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提高醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理水平的策略探討論文
摘要：醫(yī)院每年都會有很多醫(yī)療案例相關(guān)的資料，高效地對這些案例進(jìn)行收集和整理，將有利于醫(yī)院參考和應(yīng)用這些價值較高的資料，尤其是對臨床經(jīng)驗的積累有著十分重要的作用。當(dāng)前我國正處于醫(yī)療改革不斷深化的階段，醫(yī)院如何提高檔案管理的現(xiàn)代化水平是目前面臨的艱巨任務(wù)之一。本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的一些變化進(jìn)行了分析，指出現(xiàn)代化檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)而提出了一些醫(yī)院可以提高現(xiàn)代化檔案管理水平的策略。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)代化設(shè)備 管理理念 管理隊伍
中圖分類號：R 197.32 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
當(dāng)前整個社會已經(jīng)實現(xiàn)信息化，信息化技術(shù)已經(jīng)悄然無聲地滲透到了各行各業(yè)。當(dāng)前在醫(yī)院管理的諸多方面，都已經(jīng)開始融入了現(xiàn)代化的技術(shù)手段，檔案管理也不例外，在計算機、信息化、互聯(lián)網(wǎng)+等諸多方面的影響下，檔案管理在載體、分類、傳輸信息等方面都已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，減輕了工作人員的工作量，提升了檔案管理的效率，檔案信息的存儲、檢索、修改都更加方便，對于醫(yī)院而言，現(xiàn)代化的檔案管理益處頗多。
1 檔案管理現(xiàn)代化產(chǎn)生的變化
1.1檔案載體的變化
在過去傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案部門保存的檔案主要是紙張形式。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的今天，醫(yī)院可以通過不斷改進(jìn)的軟硬件設(shè)施，開發(fā)適合本院使用的信息管理系統(tǒng)，這是符合醫(yī)院信息化建設(shè)的基本標(biāo)準(zhǔn)之一，只有檔案管理實現(xiàn)了現(xiàn)代化，才能更好地為醫(yī)院信息化建設(shè)提供信息及數(shù)據(jù)的支持。醫(yī)院信息數(shù)據(jù)的傳遞都已經(jīng)是電子文件的形式，不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，數(shù)據(jù)共享速度的加快也提高了辦公的速度。
1.2檔案分類的變化
在過去沒有應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理時，要保存一個完整的檔案，相關(guān)信息一般位于若干個管理系統(tǒng)。在運用了現(xiàn)代化的技術(shù)手段之后，檔案管理部門可以根據(jù)規(guī)定的指令進(jìn)行操作，就可以直接根據(jù)檔案信息進(jìn)行類目設(shè)立，并將工作目標(biāo)及時進(jìn)行分類。雖然醫(yī)院的級別及規(guī)模有所不同，所運用的現(xiàn)代化技術(shù)手段也略有差異，但是不可否認(rèn)的是，現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，對檔案可以實現(xiàn)更加符合醫(yī)院實際的分類，尤其在醫(yī)院教研、管理等各個方面，可以實現(xiàn)更加具體細(xì)致、規(guī)范、科學(xué)有效的分類。
1.3接收及保管檔案方式的變化
在過去醫(yī)院檔案的接收及保管主要是紙質(zhì)文件的形式，在信息化時代，則主要是電子文件形式。過去檔案保管主要是在專門的庫房，如今則是在計算機的虛擬庫房中。針對這些變化，作為管理檔案的工作人員，也應(yīng)隨著時代的變化，學(xué)會熟練操作信息系統(tǒng)平臺，將管理及維護(hù)信息的每一個步驟都熟練地掌握，在此基礎(chǔ)上還要確保信息有效、安全。醫(yī)院其它部門在保管檔案時，也需要檔案管理工作人員進(jìn)行鑒定，確保是安全有效的信息之后，方可存入本院的虛擬檔案庫房之中。
1.4檔案信息提供形式的變化
在過去，檔案管理工作在醫(yī)院是相對比較清閑的工作，幾間庫房、幾種目錄分類這種傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)難以適應(yīng)檔案管理的要求，作為新時代的檔案管理人員，必須根據(jù)醫(yī)療改革的要求及時代的變化，及時調(diào)整自身的狀態(tài)，有效利用信息集成系統(tǒng)來收集掌握醫(yī)院的檔案信息。醫(yī)院的檔案管理人員在開展檔案工作時，應(yīng)該始終以“為醫(yī)療保健服務(wù)”為中心，切實遵行檔案管理制度，靈活實施檔案管理方法，加強為醫(yī)療做好服務(wù)的能力。檔案管理人員要將非常實用的信息傳達(dá)給真正需要的人，并且傳達(dá)的方式要科學(xué)高效，時間掌握得恰到好處，使醫(yī)院檔案發(fā)揮最大的作用。
2 現(xiàn)代化手段的應(yīng)用對醫(yī)院檔案管理的優(yōu)勢
2.1節(jié)省人力資源，提高工作效率
運用先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段之后，工作人員可以從繁重的工作任務(wù)中解放出來，有效地降低工作量，省去將每份檔案立卷歸檔的過程，有更多時間的工作人員則可去研究如何提高檔案信息的價值。由于之前紙質(zhì)檔案保存在庫房中，查找及檢索信息過程繁瑣且效率不高，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理后，直接在虛擬數(shù)據(jù)庫里就可以檢索信息，不僅速度快，檢索的信息還非常全面，提高了工作的效率。
2.2方便完善文件、補漏病案
在過去傳統(tǒng)的檔案管理過程中，一旦發(fā)現(xiàn)文件不完整的現(xiàn)象，工作人員要將文檔進(jìn)行拆卷，拆卷之后則要根據(jù)文件的內(nèi)容補充新的內(nèi)容，并重新對其進(jìn)行組合排列、編檔、抄寫卷內(nèi)目錄等，整個流程處理下來非常耗費時間和精力。在應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段之后，管理人員先是檢索該文件，然后僅需要遵守醫(yī)院檔案管理的規(guī)定，對文件進(jìn)行重新編輯插入即可。
2.3檔案保存的數(shù)量更多、質(zhì)量更好
紙質(zhì)檔案的保存，不僅占用了大量的庫房，而且真正查找應(yīng)用非常不方便，應(yīng)用價值較低，每一次的改動都會耗費相應(yīng)的人力物力資源，而且長年累月積累下來，出于各種因素的考量，醫(yī)院會對檔案信息進(jìn)行整理，減除應(yīng)用價值不高的檔案信息，檔案的實體保存量并不算多。在現(xiàn)代化檔案管理中，紙質(zhì)的案卷變成了電子文件的形式，手工立卷、分類保存也變成了計算機虛擬數(shù)據(jù)庫保存的形式，通常情況下虛擬數(shù)據(jù)庫的容量都很大，醫(yī)院也不用因考慮庫存、查找不方便等問題，而人為地刪減檔案了。因此，當(dāng)前時期醫(yī)院檔案的數(shù)量越來越多，保存的質(zhì)量也越來越完整。
2.4提高檔案管理水平
醫(yī)院之所以進(jìn)行檔案管理，最根本的目的就是要將檔案信息的價值充分地發(fā)揮出來，更好地為醫(yī)療服務(wù)�，F(xiàn)代化檔案管理的重要性，首先在于有助于改變檔案工作人員的意識，在過去，很多檔案工作人員都安于現(xiàn)狀，將自己置身于立卷、編檔等繁雜的工作中，沒有考慮到檔案管理對整個醫(yī)院科研、醫(yī)療服務(wù)的貢獻(xiàn)。其次，就是現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，減輕了工作人員的工作量，同時也提升了檔案的使用效率，將檔案資源的價值充分地發(fā)揮出來，這些都是檔案管理水平不斷提高的表現(xiàn)。
3 醫(yī)院提高現(xiàn)代化檔案管理水平的策略
3.1投入必要的現(xiàn)代化設(shè)備
工欲善其事必先利其器，要想提高醫(yī)院檔案管理的效率，首先就要投入大量的資金購買添置相應(yīng)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，這是開展各項檔案管理的基礎(chǔ)。醫(yī)院要認(rèn)識到現(xiàn)代化設(shè)備的投入在開展檔案管理中的重要性，并積極加大投資的力度，購置檔案管理必需的現(xiàn)代化設(shè)備。醫(yī)院要給檔案管理部門配備一處干燥、寬敞、防潮的庫房，然后添置基本的必需品，包括計算機、網(wǎng)絡(luò)、打印機、掃描儀等，這是醫(yī)院開展檔案管理的基本配備。檔案管理人員必須改變效率較低的人工輸入，使用準(zhǔn)確性較高的掃描錄入，這可保證檔案資料的完整。在醫(yī)院自己的局域網(wǎng)里，使用ERP信息管理系統(tǒng)來處理檔案信息，并與相關(guān)部門實現(xiàn)共享，及時為醫(yī)院的醫(yī)療與教研提供支持；利用辦公自動化系統(tǒng)可對檔案資料實施自動分類，并在全院范圍內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一管理。
3.2及時更新檔案管理理念
醫(yī)院檔案管理所要保存的檔案信息涉及到所有部門，因此要想徹底做好檔案管理，不僅僅需要檔案工作人員的參與及努力，更需要醫(yī)院全體部門、全體員工的參與及支持。首先，醫(yī)院應(yīng)該適時對員工進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，幫助員工及時認(rèn)識到檔案管理的價值、重要性等，提高全體員工對檔案管理的重視，這有助于其它部門配合檔案管理部門更出色地完成工作，積極配合檔案管理部門采集和整理相關(guān)檔案信息。其次，在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中，檔案管理工作的目標(biāo)并不僅僅局限在儲存、保管檔案信息，而是需要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展及醫(yī)療改革的要求，將檔案管理的模式改進(jìn)，使之符合醫(yī)療改革及現(xiàn)代化醫(yī)療的要求，將檔案管理在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)方面的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來。最后，醫(yī)院檔案管理技術(shù)不斷更新，包括防火墻、秘鑰技術(shù)、身份認(rèn)證方式等，也是醫(yī)院檔案管理理念創(chuàng)新的體現(xiàn)。
3.3培養(yǎng)高水平的醫(yī)院檔案管理隊伍
檔案管理的工作人員是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，他們綜合素養(yǎng)的高低直接決定了檔案管理的效率，醫(yī)院有必要定期為檔案管理人員開展相應(yīng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專業(yè)水準(zhǔn)。醫(yī)院須外派檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，為之提供進(jìn)修的機會，高度重視培訓(xùn)檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，例如RFID技術(shù)與OA辦公系統(tǒng)等，這些能夠有效提高檔案管理人員的工作效率。檔案管理人員只有切實掌握了相關(guān)操作技術(shù)與工作流程，才能爭取各個部門對檔案管理工作的配合，對檔案實施有效的統(tǒng)一管理。
3.4引進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)
現(xiàn)代化硬件設(shè)施的引進(jìn)是基礎(chǔ)，信息技術(shù)的應(yīng)用則會直接提升醫(yī)院檔案管理的水平，甚至?xí)岣哚t(yī)院的整體競爭力。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，各種重要檔案信息的保存，需要依靠醫(yī)生手工記錄，包括各種病例及治療過程等，如果工作人員一旦疏忽忘記記錄這些內(nèi)容，就會導(dǎo)致信息遺漏的現(xiàn)象發(fā)生，而且錯誤的發(fā)生很難快速補救�，F(xiàn)在僅僅需要一臺計算機，就可以將病例及治療情況在線記錄，檔案信息的保存不僅非常及時，而且還可提升數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確度。信息技術(shù)得到普遍應(yīng)用，醫(yī)院要充分認(rèn)識到對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的益處，例如對影像文件與電子文件的無紙化保存，不但使檔案的容量大幅減少，并且可以更方便地進(jìn)行資源共享；云計算的推廣，更是顯著擴大了檔案資料的存儲空間；數(shù)據(jù)庫技術(shù)則能更好地幫助檔案管理人員提高工作效率；醫(yī)院對檔案資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，不但能夠為檔案信息的整理、分類、查詢提供方便，而且大大提高了檔案信息利用的時效性，可為檔案利用者提供更好的服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。
4 結(jié)束語
綜上所述，現(xiàn)代化檔案管理所涉及的范圍在逐漸增大，因此對其進(jìn)行改進(jìn)的任務(wù)也比較艱巨。現(xiàn)代化檔案管理對醫(yī)院整體發(fā)展的優(yōu)勢較為明顯，醫(yī)院在今后的發(fā)展中，需要加大現(xiàn)代化設(shè)備的投入，更新管理理念，培養(yǎng)高水平的檔案管理隊伍，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷提高醫(yī)院的現(xiàn)代化檔案管理水平。
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