教學評估與院系教學檔案管理的PDCA方法論文

時間：2022-10-10 19:40:18 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　摘要：教學檔案在教學評估中具有十分重要的作用，高校必須加強對教學檔案的管理。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關資料卻不少。本文著重探討如何收集和保存好日常教學資料，如何讓教學資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學工作評估在規(guī)范、齊全的教學檔案支持下井然有序.

教學評估與院系教學檔案管理的PDCA方法論文

　　關鍵詞：教學評估；檔案資料；PDCA；檔案分類

　　2002年6月，教育部將本科教學工作合格評估、優(yōu)秀評估、隨機性水平評估合并為本科教學工作水平評估。2004年10月，教育部“高等教育評估中心”正式成立。此后，各高等院校每五年都要接受一次教學工作評估，并將評估結(jié)果向社會公布。實踐證明，教學工作水平評估是保證教學質(zhì)量行之有效的手段，提高教學質(zhì)量是高等學校生存和發(fā)展的生命線。因此，各地教育行政部門和高等學校都十分重視教學評估工作，加大教學基本建設投入，建立建全教學管理制度，深化教學改革，完善質(zhì)量監(jiān)控體系等。為了做好迎評工作，學校將工作重心下移，并將責、權(quán)、利更多地下放到院系，為此，院系要管理的教學資料將越來越多。從近幾年的新建本科院校自評情況看，各院系在資料的準備上，經(jīng)常發(fā)生這樣的情況，即需要的資料找不到，無關資料卻不少。如何收集和保存好日常教學資料，如何讓教學資料的管理更合理、更規(guī)范，讓教學工作評估在規(guī)范、齊全的教學檔案支持下井然有序？筆者從院系教學管理特點入手，結(jié)合評估指標，引入了一套適合院系教學檔案收集整理的新方法，即“過程方法”，供同行參考.

　　一、院系的教學管理模式在管理理論中，過程方法是相對于目標管理的方法而言的。目標管理的方法只作宏觀目標的制約，不求微觀過程的管理。而過程方法既要宏觀目標的制約（如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標），又要微觀過程的管理[1]。隨著高校辦學規(guī)模的擴大和工作重心的下移，根據(jù)學校和院系教學工作特點，很多高校對院系采取了目標管理的模式，而院系是教學的基層單位，與教師和學生的關系相當緊密，很大程度上取決于系部的專業(yè)設計與教學過程，所以院系的內(nèi)部管理采用的往往是過程方法的管理.

　　二、院系教學工作資料收集PDCA方法1．過程方法與“PDCA”在ISO9001：2000的2.4中有這樣的定義：“系統(tǒng)地識別和管理組織所應用的過程，特別是這些過程之間的相互作用，稱之為‘過程方法’。”它是ISO9001的精髓之一，通過識別和管理眾多相互關聯(lián)的活動，分清各過程的職責，找出過程的輸入和輸出（不能重疊）管理質(zhì)量。GB/T19001-2000中提出“‘PDCA’的方法可適用于所有過程”[2]。何為“PDCA”方法？簡略說，“PDCA”包含四個環(huán)節(jié)：P—策劃：根據(jù)顧客的要求和組織的方針，為提供結(jié)果建立必要的目標和過程；D—實施：實施過程；C—檢查：根據(jù)方針、目標和產(chǎn)品要求，對過程和產(chǎn)品進行監(jiān)視和測量，并報告結(jié)果；A—處置：采取措施，以持續(xù)改進過程業(yè)績[3]。PDCA是一個循環(huán)，在不斷的循環(huán)中保證產(chǎn)品的質(zhì)量。對于把ISO9000引入教育，目前存有爭議[4]，本文避開ISO9000對教學質(zhì)量的影響問題，專對教學工作資料的收集、歸類作進一步的探討.

　　院系的教學質(zhì)量管理就是一個以教學工作為中心，管理眾多與教學相互關聯(lián)的活動的過程方法管理，其教學資料的收集、整理工作便是一個尋找各過程間輸入與輸出的相關性問題，并對每個過程產(chǎn)生的材料進行整理、歸類的過程.

　　借用過程方法來整理、歸類零散的教學資料，借用PDCA方法對教學過程資料進行分類收集，這就是筆者進行院系教學工作資料收集整理的思路.

　　2．院系教學工作過程劃分院系教學工作可視為一個大過程，大過程中又包含著小過程，而每一個小過程都有各自的PDCA循環(huán)。過程劃分不能太大，也不能太小。過程太大了，資料的查找困難；過程太小了，檔案編碼太繁，難記、難歸類。因此，找準“過程”，是院系教學工作資料管理的關鍵。根據(jù)教學工作的特點，院系教學工作可分為：（P—策劃）學科、專業(yè)辦學規(guī)劃；（D—實施）師資隊伍、辦學條件、學生資源；（C—檢查）教學工作檢查及結(jié)果；（A—處置）表彰、處分及改進措施。策劃，是質(zhì)量目標環(huán)節(jié)，是院系辦學的指導性規(guī)劃；實施，分出三個子過程，涵蓋了院系所有的日常教學工作內(nèi)容，是教學工作資料收集的重點；檢查，是質(zhì)量監(jiān)控機制的重要一環(huán)，也是支撐教學質(zhì)量的關鍵資料；處置，是改進教學工作業(yè)績的重要環(huán)節(jié)；表彰和處分是為了引導制定改進措施，持續(xù)改善過程業(yè)績。策劃、實施、檢查、處置四個環(huán)節(jié)，包攬了所有的與教學工作有關的各過程.

　　3．院系教學工作檔案分類由于評估，檔案資料顯得更為重要[5]，因為院系教學工作相關資料是學校教學工作水平評估的重要支撐之一，更是專業(yè)辦學水平評估支撐，資料收集整理的好壞，直接影響學校評估結(jié)論。有關高校教學檔案分類的文章不少[6]，但筆者認為，這些歸類方法，不能很好地反映出“以評促建，以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設”的思路。系部的建設過程，是一個不斷發(fā)展的過程，也是一個PDCA循環(huán)的過程，在院系檔案的分類上也應該能較好地體現(xiàn)這一個過程。按照PDCA環(huán)節(jié)來收集、整理教學工作檔案，體現(xiàn)了一種動態(tài)的循環(huán)，有利于資料的利用和動態(tài)了解院系的教學工作狀況。結(jié)合評估指標對教學資料的要求，筆者用PDCA方法對院系教學工作資料進行歸類、編號，并說明檔案立卷辦法，以利院系教學資料完整收集，合理歸類.

　　類目說明：一級類目：P策劃、D實施、C檢查、A處置；二級類目：以1位阿拉伯數(shù)標識（如1，2，3……）；三級類目：以2位阿拉伯數(shù)標識（如01，02，03……）.

　　具體如下：P：策劃1規(guī)劃學科辦學規(guī)劃、專業(yè)培養(yǎng)方案、系部發(fā)展規(guī)劃等2實施實現(xiàn)方案的各種教學管理制度、措施和辦法、院系教學工作年度計劃、會議記錄等3檢查各種檢查、評價制度、措施等4處置各種獎勵、處罰辦法、修訂、完善各種方案、制度的記錄、會議記錄等立卷說明：所有的策劃除修訂、完善方案記錄、會議記錄外，裝訂成冊（冊內(nèi)按四個環(huán)節(jié)排序），并保留一份不裝訂，作為下面的“實施”過程中的“策劃”.

　　D：實施1師資隊伍01資格年度培養(yǎng)計劃、師資結(jié)構(gòu)（含實驗教學隊伍）、培訓情況、年度總結(jié)、學歷學位復印件等.

　　02科研年度科研（含教研、教改）計劃、各種項目批復及立項書、專業(yè)科研進校經(jīng)費、各種教學改革資料等.

　　03授課教學任務及工作量統(tǒng)計、課程教學計劃、課程開出率、停課、調(diào)課情況、教學方法與手段改革、評課、評教結(jié)果等.

　　04師德履行崗位情況材料、教書育人典型材料、教師的年終考核、社會、學生對教師師德方面的反映等。2辦學條件01專業(yè)與課程專業(yè)建設、課程建設、教研室建設、課程教學大綱等，相關會議記錄.

　　02實驗與實踐實驗室建設、實驗項目建設、專業(yè)教學設備值統(tǒng)計，實驗設備管理（申購、建賬、使用、維修、報廢等）及設備資料管理，實習、實訓基地建設及設備情況等.

　　03教材與使用選用教材情況及分析，自編教材情況，專業(yè)文獻資料統(tǒng)計等.

　　3學生資源01生源學生來源及統(tǒng)計及分析02成績考試考核辦法、課程成績相關資料（試卷審核、試卷分析、成績冊、參考問案）、計算機過級、英語統(tǒng)考.

　　03能力與素質(zhì)各種競賽、論文發(fā)表、思想道德修養(yǎng)、身體素質(zhì)等.

　　04畢業(yè)與就業(yè)畢業(yè)論文、學位獲得、就業(yè)情況統(tǒng)計以及用人單位對畢業(yè)生的評價等，畢業(yè)生獲得的榮譽.

　　立卷說明：實施過程以事件為主線，查找該事件的政策性文件，分年度（師資、科研、設備）或?qū)W年（實驗項目、實習實訓、學生成績、畢業(yè)論文）收集實施過程中的所有資料.

　　C：檢查學校的各種教學檢查、評估的反饋意見和結(jié)果、院系的各種檢查、評價記錄及結(jié)果，相關會議記錄.

　　立卷

　　說明：檢查，一般為綜合檢查，檢查的內(nèi)容涵蓋師資隊伍、辦學條件、學生資源三個內(nèi)容，按事件立卷時，可將檢查資料中相關內(nèi)容復印裝入卷中.

　　A：處置各種表彰和處分記錄，總結(jié)、改進材料.

　　1師資教師獲得的各種獎勵或處分情況，對年度師資培養(yǎng)計劃的總結(jié)分析及改進說明.

　　2辦學專業(yè)、課程、教研室、實驗室、實驗項目、自編教材等的獲獎統(tǒng)計及證明材料。對年度各種計劃的總結(jié)分析及改進說明.

　　3學生學生獲得的各種獎勵或處分情況，對年度學生工作計劃的總結(jié)分析及改進說明.

　　立卷說明：表彰、獲獎及處分原件資料采用分類裝袋，不宜裝訂，留有一套復印件，分別裝入事件卷中�？偨Y(jié)分析及改進材料按事件分別立薄卷，便于對照查閱.

　　以上的分類一級類目四個，為PDCA四個環(huán)節(jié)；二級類目中只包含師資隊伍、辦學條件、學生資源三個內(nèi)容；三級類目在D環(huán)節(jié)中出現(xiàn)，每個二級類目中不多于4個三級類目，三級類目的內(nèi)容是二級類目的細目，簡潔，易記。立卷時應特別注意事件的PDCA環(huán)節(jié)，如發(fā)現(xiàn)事件缺少環(huán)節(jié)，則應分析是工作中出現(xiàn)遺漏還是事件歸類太細，遵照這一原則，配合學校的檔案立卷辦法，教學工作檔案收集整理將會完整而無遺漏.

　　三、結(jié)語教學工作資料收集整理的目的是為了更好地利用資料，院系教學資料收集歸檔工作不管是否評估，都應該做實、做好。引入PDCA方法歸類院系教學工作檔案，只要將教學工作中的PDCA環(huán)節(jié)資料收集完整，必定是科學、合理、規(guī)范的檔案材料。在日常教學中，院領導可以根據(jù)環(huán)節(jié)查閱資料，及時了解院系建設狀態(tài)；在各種教學評估中，只需按照相應的評估要求，歸類裝盒，方便快捷，評估完成，資料歸位。這樣，院系的管理者會有更多的時間和精力思考院系教育教學改革和發(fā)展問題，更好地制定各種激勵機制，實現(xiàn)院系的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展.

　　筆者相信，PDCA方法引入高校院系教學資料管理中，是切實可行的.

　　參考文獻：[1]周明圣主編.教育系統(tǒng)質(zhì)量管理體系[M].北京：中國計劃出版社，2003：24.

　　[2]國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局.質(zhì)理管理體系標準[S].2000：13-29.

　　[3]中國標準研究中心.GB/T19001-2000質(zhì)量管理體系[S].

　　[4]張偉遠，等.兩岸三地開放大學:課程質(zhì)量保證之比較研究[J].現(xiàn)代遠程教育研究，2004（2）：9-15.

　　[5]王琳.從教育教學評估看高校檔案價值的體現(xiàn)[J].北京檔案，2004（5）：35.

　　[6]張小燕.高等學校院系基層教學檔案的體系及制作[J].山西檔案，2004（5）：38-40.

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