對高校檔案管理人員能力培養(yǎng)的若干思考

時間：2022-10-05 20:36:39 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　[摘要]隨著社會知識經濟的增長，檔案工作也變得越來越重要，高校檔案管理人員作為檔案管理人員中的重要部分，必須跟上時代的要求和高校發(fā)展的需要，努力提升自己本身的素質修養(yǎng)。檔案工作的核心“關鍵在人”，檔案管理人員的關鍵又是工作能力。筆者作為高校的一名檔案管理人員，結合多年的工作經驗，從檔案管理人員的知識要求，政治、道德素質要求，以及結合當今社會信息化發(fā)展對高效管理人員提出的新的要求，探討當今高校管理人員能力培養(yǎng)問題。

　　[關鍵詞]高�！n案管理　能力

　　檔案工作是一項比較復雜繁瑣的管理工作。它記錄了人類社會的活動，是人類文明的重要組成部分，也是世界文化遺產的重要部分。高等學校的只是發(fā)展速度，人才培養(yǎng)速度，科技研發(fā)速度都日新月異，高校檔案作為這些重要內容的重要環(huán)節(jié)，關系著高等教育工作的發(fā)展，關系到社會的前進，是國家檔案事業(yè)的重要部分。

　　一、概述高校檔案的內容

　　高校檔案不是一個單獨的個體，它是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學活動、科研活動、以及學校的黨政管理而形成的對學校單位和社會有保存價值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來。高校檔案在數(shù)量具有龐大的數(shù)目在內容里具有繁復的種類。一般為了便于管理和查找，根據(jù)保存對象內容的不同，把高校檔案分為以下幾個類型：

　　(一)人事檔案類。高校的人員眾多，學校檔案管理中一項重要的內容就是人事檔案的管理。它以個人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質、工作能力、工作業(yè)績等表現(xiàn)，是集中保存起來的真實記錄。

　　(二)文件史料檔案。每所高校都有它獨一的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史，而這些過程需要文字和圖像等相關記錄。比如學校的教務工作科研活動，教師的業(yè)績，學校的歷史，創(chuàng)建的過程，發(fā)展的記載等等。

　　(三)學生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學生檔案。每所大學里的學生在校期間的學習生活以及參加的社會實踐活動在這里都留下了真實的記錄，是學生自身情況的最真實的記載，也是學生步入社會參加工作以后供各級工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據(jù)，是人生中的重要履歷記錄。

　　(四)實物檔案類。高校在自身的發(fā)展過程中會產生大量有關學校實況的記錄，比如獎狀獎杯、印章、物件、獎牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實物可以經過分類，歸入實物檔案內。

　　二、高校檔案管理人員的知識能力培養(yǎng)要求

　　(一)精于檔案管理專業(yè)知識檔案。工作看似簡單，但實際上具有很強的專業(yè)性和技術性。一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關的理論知識，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學”、“圖書情報學”、“目錄學”、“圖書分類學”、“檔案保護學”及“檔案文獻編篡學”、“檔案法”等都是學習的重點內容。這些內容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構成檔案管理體系的重要理論知識。

　　(二)檔案管理人員必須具備廣博的知識。檔案管理需要進行分類處理，而分類處理是以檔案的內容進行區(qū)分的，檔案內容來自各方面，如果沒有廣播的知識，根本無法看懂里面的內容，對于分類和管理就無從談起了。此外，作為一名管理人員，相關的文字編輯是少不了的工作內容，因此，管理人員還要具備一定的語言基礎和寫作能力，并用有一定基礎的書寫進行編錄，否則，編寫的內容和文字無法理解和辨認，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。

　　(三)檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個集中很多內容的部門，同時也是一個嚴密性較強的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力，既要管理好檔案，讓其在合法的范圍內各取所需又要保證檔案的嚴密，一個合格的檔案管理人員首先就要學會怎么和各種各樣的人溝通，這是工作中非常重要的一個部分，檔案管理部門來來往往的人形形色色，沒有好的溝通能力是很難勝任這份工作的。

　　三、高校檔案管理人員的政治、道德素質要求

　　(一)具有較高的政治素養(yǎng)。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動資料、教學的計劃以及內容、人事變動記錄、學校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅定自己的政治立場，關心國家大事，關心社會動態(tài)，關心學校的發(fā)展，以自己的能力去維護好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺悟，努力學習政治理論知識，擁有良好的人生觀和價值觀。

　　(二)較強的服務意識。高校本身就是一個比較大的機構，而高校的管理工作就是這個大機構的后備軍團，給一線的工作人員提供服務。檔案管理工作不同于其他服務部門的服務工作，首先它的服務對象就存在著很大的區(qū)別，它為有較高素質的教師和有較高文化的高校學生服務，在短時期內，它所創(chuàng)造出來的服務價值不明顯，服務效果也沒有直觀的表現(xiàn)，但是，它提供的服務是一個高校面對社會、面對人民群眾一個最主要的窗口。作為一個高校檔案的管理人員，每天需要接待來自五湖四海的各種人群，他們的素質不同，查閱的資料內容也廣，因此很難做到一個百分之百的滿意度，還有可能因為某些事物的處理而引來查閱者的不滿和指責。再者，現(xiàn)在的高校檔案管理工作條件遠遠沒有達到一個與社會發(fā)展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會有一些枯燥無味，檔案工作的重要性還需要人們的進一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無名英雄，在服務態(tài)度上要主動熱情，在工作態(tài)度上，要盡職負責，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態(tài)度，主動為有需要的人士服務，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個高校檔案管理人員的職業(yè)道德的基本要求。

　　(三)要具備嚴謹細致的工作作風。檔案管理工作集政治性、科學性為一體，同時還有較強的服務性，同時還是一項復雜繁瑣的工作。保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L是做好這份工作的基本條件之一，在工作過程中，需要細致，細心。在很多的管理環(huán)節(jié)里面，只要有一點紕漏就會給其他管理環(huán)節(jié)帶來很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因為檔案的緊急需要而發(fā)生大范圍的查找或者返工，一旦因為管理人員的不小心造成的檔案的遺失，更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。

　　四、信息化對高校檔案管理人員素質的新要求

　　隨著社會逐漸步入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經逐漸的跟不上社會發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質也面臨著新的要求和變革，需要對自己的能力的培養(yǎng)有一個全新的面貌。

　　(一)要求檔案管理人員具備相當?shù)耐庹Z水平。隨著我國改革開放，各國之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來，不同的語種，不同的語言編寫的文獻資料隨著社會的進步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個檔案管理人員，應該提升自己的外語水平，在利用網絡資源和查閱外文資料的時候可以利用到這些知識，還有進行整理檔案的時候，也需要有外語知識作為基礎，否則，無法利用相關的資源為用戶提供滿意的服務。

　　(二)培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會需要不斷的進步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。當今的時代是信息高速發(fā)展的時代，知識的更新?lián)Q代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹立起全新的學習觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學習新的技術，掌握更多的專業(yè)知識，利用現(xiàn)代化的技術手段對高校檔案進行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結合，更好的為人民服務。

　　總之，高校檔案管理工作是一個長期而充滿挑戰(zhàn)的項目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務態(tài)度，高度的責任感投入進去，為我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

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