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電算化背景下的會計(jì)檔案管理論文
電算化背景下的會計(jì)檔案管理論文
摘要：在經(jīng)濟(jì)管理和會計(jì)工作中會計(jì)檔案具有重要的作用和價值，會計(jì)檔案不僅是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，會計(jì)檔案也是國家檔案重要的組成部分。
在電算化環(huán)境下，加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理，提高會計(jì)檔案管理的水平，充分發(fā)揮會計(jì)檔案在各項(xiàng)工作中的重要作用是我們今天研究的問題。
關(guān)鍵詞：電算化;會計(jì)檔案;管理;措施
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)制度的改革，目前會計(jì)電算化已經(jīng)在各個單位中廣泛應(yīng)用，會計(jì)電算化不僅能夠提高會計(jì)工作效率，而且對減輕會計(jì)人員的工作強(qiáng)度具有重要的作用，會計(jì)電算化不僅能夠保留傳統(tǒng)的會計(jì)檔案，而且對存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、光盤存儲或者其他的磁性介質(zhì)的會計(jì)數(shù)據(jù)的管理更加安全可靠。
一、電算化背景下會計(jì)檔案的特點(diǎn)
會計(jì)電算化主要是指存儲會計(jì)數(shù)據(jù)、報(bào)表、以及賬簿和程序的存儲介質(zhì)和程序以及系統(tǒng)開發(fā)編制的會計(jì)資料和文檔，并且能夠打印輸出各種會計(jì)憑證和報(bào)表。
隨著會計(jì)電算化的普及，在會計(jì)電算化的環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員對會計(jì)資料以及日常工作等都在計(jì)算機(jī)上完成，從而形成很多新的特點(diǎn)：
1.傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀性和可視性，而存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)檔案需要通過計(jì)算機(jī)硬件和相關(guān)的軟件相結(jié)合才能使用，會計(jì)檔案的調(diào)用有一定的難度，但是在使用的過程中比較快捷、方便，并且很容易產(chǎn)生分析結(jié)果。
2.會計(jì)電算化檔案比傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理更具有內(nèi)涵，電算化環(huán)境下的會計(jì)檔案除了打印輸出會計(jì)賬不留痕跡，并且對會計(jì)檔案的安全性和穩(wěn)定性具有更高的要求。
3.電算化環(huán)境下會計(jì)檔案由于存儲在光盤以及磁性的介質(zhì)中，因此對數(shù)據(jù)的更改不會留下痕跡，很容易遭受到破壞，并且還容易受到存放環(huán)境、載體的質(zhì)量以及存儲信息等外界條件的影響。
4.會計(jì)電算化檔案的使用和會計(jì)軟件版本具有密切的聯(lián)系，所以在企業(yè)或者單位中實(shí)施電算化時間越長，則財(cái)務(wù)以及會計(jì)的軟件版本就越多，所以在電算化環(huán)境下會計(jì)版本需要更加科學(xué)合理的管理措施。
二、電算化環(huán)境下會計(jì)檔案管理存在的問題
1.電算化會計(jì)檔案管理制度不完善
很多單位在實(shí)施會計(jì)電算化后，其會計(jì)檔案管理的內(nèi)容和環(huán)境有所變化，并且會計(jì)檔案的內(nèi)容也擴(kuò)大，但是很多單位沒有認(rèn)識到這些變化，認(rèn)為會計(jì)電算化只是一種工具而已，沒有對會計(jì)檔案管理人員的職責(zé)有相關(guān)的規(guī)定，并且也沒有對會計(jì)檔案的環(huán)境變化采取相關(guān)的措施。
2.很多單位實(shí)施會計(jì)電算化后，由于操作人員的時間觀念不強(qiáng)，重視意識不夠，將會計(jì)資料以及重要的信息和資料存儲在磁盤或者電子文檔后，就不予管理，并且對磁盤或者電子文檔中會計(jì)資料和數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行備份，從而很容易造成會計(jì)資料、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，將會造成會計(jì)資料以及數(shù)據(jù)的泄露，影響會計(jì)工作的開展。
3.會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高
會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低直接影響電算化會計(jì)檔案管理工作的開展，在電算化環(huán)境下，如果會計(jì)檔案管理人員專業(yè)知識不強(qiáng)，或者計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力差，從而也將會造成電算化檔案管理工作的有效的開展，影響會計(jì)檔案管理水平的提高。
三、如何做好會計(jì)電算化檔案管理工作
1.完善電算化會計(jì)檔案管理制度
在電算化背景下，建立完善的會計(jì)檔案管理制度是提高會計(jì)電算化管理水平的重要保障，比如在電算化環(huán)境下可以制定《電算化會計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會計(jì)檔案管理相關(guān)的措施》、《電算化會計(jì)檔案操作管理制度》以及《計(jì)算機(jī)硬件軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等相關(guān)的規(guī)定對提高電算化會計(jì)檔案的管理水平和保障會計(jì)檔案管理具有重要的作用。
2.加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案的管理
在電算化背景下，電算化會計(jì)檔案主要存儲在光盤上或者磁性介質(zhì)上，所以應(yīng)該注意對這些會計(jì)資料和檔案的備份，并且還應(yīng)該注意會計(jì)檔案的形成時間和會計(jì)檔案存儲的操作人員的姓名，注意對會計(jì)檔案的備份，這樣能夠減少系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失或者會計(jì)檔案的數(shù)據(jù)修改等對會計(jì)檔案管理工作造成的麻煩。
在對會計(jì)檔案進(jìn)行保存時，應(yīng)該注意防塵、防潮、遠(yuǎn)離磁場，從而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及會計(jì)檔案的完整性。
在電算化背景下對于會計(jì)檔案或者系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用磁性介質(zhì)保存的檔案應(yīng)該注意定期檢查、定期進(jìn)行復(fù)制、防止由于磁性介質(zhì)干擾或者破壞造成會計(jì)檔案的破壞或者數(shù)據(jù)的丟失。
還應(yīng)該注意電算化會計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件保持一致性，由于不同的電算化會計(jì)軟件對會計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及會計(jì)檔案的管理也會不同，因此就會產(chǎn)生會計(jì)資料或者檔案不能被調(diào)用或者出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤等情況。
因此在電算化背景下，不僅應(yīng)該對會計(jì)數(shù)據(jù)以及會計(jì)檔案采取備份的保存形式，而且還應(yīng)該注意會計(jì)軟件版本的一致性，從而才能保證會計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。
3.加強(qiáng)電算化背景下會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
在電算化背景下，很多的會計(jì)檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理方法和傳統(tǒng)的工作方式，對現(xiàn)代化技術(shù)所形成的新的會計(jì)檔案管理模式不能適應(yīng)，所以在電算化環(huán)境下，轉(zhuǎn)變電算化會計(jì)檔案管理人員的思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理意識，并且加強(qiáng)電算化知識的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取科學(xué)的會計(jì)檔案管理措施，對促進(jìn)會計(jì)檔案管理水平，提高工作效率具有重要的作用和價值。
在電算化背景下，不僅要求會計(jì)檔案管理人員具有非常高的政治素質(zhì)，而且還應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求會計(jì)檔案管理人員在完成本職工作后，還應(yīng)該不斷對會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，采用請進(jìn)來走出去的措施，系統(tǒng)學(xué)習(xí)和崗位教育相結(jié)合，不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)知識水平，樹立綜合素質(zhì)水平高的會計(jì)檔案管理人員的形象，從而不斷提高會計(jì)檔案管理水平，提高會計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的有效開展。
參考文獻(xiàn)：
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