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加強(qiáng)企業(yè)檔案管理水平的對策與措施論文
作為企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，企業(yè)檔案不僅記載著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的興衰歷程，同時也客觀真實(shí)地反映著企業(yè)經(jīng)營管理過程中重要事件，成為企業(yè)歷史軌跡的再現(xiàn)者。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)檔案管理水平也不斷面臨新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何客觀真實(shí)全面地提供檔案信息，成為企業(yè)檔案管理工作中的新課題。
一、現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響
(一)現(xiàn)代信息技術(shù)使傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理思想遭到?jīng)_擊同時，帶來巨大的革新動力。顧名思義，信息化即指依托于成熟先進(jìn)的信息科技，使生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系發(fā)生變動與調(diào)整的力量，所以，科技就是生產(chǎn)力便指此意。信息化的普及與利用，不僅改變了傳統(tǒng)思維的局限性，讓生產(chǎn)者獲取更大的主動權(quán)，從而更好地提高工作效率，同時，也使生產(chǎn)工作在一定條件下變得更加科學(xué)規(guī)范和簡捷快速。所以，在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，在現(xiàn)代信息技術(shù)的指引下，加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案管理水平，必須要把理清現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理水平的異同放在首在位置進(jìn)行研究，把逐步調(diào)整不適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的落后、陳舊思想觀念的根除放在首要位置，必須要堅(jiān)持開拓與創(chuàng)新的原則，并放在首要位置進(jìn)行安排落實(shí)，只有不斷的變革與革新，才能夠找到適合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的手段和方法，而與此同時，還要從傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的不適應(yīng)不符合的思維模式中解脫出來。
(二)現(xiàn)代信息技術(shù)使得企業(yè)檔案管理方式和手段更加有效，為傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理措施帶來更新提高的良好機(jī)遇�，F(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)，主要呈現(xiàn)在于其功能集成的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化和社會化等特征止，這與傳統(tǒng)的既耗時又效率低下的傳統(tǒng)手段發(fā)生的翻天覆地的變化與改進(jìn)，正是因?yàn)楝F(xiàn)代信息技術(shù)的得天獨(dú)厚的優(yōu)勢與特征，才使得現(xiàn)代企業(yè)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)簡捷、高效、完整和利用充分的目標(biāo)�，F(xiàn)代信息技術(shù)也在很大程度上促使檔案的存儲載體發(fā)生變化，給檔案查找利用帶來快捷，以數(shù)字信息的形式進(jìn)行存儲也為企業(yè)檔案管理與知識的共享提供了便利條件。所以，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的過程中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)用，利用精準(zhǔn)的溫濕度控制系統(tǒng)和空氣干燥系統(tǒng)等，不僅能夠確保紙質(zhì)檔案的管理質(zhì)量，同時，為檔案的查找與利用提供了快捷有效的條件。
(三）法制不健全、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高等成為新挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的文檔管理偏重于紙質(zhì)文件的管理與防護(hù)，關(guān)于檔案密級、解密管理等標(biāo)準(zhǔn)不缺失等，甚至有的超過50年的檔案如何密封、何時使用等情景都沒有明確的規(guī)定，不僅造成文件管理的不便，而且對于文檔的合理利用也沒有規(guī)定，以致造成大量價值檔案使用利用價值得不到發(fā)揮。
(四)新的形勢，新的要求，給企業(yè)檔案管理人員能力素質(zhì)造成較大的沖擊和影響，大部分人員存在不適應(yīng)性的情況。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理與現(xiàn)代化信息電子文檔管理，不論從管理的理念上，還是管理的手段上，以及管理的具體流程上等，都有相當(dāng)大的區(qū)別。當(dāng)前，常出現(xiàn)要么懂技術(shù)，不懂檔案管理，要么懂檔案管理，卻不精通信息技術(shù)的尷尬局面，使得在信息化條件做好檔案管理工作存在較大困難。根本不能適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理工作。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理水平的對策與措施
(一)要逐步優(yōu)化檔案管理的思想，明晰檔案管理的思路，用現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的新思想來掌握企業(yè)檔案管理的整體工作，安排企業(yè)檔案管理的各個步驟，確保企業(yè)檔案管理工作在全新的思維模式下開展的有聲有色。思想是行動的先導(dǎo)，沒有先進(jìn)的思想，不可能有先進(jìn)的行為。所以，在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理過程中，要牢牢把握住思想的引領(lǐng)作用和潛意默化作用。加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，首先要對信息技術(shù)條件對企業(yè)檔案管理工作的影響弄清楚，還要對企業(yè)檔案管理的實(shí)踐意義有明確的認(rèn)識，從而，要樹立企業(yè)檔案管理的整體地位，要明白企業(yè)檔案管理不是檔案管理部門和檔案管理人員個人的事情，而是整個企業(yè)建設(shè)發(fā)展過程中的重要組成部分，要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，從而樹立起現(xiàn)代化的觀念是檔案管理步入規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的第一步。
(二）要不斷加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施建設(shè)與完善工作。改變檔案管理一張桌子、一個柜子、一本冊子的落后面貌，要結(jié)合實(shí)際的配備必要設(shè)備，并有序完善現(xiàn)代技術(shù)支撐。事業(yè)發(fā)展，基礎(chǔ)先行�，F(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案管理的基礎(chǔ)工作尤為重要，不僅要保管文件，翻拍復(fù)印，還要具備既符合企業(yè)實(shí)際，又較為完善的ERP系統(tǒng)，所以，在重視企業(yè)檔案管理工作的同時，需要從基礎(chǔ)設(shè)施的配備和完善著手，落在實(shí)處。
(三)探討并建立科學(xué)規(guī)范化的管理機(jī)制。檔案信息化管理是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工程，沒有健全的管理機(jī)制，不僅不能確保管理的常態(tài)化，還會出現(xiàn)反彈等現(xiàn)象。所以，建立起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息化管理制度，用以約束電子檔案使用管理的各個環(huán)節(jié)，做到細(xì)致可查，是確保檔案信息化電子管理的根本途徑。一是統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。長期以來，由于歷史的檔案管理基礎(chǔ)差、案卷質(zhì)量低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差等弊端，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，當(dāng)前，必須著力解決歷史遺留問題，集中人力、物力，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，建立起科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)。二是要明確相關(guān)制度，落實(shí)管理使用流程。因?yàn)闄n案信息化建設(shè)的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，必須制定完善的管理制度，用以約束從接收到封存的所有環(huán)節(jié)的流程，以便于檔案的管理使用。
(四)全面增強(qiáng)檔案管理人員的能力素質(zhì)。要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高他們適應(yīng)信息化條件下檔案管理需求和技術(shù)。一是堅(jiān)持以“集中培訓(xùn)，自學(xué)結(jié)合”的能力培訓(xùn)提高模式，不斷健全持續(xù)教育機(jī)制，確保檔案管理人員能力素質(zhì)能夠根據(jù)需要而不斷提高。二是加大檔案管理部門間以及區(qū)域間的合作聯(lián)系，整合檔案管理有效資源，建立聯(lián)動合作機(jī)制，及時溝通有無，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流與合作，將檔案資源轉(zhuǎn)化、總結(jié)為工作的經(jīng)驗(yàn)，并有效利用信息化的管理手段，增加創(chuàng)新思維能力。
三、結(jié)束語
現(xiàn)代信息技術(shù)的變革日新月異，對企業(yè)檔案管理工作也帶來了巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，在新的形勢下，傳統(tǒng)檔案管理的思想、措施和手段，已顯示出較大的局限性和制約性。眾所周知，檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平不高、設(shè)備設(shè)施完善不完善等，都決定著信息化條件下檔案管理的質(zhì)量，所以，在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，重視和加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用與變革，才能夠確保企業(yè)檔案管理水平的不斷提高，從而為企業(yè)發(fā)展歷程作最好的見證，發(fā)揮更大的作用。
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