對事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略

　　進入21世紀之后,隨著科學技術的日益發(fā)展,人事檔案管理信息化成為一種必然趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)。下面小編為各位畢業(yè)生備好了一篇關于事業(yè)單位人事檔案信息化管理的深思與策略的論文，本論文對寫作者有一定的借鑒作用哦!

　　摘要：人事檔案管理是對事業(yè)單位工作人員基本情況的記錄和整理，包括人員的文憑學歷、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇、個人簡歷等最原始的管理依據(jù)。信息化的快速發(fā)展，使檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化，逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這也是事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的必由之路。本文就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設過程中存在的理由進行深思分析，并給出了相應的策略。

　　關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理;策略

　　人事檔案是事業(yè)單位人員基本信息的記載，反映了工作人員的基本工作狀況，記錄了知識水平高低、工作崗位設置、工作業(yè)績和經(jīng)歷記載、人員調(diào)動和工作獎罰情況，從里面可以清楚看到每個人的詳細信息，也可以說是人才信息的重要記錄。隨著信息化的到來，電腦檔案管理已成為人事檔案管理的必有選擇，也是檔案管理模式的重要轉(zhuǎn)變。與紙質(zhì)檔案相比，具有管理成本低、管理及時、便于保存、修改和查詢方便，并且可以通過網(wǎng)絡進行快速傳遞的特點，從而提高了檔案管理的效率。

　　一、信息化管理存在的理由

　　1.信息化管理沒有統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標準

　　統(tǒng)一的、規(guī)范的管理標準是信息管理的重要條件，只有在標準管理的情況下，才能實現(xiàn)各個單位人事檔案信息的共享與交流。才能更好的協(xié)調(diào)調(diào)動人員的檔案信息。因此，事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的前提是基礎工作的統(tǒng)一規(guī)范，依次才能作為信息管理的標準和參考依據(jù)，進而提高人事檔案管理信息化建設的質(zhì)量和效率。然而在實際的檔案管理中，每個單位都從自身的單位管理方式和辦法為出發(fā)點，進行人事檔案管理，沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范的管理標準進行。

　　2.人事檔案管理利用價值有限

　　檔案管理的目的是通過管理要為人事部門提供人才的基本信息，開發(fā)人才、研究人才、合理調(diào)配人才、使事業(yè)單位能夠更好的利用人才，發(fā)揮人才價值，這樣還可以調(diào)動事業(yè)單位人員工作積極性，創(chuàng)造人事檔案管理的社會效益和成本效益。讓管理的利用價值真正發(fā)揮出來。傳統(tǒng)的人事檔案管理只注重事業(yè)單位人員的檔案記錄，然后把檔案記錄保存起來，常年累月存放在檔案柜里，僅僅作為一種保管，除非事業(yè)單位人員晉升職稱，或人事崗位調(diào)動，或檔案管理整理，才拿出來翻翻，查閱一下信息，除此之外檔案記錄將被永遠封存在歷史的記憶里。更談不上人才開發(fā)，人才研究，檔案利用價值。

　　3.管理模式落后

　　傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理仍處于手工整理或半手工整理，這樣的管理模式弊端重重：因為是手工操作，整理人員若不認真不仔細，難免會把檔案中記錄的時間、調(diào)崗地點、工作年限搞錯，這些信息關乎他們的事業(yè)和前途，一旦記錯，查閱起來更加困難。其次這種管理模式往往還會增加檔案整理人員的工作強度，費時費力，難以適應檔案管理發(fā)展需要。有的單位即使用電腦管理檔案信息，也只是停留在基本信息的記錄上，沒有對管理進行系統(tǒng)的分析研究，對提高人事檔案的管理水平和工作效率僅僅有限。再次傳統(tǒng)檔案管理模式進行整理、分類、歸檔時，工作量大、時間長、任務重，而且特別麻煩復雜。

　　4.人事檔案管理人員業(yè)務水平不高

　　許多單位的管理人員根本就沒學過檔案管理基本知識，對檔案的了解只是感性認識，也就是說不會管理檔案，僅僅停留在電腦的基本操作上。信息化檔案管理要求顯然這些人不能適應，管理人員缺乏專業(yè)知識。對電子管理知之甚少。因此現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，檔案管理需要專業(yè)知識管理能力和熟悉電腦知識的高素質(zhì)人才。

　　二、信息化管理的策略

　　1.加強管理人員專業(yè)知識培訓學習努力提高專業(yè)素質(zhì)

　　信息時代的發(fā)展，對每位檔案工作者提出了更高的要求，在業(yè)務素質(zhì)知識水平方面，包括業(yè)務學習，電腦學習。盡管科學技術對信息環(huán)境起著非常重要的推動作用，但是檔案管理最終由具備高素質(zhì)的管理人才來完成：

　　(1)人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任，因此要不斷加強檔案管理人員思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的思想覺悟以及堅定的政治責任感、良好的政治敏銳性和政治鑒別力。(2)檔案管理人員要加強專業(yè)知識學習，充分掌握檔案管理軟件，會運用管理軟件來進行檔案整理，分類歸檔，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，及時掌握現(xiàn)代信息管理技術，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

　　2.轉(zhuǎn)變管理模式

　　順應信息化發(fā)展，檔案管理要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工整理檔案的作法，使用電腦對人員檔案進行整理、歸類、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，會更快更準確的完成分類管理任務。

　　3.開發(fā)出信息化檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫

　　檔案管理軟件可以系統(tǒng)的對人事檔案進行自動分析、整理、歸類、排列。即準確快速又方便簡潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實現(xiàn)遠程操控，檔案數(shù)據(jù)信息共享，快速查閱事業(yè)單位人員的基本信息，提高辦事效率。

　　4.加強人事檔案信息化管理安全性

　　首先，要保證電腦的安全，加強管理人員的安全技術培訓，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊，禁止在檔案管理電腦上亂插U盤，移動硬盤等，檔案管理電腦專用，并確定專業(yè)人員管理。其次，要把檔案管理的信息數(shù)據(jù)做好備份，存儲起來，以防電腦操作不慎丟失信息數(shù)據(jù)。再次規(guī)范電腦安全制度，建立人事檔案信息化管理制度的法規(guī)和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。

　　5.重視人事檔案信息入檔及修復工作

　　人事檔案管理工作需要嚴肅認真對待檔案生成、收集、驗證、歸檔及利用的每一個過程，人事檔案管理的信息化建設工作同樣需要重視人事檔案形成的整個過程。同時，需重視人事檔案人檔后檔案核查與修復工作，工作人員需要定期對歸檔檔案進行核查與修復工作，出現(xiàn)理由是及時修復或恢復數(shù)據(jù)，必要時，要與原始紙質(zhì)檔案進行對比修復，以保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。