dòng)等功能。
二、電子文件檔案管理策略
1.對(duì)電子文件管理流程加以優(yōu)化
相關(guān)管理活動(dòng)有序組合。
電子文件管理流程不是對(duì)手工管理流程的復(fù)制和模擬，而應(yīng)根據(jù)電子文件技術(shù)特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效處理數(shù)據(jù)、一次輸入多次輸出、可并行作業(yè)等優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建更為科學(xué)高效新流程，具體落實(shí)全程管理和前端控制。
2.以電子文件管理軟件為中心實(shí)施管理
電子文件技術(shù)特點(diǎn)和隨之而來(lái)的管理問(wèn)題都直接或間接地起源于系統(tǒng)，而最后解決途徑也都要?dú)w結(jié)到系統(tǒng)設(shè)計(jì)上。
在電子文件管理體系中，管理系統(tǒng)(主要是軟件)處于中心位置，沒(méi)有系統(tǒng)管理對(duì)電子文件而言是不可想象的。
設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)是相關(guān)管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法的執(zhí)行者，是電子文件管理活動(dòng)重要的承擔(dān)者，是全程管理、前端控制和流程優(yōu)化的根本保證。
三、結(jié)束語(yǔ)
電子文件以其全新的形式和要求進(jìn)入了文件、檔案管理領(lǐng)域，對(duì)電子檔案管理工作人員提出了更新更高的要求。
電子檔案管理工作要趕上時(shí)代步伐，適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動(dòng)化的時(shí)代需要，為社會(huì)提供更好更有效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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[3]華林編著.《新編科技檔案管理學(xué)》.云南大學(xué)出版社,2001
電子文件檔案管理【2】
摘 要：現(xiàn)今是信息時(shí)代，辦公標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化也逐漸完善。
在先進(jìn)的技術(shù)及管理方式下，電子文件大量涌現(xiàn)。
本文從電子文件檔案化管理的含義、特點(diǎn)入手，重點(diǎn)分析電子文件檔案化管理的要點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;要點(diǎn)
近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。
辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，政府部門使用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，隨著辦公自動(dòng)化和“無(wú)紙化辦公”的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件將逐漸被電子文件所替代，電子文件大量涌現(xiàn)。
然而電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。
面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
一、電子文件檔案化管理的含義
所謂的電子文件檔案化管理，指的是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立相應(yīng)的電子文件檔案庫(kù)，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件檔案化管理模式是采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開(kāi)放、靈活的手段來(lái)管理電子文件檔案。
專業(yè)檔案部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)本單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)移動(dòng)傳輸介質(zhì)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門計(jì)算機(jī)中，在必要時(shí)檔案信息還應(yīng)脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問(wèn)。
檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。
檔案管理部門提供信息查詢功能，以確保檔案的完整與安全。
二、電子文件檔的優(yōu)勢(shì)
1.電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案在歸檔時(shí)間上的優(yōu)勢(shì)。
電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過(guò)移動(dòng)傳輸介質(zhì)傳送給檔案部門，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。
這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2.電子文件的歸檔的優(yōu)勢(shì)。
電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。
因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3.電子文件在保管方式上的優(yōu)勢(shì)。
電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。
檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4.電子文件的分類、編目等管理方式的優(yōu)勢(shì)。
因?yàn)殡娮游募奶厥庑�，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。
技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。
用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞， 即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件， 從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
三、電子文件檔案化管理的要點(diǎn)
1.確保電子檔案載體的存放環(huán)境。
電子檔案載體應(yīng)存放在防磁性能好的專用柜架內(nèi)，環(huán)境溫度可控制在15℃-24℃之內(nèi)，濕度保持在45%-60%之間。
同時(shí)注意防塵、防火、防有害氣體等庫(kù)房“七防”工作。
2.做好備份工作。
由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點(diǎn)，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。
這需要切實(shí)做好以下二個(gè)方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開(kāi)保管，以免電子檔案載體意外損壞。
另一方面針對(duì)電子檔案載體壽命短的特點(diǎn)，最好每隔3年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。
3.解決好電子文件的保存問(wèn)題。
由于電子文件是新生事物, 產(chǎn)生的時(shí)間短, 目前還缺乏實(shí)際存儲(chǔ)效果的驗(yàn)證。
對(duì)于需要長(zhǎng)久保存的電子文件, 應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制, 防止信息丟失。
在電子文件長(zhǎng)久性留存問(wèn)題尚未徹底解決之前, 電子檔案可與紙質(zhì)檔案并存。
待電子檔案存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)一步改進(jìn)之后, 對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案, 可采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主, 紙質(zhì)載體歸檔為輔的做法; 對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案, 可采取以紙載體歸檔為主, 磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。
這樣不但能提高檔案管理工作效率, 優(yōu)化館藏, 也能減少庫(kù)存檔案的體積, 緩解庫(kù)房緊張狀況。
鑒于目前電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性, 為確保數(shù)據(jù)安全, 電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案保存可采取“雙軌制”,歸檔文件實(shí)行“兩套制”,即紙質(zhì)文件與電子文件兩種不同類型的文件一起歸檔, 以形成內(nèi)容相同的兩套檔案。
歸檔時(shí)應(yīng)使用不同的編目方法和存儲(chǔ)裝具, 檔案部門應(yīng)分別在紙質(zhì)檔案和電子檔案的目錄“備注”項(xiàng)中注明相對(duì)應(yīng)的文件檔號(hào)及存址, 以便使用時(shí)參照互補(bǔ)。
4.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作。
檔案工作者為保護(hù)電子文件的原始性, 可通過(guò)技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件, 即只能讀不能寫、不可更改的文件。
對(duì)于電子文件真?zhèn)蔚恼鐒e問(wèn)題, 筆者認(rèn)為電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼,使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。
當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時(shí), 只知道該文件內(nèi)容,而無(wú)法知道該文件的條碼, 同樣, 只有具備隱形條碼的電子文件才是原件, 才能作為憑證或依據(jù)使用。
檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與電子文件一同歸檔, 以維護(hù)電子文件的權(quán)威性, 并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語(yǔ)
電子文件檔案化管理對(duì)檔案部門、對(duì)電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。
檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，應(yīng)和技術(shù)部門、 法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理、檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開(kāi)展， 為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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