高校數(shù)字化校園人事檔案管理研究論文

　　摘要：

　　隨著高校數(shù)字化校園建設的發(fā)展，建立適應數(shù)字化校園的高校人事檔案管理系統(tǒng)是新時代高校發(fā)展的要求。基于高校數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)具有提高高校人事檔案管理、服務水平、提高效能等優(yōu)點，同時，在實際應用中也面臨一些問題，需探討解決對策。

　　關(guān)鍵詞：高校；數(shù)字化校園；平臺；人事檔案管理系統(tǒng)

　　隨著高校數(shù)字化校園建設的發(fā)展，高校的各項工作流程逐步實現(xiàn)了基于數(shù)字化校園平臺的網(wǎng)絡化運行，如OA系統(tǒng)、學生學籍成績管理、校園一卡通、勤工助學、資產(chǎn)管理等等。在傳統(tǒng)高校校園基礎上構(gòu)建了一個數(shù)字空間，拓展了高校的時間和空間維度，提升、擴展了傳統(tǒng)高校校園的效率和功能，推動了高校教育過程的全面信息化，使高校的管理水平得以進一步提高。高校數(shù)字化校園建設是一項系統(tǒng)、整體工程，涵蓋高校教學、科研、管理、服務等方方面面，高校人事檔案工作做為高校管理和服務工作的一環(huán)，必然要融入其中。建設基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)，是高校數(shù)字化校園建設的一部分，必須順應高校數(shù)字化校園建設和發(fā)展的要求。

　　一、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點。

　�。ㄒ唬┯欣�于提高高校人事檔案管理水平。

　　1、提升了人事檔案工作流程信息化水平。

　　基于數(shù)字化校園平臺的人事檔案管理系統(tǒng)，可在數(shù)字化校園平臺上實現(xiàn)信息化運行。人事檔案工作做為人事工作的組成部分，其工作進程可通過數(shù)字化校園平臺融入高校人事工作數(shù)字化工作流當中。

　　如，人事科在人事管理系統(tǒng)中添加了到校的新進人員，人事檔案管理人員就可以通過數(shù)字化校園平臺進行查詢，據(jù)此核查并在系統(tǒng)中記錄該新進人員人事檔案到達情況、來源、渠道，并在系統(tǒng)中記錄檔案審核情況，反饋缺漏材料情況。人事科、人事檔案室、相關(guān)教職員工等有關(guān)人員，均可通過數(shù)字化校園平臺，根據(jù)相應的權(quán)限，查詢、了解到該人事檔案的相關(guān)信息。

　　又如，人事科辦結(jié)某人員的離院手續(xù)，通過數(shù)字化校園平臺在系統(tǒng)工作流程中發(fā)出轉(zhuǎn)出人事檔案的通知，人事檔案管理人員就可據(jù)此進行轉(zhuǎn)出前的檔案整理、審核，通過系統(tǒng)發(fā)出查漏補缺通知，并在系統(tǒng)中記錄檔案轉(zhuǎn)出的日期、渠道等。再如，人事科將某人員的分類管理由在職變更為退休，人事檔案管理系統(tǒng)即可通過數(shù)字化校園平臺實現(xiàn)人員分類管理的人事檔案實時分類管理變更及提醒。由此，人事檔案工作各項事宜通過數(shù)字化校園平臺，與相關(guān)科室、部門無縫對接，從而推動實現(xiàn)人事檔案工作流程的規(guī)范化、信息化管理。

　　2、推進了人事檔案數(shù)字化進程。

　　通過基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)，可采集、存儲各種人事檔案數(shù)字圖片，如：各層次學歷、學位證書、各層次、各系列職稱證書、各種執(zhí)業(yè)證書、學習、培訓、進修結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等等的數(shù)字圖片。

　　3、拓寬了人事檔案信息收集渠道。

　　各部門的管理系統(tǒng)通過數(shù)字化校園平臺實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享，其他部門共享到公共數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)，也為人事檔案數(shù)據(jù)采集提供了重要渠道。教職員工個人可通過數(shù)字化校園終端，上傳人事檔案相關(guān)的圖文信息，使人事檔案信息收集更為全面、精準。

　�。ǘ�）有利于提高高校人事檔案服務水平。

　　基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)，把人事檔案工作服務提高到一個新的水平。

　　1、方便快捷。

　　過去，高校人事檔案管理工作相對封閉，通過高校數(shù)字化校園平臺集成，與有關(guān)部門及廣大教職員工實現(xiàn)了互聯(lián)互通。為查閱利用創(chuàng)造了更為方便快捷的條件。

　　2、信息全面。

　　如，組織、人事部門工作人員根據(jù)相關(guān)權(quán)限，通過數(shù)字化校園平臺，在高校人事檔案管理系統(tǒng)中不僅可以查閱人員的基本情況、學歷、學位、職稱、獎懲、工資、合同等信息，還可以查閱有關(guān)分析、匯總、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，使信息掌握更宏觀、全面。

　　3、針對性強。

　　對不同的用戶，系統(tǒng)有明確的查閱權(quán)限設置，從而確保人事檔案信息在便于利用的基礎上，又能有效地做好保密工作。

　　4、記錄精準。

　　通過數(shù)字化校園平臺查閱人事檔案信息，系統(tǒng)中會有相應的記錄，便于統(tǒng)計匯總相關(guān)利用信息。

　�。ㄈ�）有利于提高高校人力資源效能。

　　各部門因辦理各項事宜，要求教職工提供各種材料，如畢業(yè)證、學位證、職稱證、教師資格證、醫(yī)師資格證、任免材料等復印件，教職工往往需要反復地提供這些材料。通過基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)，各部門通過相應的權(quán)限，可查閱利用這些檔案材料，從而省去了這些重復勞動的環(huán)節(jié)，提高了高校人力資源效能。

　　（四）有利于提高高校教職員工參與配合。

　　做好人事檔案工作的主觀能動性高校人事檔案工作關(guān)系到每一個教職員工的切身利益，需要廣大教職員工的積極配合、參與。高校數(shù)字化校園平臺提供了一個配合、參與的媒介，拓寬了解相關(guān)檔案信息的渠道，人事檔案管理部門與教職工之間的信息溝通反饋更簡便易行，提交檔案材料的流程更為方便快捷，從而提高教職員工積極配合做好人事檔案工作的主觀能動性，有利于工作更為順利地開展。

　　二、基于高校數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)面臨的問題。

　�。ㄒ唬┓�(wěn)定性受校園網(wǎng)絡影響。

　　由于線路、技術(shù)故障等問題，可能導致校園網(wǎng)格的穩(wěn)定性受到影響。而基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)也會因此而受到影響。

　�。ǘ�）安全性將面臨新的考驗。

　　過去，人事檔案管理系統(tǒng)通常是相對封閉的，而基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)則通過網(wǎng)絡與外界相聯(lián)，計算機病毒侵襲、信息泄露等安全問題都是需要面對的新的考驗。

　�。ㄈ�）對人事檔案管理人員的工作能力提出了更高要求。

　　基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)是一種新的人事檔案管理模式，要求人事檔案管理人員在過去管理模式的基礎上，對計算機網(wǎng)絡運用相關(guān)知識要有足夠的了解和認識，并具備相應的實際應用操作能力。

　　三、對策。

　�。ㄒ唬┙档鸵蛐�園網(wǎng)絡穩(wěn)定性。

　　問題所帶來的影響在信息中心層面，加強校園網(wǎng)絡穩(wěn)定性管理，出現(xiàn)網(wǎng)絡故障及時報修處理。在人事檔案管理系統(tǒng)層面，可設置備用的用戶登錄鏈接入口。

　�。ǘ�）嚴格計算機網(wǎng)絡安全管理。

　　在信息中心層面完善軟、硬件設施，做好防火墻及預防計算機病毒預案。在人事檔案管理系統(tǒng)層面，將相關(guān)人事檔案信息定期備份，并做好物理隔離。嚴格用戶權(quán)限設置，尤其是在人員職務變動、退休、離院等時間節(jié)點，及時做好權(quán)限變更。

　�。ㄈ�）提高人事檔案管理人員相應的管理能力水平。

　　人事檔案管理人員需不斷提高業(yè)務素養(yǎng)，學習掌握基于數(shù)字化校園的人事檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)理論與實際操作應用知識、技能，以跟上新時代智慧校園的發(fā)展步伐。

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