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淺析高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的探索與思考
隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大和教育教學(xué)的全面深化改革,二級學(xué)院的發(fā)展顯得尤為重要,而教學(xué)檔案作為二級學(xué)院發(fā)展和改革的真實記錄,是極為重要的信息資源,所以加強二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理已然成為高校檔案管理工作需要嚴肅思考的問題。
摘要：教學(xué)檔案是高等學(xué)校發(fā)展記憶的基石，是高等學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。以哈爾濱工程大學(xué)動力與能源工程學(xué)院為例，探討了教學(xué)檔案的管理工作，以及如何服務(wù)支撐學(xué)科、專業(yè)建設(shè)等，以期為國內(nèi)同類高校提供借鑒與參考。
關(guān)鍵詞：高校;二級學(xué)院;教學(xué)檔案;管理
一、高校教學(xué)檔案管理的特點
教學(xué)檔案是高等學(xué)校發(fā)展記憶的基石，是高等學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄，作為一種重要的信息資源，高校檔案的質(zhì)量和完整程度影響到高等教育甚至整個社會記憶的留存。教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案既是高等學(xué)校教學(xué)工作的基本要求，也是衡量學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理質(zhì)量的重要標志。
二、教學(xué)檔案的界定
教學(xué)檔案不同于其他類型的檔案，它具有很強的專業(yè)性和多樣性的特點，這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一種很復(fù)雜的實踐活動，記錄這一實踐活動的教學(xué)檔案內(nèi)容也是十分復(fù)雜和多種多樣的。紙制教學(xué)檔案包括人才培養(yǎng)案、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教學(xué)文件、教材、試卷、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計任務(wù)書、開題報告、實驗報告、實習(xí)筆記及各種教學(xué)活動的記錄等等，非紙制檔案有錄音、圖片、多媒體課件等多種聲像資料，此外，還有重大教學(xué)活動如學(xué)術(shù)交流、特殊報告、研究生入學(xué)復(fù)試試卷、面試記錄等都是需要存檔的教學(xué)檔案。
三、教學(xué)檔案的歸檔范圍
第一，上級機關(guān)和學(xué)院發(fā)的文件，按年度分類整理，裝訂成冊，長期保留。
第二，人才培養(yǎng)案、教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教學(xué)文件、教材、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計任務(wù)書、開題報告、多媒體課件等多種聲像資料、學(xué)術(shù)交流、特殊報告、研究生入學(xué)復(fù)試試卷、面視記錄等長期保留。
第三，實驗報告、實習(xí)筆記、學(xué)生選課、參加各種國家考試報名的相關(guān)資料、教師停調(diào)課申請、本科生試卷等周期保留。
第四，學(xué)籍檔案、學(xué)生花名冊、學(xué)生課表、學(xué)生原始成績單、教師任課一覽表、學(xué)科申報材料、學(xué)位點申報材料、教材使用情況記錄、專業(yè)建設(shè)、申報新專業(yè)的有關(guān)材料、典型教案、試講記錄、聽課記錄(領(lǐng)導(dǎo)、專家、督學(xué))等長期保存。
第五，各種教學(xué)獎勵申報材料、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、教學(xué)評估材料、科學(xué)研究立項、科研報告、成果鑒定等材料長期保存。
四、教學(xué)檔案與教學(xué)評估
1.教學(xué)評估中教學(xué)檔案管理存在的問題
(1)基層教學(xué)單位對于教學(xué)檔案管理的工作重視不夠，對于存檔范圍不清楚，導(dǎo)致原始教學(xué)檔案缺失較多。
(2)教學(xué)檔案存檔法律責(zé)任意識差，認為教學(xué)檔案試卷、論文存檔是為了上級機關(guān)檢查。
(3)教育、教學(xué)管理會議、事件沒有建檔。
(4)學(xué)生實踐教學(xué)活動資料沒有存檔。
(5)存檔的教學(xué)檔案沒有規(guī)范。
2.教學(xué)檔案在教學(xué)評估中的作用
(1)原始的教學(xué)檔案是學(xué)校辦學(xué)發(fā)展的歷史見證，是學(xué)校辦學(xué)水平的最好的佐證材料，它能充分體現(xiàn)學(xué)校的辦學(xué)理念、辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量，它隨學(xué)校的發(fā)展而逐步積累，是知識和信息儲存的一種形式，作為歷史真跡的證明，為教學(xué)評估起到了支撐作用。
(2)教學(xué)檔案能真實、系統(tǒng)、全面和完整地體現(xiàn)高等學(xué)校本科教育的辦學(xué)特色，教學(xué)評估提升了高等學(xué)校教學(xué)檔案的價值，促進了高等學(xué)校對教學(xué)檔案管理工作的高度重視，意識到了做好教學(xué)檔案存檔工作是做好教學(xué)工作的重要條件之一。教學(xué)評估工作為師生員工做好教學(xué)檔案歸檔起到了很好的宣傳作用，增強了檔案歸檔意識。
(3)教學(xué)檔案是體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)特色、專業(yè)特色、建設(shè)與發(fā)展總體目標和定位、學(xué)科優(yōu)勢及實施“質(zhì)量工程”等方面的基礎(chǔ)性依據(jù)。
3.教學(xué)檔案在教學(xué)評估中存在的問題的原因分析
(1)師生員工對教學(xué)檔案的重視程度不到位，檔案意識薄弱，機關(guān)、院系、基層學(xué)術(shù)組織責(zé)任不清，規(guī)章制度不健全。
(2)各種教學(xué)檔案材料收集不齊全，整理不規(guī)范，學(xué)院沒有明確的歸檔范圍和要求，無章可循，一些重要的教學(xué)活動的檔案沒有保留，甚至個別人認為保留教學(xué)檔案只是為了應(yīng)付上級機關(guān)檢查。
(3)教學(xué)檔案管理工作人員隊伍不穩(wěn)定。院系教學(xué)檔案管理工作人員很少有專職人員，大部分是教務(wù)部門教學(xué)秘書兼職。因為教學(xué)管理人員更換頻繁，教學(xué)管理人員、教學(xué)檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定。同時，由于兼職人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，影響了教學(xué)檔案的管理質(zhì)量。
(4)教學(xué)檔案管理手段落后，管理手段還停留在人工保管和手工操作階段。通過評估，教學(xué)檔案管理人員認識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，在教學(xué)評估工作中，檔案需求量大，利用率高，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理辦法已經(jīng)不能適應(yīng)快速檢索的要求。因此，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化是時代發(fā)展、社會進步的大勢所趨。
(5)缺少教學(xué)檔案管理的法律責(zé)任意識，基層管理人員對教學(xué)檔案管理意識不夠，認為教學(xué)檔案存檔就是為了應(yīng)付上級機關(guān)檢查。
五、二級學(xué)院教學(xué)檔案管理策略
1.提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)
(1)教學(xué)檔案管理人員要具備良好的思想政治素質(zhì)和修養(yǎng)。高等學(xué)校的人才培養(yǎng)不單是教師的授課工作，也包含教學(xué)管理、教輔人員的工作，教學(xué)檔案管理人員是教學(xué)管理人員的重要組成部分，雖然不直接進行教學(xué)管理，但由于處在教學(xué)管理一線，工作中會與學(xué)生發(fā)生聯(lián)系，其工作態(tài)度、言行舉止對學(xué)生同樣產(chǎn)生重要影響。因此，教學(xué)檔案管理人員必須具備良好的思想政治素質(zhì)，要樹立科學(xué)正確的世界觀和人生觀，用良好的言行舉止來影響和培育學(xué)生，為人師表，管理育人。
(2)教學(xué)檔案管理人員要愛崗敬業(yè)。教學(xué)檔案管理工作人員的工作非常具體，檔案轉(zhuǎn)遞的特點一是環(huán)節(jié)多、人員多，容易造成檔案遺失;二是經(jīng)常有借不還、造成檔案二次遺失;三是涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案失實、失真。因此，教學(xué)檔案管理人員必須具備嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，實事求是的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的良好品德。教學(xué)檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的教學(xué)管理工作，同時又是一項服務(wù)性的工作;教學(xué)檔案工作既是一項意義重大的工作，又是一項艱苦清貧的工作。教學(xué)檔案管理人員要淡薄名利，認識到檔案管理工作是一項功在當代，利在千秋的偉大事業(yè)。
(3)教學(xué)檔案管理人員要定期進行培訓(xùn)，開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。教學(xué)檔案管理工作水平的高低，取決于教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)。所以，加強教學(xué)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)是做好教學(xué)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)工作。要加大力度做好兼、專職教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
教學(xué)檔案管理人員對檔案的管理工作必須工作細致、全面熟悉相關(guān)學(xué)科和領(lǐng)域并對相關(guān)專業(yè)知識廣泛的涉獵和了解。總之，教學(xué)檔案管理人員要博覽群書，知識面寬廣，不要把自己所重視的工作看成是一個“圖書、資料、檔案的保管員”。要適應(yīng)社會發(fā)展、滿足社會科技進步的需求。
2.加強二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)
教學(xué)檔案管理人員應(yīng)具備良好的身心素質(zhì)，過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，具有較強的管理能力和服務(wù)意識及熟練的業(yè)務(wù)技能;具備綜合協(xié)調(diào)能力和開拓創(chuàng)新能力，教學(xué)檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要機關(guān)人員和教師的支持，要爭取他們的重視與支持，為做好教學(xué)檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境和條件。
3.教學(xué)檔案功能的開發(fā)和利用
(1)為學(xué)校中心工作服務(wù)，加強檔案資源建設(shè)。目前國內(nèi)很多高校都保存著一些知名專家學(xué)者、國家領(lǐng)導(dǎo)和很多重要歷史人物的學(xué)籍檔案，如揚州中學(xué)保留有中學(xué)的學(xué)籍檔案，北京大學(xué)保留著連戰(zhàn)母親的學(xué)籍檔案，在他訪問大陸時，北京大學(xué)將復(fù)制品做為特別的禮物送給他，連戰(zhàn)先生認為這是他收到的最有價值的禮物。這是基礎(chǔ)檔案發(fā)揮利用的一個典型案例。這個案例啟示我們，在加強檔案資源管理的同時，要做好基礎(chǔ)性檔案資源建設(shè)，要有前瞻性，檔案資料收集整理的范圍要廣泛。
(2)重大項目要超前服務(wù)，跟蹤歸檔。高校教學(xué)檔案在制訂歸檔范圍和期限時，應(yīng)特別重視學(xué)校的中心工作，特別是重大活動、重要會議、重點教學(xué)研究項目、重大教改工程、學(xué)術(shù)交流、重要工作內(nèi)容的檔案材料的范圍和期限，以便為學(xué)校保存有價值的資料。對于重大活動，檔案工作要提前介入，超前服務(wù)，全程跟蹤，同步發(fā)展。
(3)發(fā)掘高校教學(xué)檔案的文化資源、推進檔案服務(wù)創(chuàng)新。大學(xué)是人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要基地，承擔著傳承文明、科技創(chuàng)新、引領(lǐng)社會發(fā)展的責(zé)任。哈爾濱工程大學(xué)的前身是新中國的第一所高等軍事院校，多年來培養(yǎng)的人才為國家國防現(xiàn)代化建設(shè)作出了重要貢獻，有許多珍貴的歷史檔案，加以利用，可以建設(shè)成為愛國主義教育的基地，同時，也是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國榮校的課堂，可作為推介學(xué)校的窗口，融資助學(xué)的媒介。要積極發(fā)掘?qū)W校的文化資源，積極參與和諧校園的文化建設(shè)，檔案與校史要相互銜接、相互補充。
(4)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。開發(fā)高等學(xué)校教學(xué)檔案的信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進大眾，可以弘楊學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)，提升大學(xué)文化，凝練大學(xué)精神，鼓舞、激勵、引導(dǎo)廣大師生心往一處想，勁往一處使，為學(xué)校改革和發(fā)展提供強大的精神動力。實現(xiàn)高等學(xué)校教學(xué)檔案由紙質(zhì)到電子媒介的飛躍，使檔案管理走向現(xiàn)代化，提高教學(xué)檔案的利用率，有利于教育教學(xué)交流、教育教學(xué)資源共享。
(5)高等學(xué)校教學(xué)檔案管理的目的就是要為社會、學(xué)校的教學(xué)和科研提供檔案信息服務(wù)，為學(xué)校學(xué)科建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、科學(xué)研究提供支撐材料，為教學(xué)科研服務(wù)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理手段，已遠遠不能適應(yīng)高校教育事業(yè)發(fā)展的需要。加強高等學(xué)校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，對提高高等學(xué)校教育教學(xué)管理水平有著積極和重要的意義。
4.加快信息化建設(shè)、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中產(chǎn)生的，其產(chǎn)生于教育教學(xué)實踐，對于日后的教育教學(xué)管理工作有著重要的參考和使用價值，必須完整地加以保存。傳統(tǒng)的高等學(xué)校教學(xué)檔案的管理辦法是收集、歸類、存放、保管和使用教學(xué)檔案，是教學(xué)管理工作中不可缺少的一部分。如何妥善保管和使用教學(xué)檔案，使其在教學(xué)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，是一個非常重要的問題。
傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應(yīng)新形勢下高校的發(fā)展和現(xiàn)代信息社會的需要，達不到科學(xué)、高效的管理效果。加快信息化建設(shè)、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)從以下幾方面著手：
(1)高等學(xué)校教學(xué)檔案信息化建設(shè)要以教學(xué)檔案的信息資源為核心，以教學(xué)檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用為目標。教學(xué)檔案資源建設(shè)是基礎(chǔ)，現(xiàn)代信息化技術(shù)是手段，教學(xué)檔案資源開發(fā)利用是目的。
(2)高等學(xué)校教學(xué)檔案的信息化，實際上就是教學(xué)檔案資源建設(shè)要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術(shù)管理教學(xué)檔案要搞標準化，開發(fā)利用管理教學(xué)檔案要搞網(wǎng)絡(luò)化，科學(xué)管理教學(xué)檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化。加強教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)首先要加強設(shè)施建設(shè)，要加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制訂規(guī)范管理的標準，逐步建設(shè)數(shù)字化教學(xué)檔案室。
(3)搭建跨學(xué)校的檔案信息資源共享平臺，學(xué)校與學(xué)校之間可以資源共享彌補資源不足，實現(xiàn)高等學(xué)校校際之間的檔案交流，學(xué)校各部門應(yīng)切實重視教學(xué)檔案的建設(shè)，并將之納入學(xué)校和部門整體發(fā)展規(guī)劃。
5.健全完善二級學(xué)院教學(xué)檔案考核制度
建立、健全有關(guān)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔具有重要意義。建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。
6.條件保障
學(xué)校應(yīng)當為二級學(xué)院設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案管理配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。
六、展望
教學(xué)檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要學(xué)校各部門和師生員工的高度重視與支持，高等學(xué)校要把教學(xué)檔案管理工作作為教學(xué)管理工作的一個重要組成部分，在人、財、物三方面給予支持，把教學(xué)檔案歸檔工作納入工作業(yè)績考核指標，對高校教學(xué)檔案管理人員在職稱評聘、崗位津貼標準等方面同教學(xué)管理人員列入教學(xué)輔助人員編制。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。
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