電子信息檔案管理方法論文

　　【摘要】隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機成為我們生活中必不可少辦公軟件，一些傳統(tǒng)的檔案記錄方式已經(jīng)逐漸消失，因此辦公軟件在企業(yè)的信息管理中慢慢被推廣。電子信息檔案比較傳統(tǒng)的檔案記錄方式，更加方便快捷，然而這種檔案記錄方式也不是十全十美的，它存在一定的弊端，因為當今的網(wǎng)絡(luò)時代是一個全球共享的時代，企業(yè)的信息可能會被世界各地的人共享，當網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，企業(yè)將會遭受巨大的損失。針對這個問題，企業(yè)在運用電子信息檔案時也要做好一些風險管理措施，將電子信息檔案的風險降到最低。

　　【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理；風險控制；方法

　　隨著科技的發(fā)展，計算機成為人們的必需品，多功能的計算機為人們生活帶來了便利之處，同時也為企業(yè)辦公帶來了便捷，最大的改變就是企業(yè)電子信息檔案的建立，這為企業(yè)節(jié)約了成本，提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性使得電子信息檔案也存在著風險，與紙質(zhì)檔案相比，它擁有的風險更大，如果不及時進行風險防范管控，那么數(shù)據(jù)一旦被盜，企業(yè)會遭受巨大的損失，因此企業(yè)在建立電子信息檔案時一定要建立風險管理系統(tǒng)，保障電子信息檔案的安全性。

　　一、避免風險的措施

　　（一）引進先進技術(shù)。電子信息檔案的管理需要企業(yè)各個部門的配合，只有每個部門足夠安全，才能保障電子信息檔案的安全，而對于如何規(guī)避企業(yè)中的風險，最好的方式就是引進先進的技術(shù)，通過不斷地更新電子信息檔案管理的技術(shù)，增強其安全性，通過多重網(wǎng)絡(luò)密碼疊加，通過多人掌管密碼，降低電子信息檔案的風險。

　　（二）制定新的管理制度。為了降低電子信息檔案的風險，保證企業(yè)內(nèi)部資源的安全性，企業(yè)需要制定新的制度與新的管理方式相適應(yīng)，有針對性地進行風險管理，如對電子信息檔案的管理只能通過專業(yè)的技術(shù)人員或工作人員才能進行相關(guān)系統(tǒng)的操作和運用。

　�。ㄈ�）及時發(fā)現(xiàn)并且消除電子信息檔案中存在的風險。及時防范是保證電子信息檔案數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。尤其是在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)遭受其他外界攻擊時，企業(yè)管理人員必須時刻注意電子信息檔案中存在的風險，積極主動地采取風險措施，由于計算機網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，使得企業(yè)控制風險是非常困難的，但是只要及時發(fā)現(xiàn)風險問題，防患于未然，那么就可以及時制定解決方案并督促落實解決問題。

　　二、緩解風險的措施

　　為了將電子信息檔案的風險降到最低，需要企業(yè)的管理人員將風險掌控到一定范圍之內(nèi)，目前許多企業(yè)利用風險轉(zhuǎn)移策略進行風險緩解，電子信息檔案管理的風險需要制定風險應(yīng)變計劃，以降低風險帶來的損害，企業(yè)中常見的風險緩解方法有事前和事后措施兩部分，前者是為了降低風險的發(fā)生概率而制定的方案，后者是在損失發(fā)生后為降低損失而執(zhí)行的挽救方法。需要注意的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生風險，無論損失有多大以及造成什么樣的后果，企業(yè)都需要積極、主動地及時處理，盡可能將風險損失降低到最低點。

　　三、分散風險的措施

　　企業(yè)為了轉(zhuǎn)移風險最常用的方法就是將風險轉(zhuǎn)移到企業(yè)內(nèi)部或者企業(yè)外部的生產(chǎn)經(jīng)營中。轉(zhuǎn)移策略是企業(yè)分散風險最主要的方法，通過將風險分散到其他地方，以降低電子信息檔案中存在的風險。通常企業(yè)會使用多種方式轉(zhuǎn)移企業(yè)中比較大的風險，如將產(chǎn)品外包、購買保險等，通過轉(zhuǎn)移風險，將大的風險分散開以保證產(chǎn)品的安全，將風險簡單化，企業(yè)自己承擔更小的風險。其次是企業(yè)對原來的電子信息檔案管理機制進行不斷的創(chuàng)新，完善電子信息檔案管理系統(tǒng)等。此外，企業(yè)可以通過與網(wǎng)絡(luò)運營商簽訂合作協(xié)議，建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，避免與外部系統(tǒng)共享，降低電子信息檔案的管理風險。但是，風險轉(zhuǎn)移并不意味著能將風險全部轉(zhuǎn)移出去，外包同樣也存在風險。如果外包人員不執(zhí)行合同規(guī)定的內(nèi)容，會增加企業(yè)運營的風險，因此為了防止人為的風險因素，企業(yè)一定要加強電子信息檔案管理人員的風險意識以及責任意識。

　　四、評估風險的措施

　　當電子信息檔案發(fā)生風險后，企業(yè)需要及時采取措施進行處理，將風險帶來的損失降到最低，同時與其他措施相結(jié)合，修復(fù)其電子信息檔案管理系統(tǒng)。風險評估能夠使得企業(yè)風險防范措施更加安全可靠，保障電子信息檔案的安全性，風險評估主要從檔案發(fā)生風險的概率、發(fā)生風險帶來的影響、控制風險所需要的成本預(yù)算等方面出發(fā)，進行風險評估。此外企業(yè)管理者需要樹立風險意識，制定風險管理體系，降低風險發(fā)生的概率。電子信息檔案管理系統(tǒng)通常被管理者認為沒有很多風險，未對其進行專門的風險管理測試，因此電子信息檔案一旦發(fā)生風險，造成的損失是企業(yè)難以控制的，所以企業(yè)需要培養(yǎng)專門的電子信息檔案管理人員，并樹立公司全員的風險管理意識，確保信息檔案的安全性，對于可能發(fā)生的潛在的風險，一定要事先做好防范措施和應(yīng)急處理措施。

　　總而言之，管理者在對電子信息檔案管理時，一定要有風險管理意識，要及時制定風險防范措施，警惕風險的發(fā)生，提高電子信息檔案的管理水平，降低其內(nèi)部以及外部存在的風險，增強企業(yè)防范風險的能力，把不確定的危險因素作為工作要點。

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