- 相關(guān)推薦
淺談檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程
大學(xué)是學(xué)生時(shí)代最美好而自由的時(shí)光。然而，每個(gè)大學(xué)生要畢業(yè)就必須得面對(duì)畢業(yè)論文這個(gè)坎兒，許多大四學(xué)生對(duì)如何寫論文是一頭霧水。下面文書幫小編給大家?guī)硪黄撐姆段�，歡迎閱讀！
摘要：在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，是新時(shí)期對(duì)檔案工作的基本要求，電子文件在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，是檔案管理工作現(xiàn)代化的體現(xiàn)。先對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行科學(xué)劃分收集整理，給予真實(shí)性、完整性、有效性的初步鑒定，然后分別對(duì)文本、聲像等電子文件進(jìn)行歸檔，最后審核入檔。
關(guān)鍵詞：電子文件;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用
在檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，是新時(shí)期對(duì)檔案工作的基本要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著醫(yī)療改革地日益深化，也對(duì)醫(yī)療單位檔案管理工作提出新的要求，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。
辦公環(huán)境數(shù)字化的普及，使檔案信息資源成為其必須依托的載體，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和利用，是檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。為了更好地服務(wù)于醫(yī)療工作，將檔案信息資源數(shù)字化成為醫(yī)療事業(yè)的管理和發(fā)展的重要手段。
一、歸檔電子文件的收集積累
面對(duì)多種多樣的各類電子文件，首先進(jìn)行科學(xué)地分類劃分。電子文件可實(shí)時(shí)收集，其歸檔范圍應(yīng)當(dāng)參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍，包括文書和醫(yī)療業(yè)務(wù)工作的電子文件，同時(shí)注意將電子文件存貯的載體及電子文件產(chǎn)生的外部環(huán)境和元數(shù)據(jù)保存起來，形成有機(jī)的結(jié)合體，保證電子文件不遺漏、不散失。
二、歸檔電子文件的初步鑒定
對(duì)平時(shí)收集的電子文件歸檔前，必須認(rèn)真鑒定其真實(shí)性、完整性、有效性，確保歸檔電子文件符合要求。
第一，真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。真實(shí)性是對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其與形成時(shí)原始狀況的一致。電子文件的真實(shí)性不易判斷和確認(rèn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們可根據(jù)字體、印跡甚至字跡、紙張對(duì)其原始性加以分析，而電子文件的生產(chǎn)由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，已沒有了這種原始狀態(tài)。電子文件是高科技的產(chǎn)物，我們可通過技術(shù)措施，如加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防火墻及防寫措施等，來有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子文件制作和管理人員的管理，提高人員職業(yè)道德和素質(zhì)，建立管理記錄系統(tǒng)等舉措，確保真實(shí)性。
第二，完整性是電子文件價(jià)值的重要保障。完整性是要求相關(guān)文件數(shù)量齊全;每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息和元數(shù)據(jù)沒有缺損，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損，建立收集積累制度;設(shè)立一個(gè)電子文件暫存空間，及時(shí)把沒有歸檔的文件集中保存起來，以備鑒定歸檔;在處理過程中對(duì)必要的背景信息項(xiàng)目作出規(guī)范化的要求，隨時(shí)登記;制定電子文件元數(shù)據(jù)管理規(guī)范，在電子文件歸檔和移交時(shí)，及時(shí)按要求對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行登陸和說明，來更好地維護(hù)電子文件的完整性。
第三，有效性是其存在和保存價(jià)值的基礎(chǔ)。有效性是電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。如果文件不能順利讀出，再有價(jià)值的東西也失去了存在的意義。我們平時(shí)應(yīng)對(duì)產(chǎn)生這些文件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)資料和軟件編碼進(jìn)行收集，并采取措施妥善保管;及時(shí)遷移另存數(shù)據(jù)，防止存儲(chǔ)介質(zhì)的過時(shí)。
三、文本型電子文件的歸檔
文書檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)各單位檔案工作的重要內(nèi)容之一。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使文書檔案產(chǎn)生初期，即文件的產(chǎn)生便來自于電子文件計(jì)算機(jī)，文書檔案多數(shù)以文本文件的形式存在，用文字處理軟件(如WPS、Word等)生成，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件，因此，文書檔案就成為電子文件歸檔的重頭戲。
首先對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔。在電腦硬盤中選擇一個(gè)非操作系統(tǒng)所在分區(qū)(如D區(qū)等)，建立一個(gè)總文件夾，可將其命名為“××醫(yī)院歸檔電子文件”。在這個(gè)總文件夾下建立若干個(gè)子文件夾，分別用于存放不同年度的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××醫(yī)院××年度歸檔電子文件”。采用保管期限分類法，設(shè)立3個(gè)文件夾，分別將文件夾改名為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。參見紙質(zhì)檔案的分類方法將其對(duì)應(yīng)的文本型電子文件保存到相應(yīng)的文件夾內(nèi)。還需存放“說明文件”、“類目表文件”、“著錄文件”信息。
同時(shí)生成的文本型電子文件歸檔文件目錄注有文書登記號(hào)、文件標(biāo)題、檔號(hào)、類別代碼等，是檔案檢索的重要工具，有利于迅速方便地檢索電子檔案具體內(nèi)容。使查閱更加方便。
然后再進(jìn)行物理歸檔。電子文件按規(guī)定的要求進(jìn)行鑒定、分類、編號(hào)后，將已歸檔的電子文件集中、拷貝至耐久性好載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
四、聲像等其他類型電子文件的歸檔
聲像檔案是以音響、圖像等方式通過特殊載體記錄各種信息的的電子檔案。醫(yī)療單位在管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常產(chǎn)生圖文并貌的聲像資料，它具有直觀感、真實(shí)感，更具有說服力。將有保存價(jià)值的聲像等其他類型的電子文件合理分類，按載體的不同種類進(jìn)行分類組卷，再按保管期限的不同分開，同屬一類的按歸檔時(shí)間順序編號(hào)，并在卷內(nèi)目錄和文字說明中同時(shí)注明與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的參見號(hào)。編制歸檔電子文件目錄，建立登記入冊(cè)手續(xù)。
五、電子文件的歸檔審核
各歸檔單位按照歸檔的項(xiàng)目對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的鑒定與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，全部鑒定合格后由分管歸檔管理工作的領(lǐng)導(dǎo)簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。
醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的發(fā)展緊隨時(shí)代信息化建設(shè)這一歷史洪流，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化可以解放和發(fā)展生產(chǎn)力，提高檔案管理利用的工作效率，充分利用好檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，對(duì)醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn)：
1、包文輝.衛(wèi)生檔案工作指南[M].中國(guó)文史出版社,2006.
2、張婧.檔案工作指南[M].學(xué)苑出版社,2006.
3、湯毅,張賀.對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理的思考[J].中國(guó)醫(yī)院管理,2004(6).
【淺談檔案管理中電子文件的應(yīng)用流程】相關(guān)文章：
電子文件及電子檔案管理10-01
電子文件檔案管理10-08
淺談建筑工程電子文件檔案管理論文10-08
淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用10-05
電子文件檔案管理探究09-30
淺談電子檔案管理09-30