高校人事檔案信息化管理對策建議

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       [摘要] 高校作為人才的培養(yǎng)機構(gòu),實施人事檔案管理信息化是其發(fā)展必然的要求。高校應(yīng)充分利用計算機技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　[關(guān)鍵詞] 人事檔案; 信息化管理; 對策建議

　　隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校人事制度改革不斷深入，高校人事檔案管理作為高校人事管理工作中的一個重要組成部分，其信息化管理成為高校人事檔案事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，是在新的形勢下高校人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設(shè)和干部隊伍建設(shè)服務(wù)所要探索的重要內(nèi)容之一，人事檔案信息化管理的推進，必將為整個高校的改革與發(fā)展提供及時、準確、高效的信息依據(jù)，積極推動高校各項事業(yè)的順利開展。

　　高校人事檔案信息化管理，其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對高校人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為高校人事檔案工作提供即時高效的服務(wù)，以實現(xiàn)檔案資源的共享，提高人事檔案管理和利用效率。它包括：人事檔案信息資源的有序整理、人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、人事檔案信息技術(shù)的應(yīng)用、人事檔案信息資源的開發(fā)利用、人事檔案信息化人才隊伍的建設(shè)等。

　　1高校人事檔案信息化過程中存在的問題

　　1.1缺乏人事檔案管理信息化建設(shè)意識

　　實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是一項繁重的工作任務(wù)，這些工作的順利進行，必須得到高校領(lǐng)導班子和相關(guān)部門高度重視及大力支持，切實把人事檔案管理工作列入重要議事日程。從目前高校人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展狀況來看，由于高校對人事檔案信息化建設(shè)工作不夠重視，財力及人力投入不足等各方面問題，會限制人事檔案信息化發(fā)展的速度，使之與高等教育的現(xiàn)代化發(fā)展無法適應(yīng)，使人事檔案在高校管理與改革中無法發(fā)揮其積極作用。

　　1.2缺乏完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導體系

　　人事檔案記載的信息非常豐富，時間跨度也大，由于主觀和客觀方面的原因，有些人事檔案中的信息常常會或多或少有點差錯，數(shù)據(jù)前后不一，甚至有時一種信息有幾種不同的記錄，如何能讓這些問題在信息化建設(shè)中得到順利的解決，使原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案做到很好的銜接，并且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時解決標準化與規(guī)范化的問題，這就要求我們要有一個完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導體系，使從事檔案信息化建設(shè)的工作人員得到政策上的支持與方式方法的指導，從而形成一個統(tǒng)一、規(guī)范、科學、縝密的人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫。

　　1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍

　　人才是高校檔案信息化建設(shè)的重中之重。目前高校的人事檔案管理人員大多年齡偏大，信息技術(shù)能力和水平較差，不適應(yīng)人事檔案信息化建設(shè)的需要。

　　2高校人事檔案信息化管理對策建議

　　2.1充分認識人事檔案信息化建設(shè)的重要性

　　隨著高等學校人事制度改革的不斷深入，要充分認識人事檔案信息化建設(shè)的重要性，要在國家政策的引導下積極穩(wěn)妥地推動人事檔案信息化建設(shè)的進程，不斷加大財力及人力投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，把人事檔案信息化建設(shè)作為高校人事工作中的一個重要的組成部分來進行建設(shè)。

　　2.2建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范指導體系

　　人事檔案信息化建設(shè)是新時期對高校人事檔案管理工作提出的新要求、新任務(wù)，所以無法照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，促進人事檔案管理工作向制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以更要制定出相對完善的管理制度來保證人事檔案信息化建設(shè)的開展[1]。

　　2.3提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　人事檔案信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵因素就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有較好的檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。要在意識上與時俱進，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學習新知識、新技術(shù)、新理念的習慣和勁頭，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標準、高效、高質(zhì)地工作[2]。

　　3結(jié)語

　　人事檔案管理信息化是未來的發(fā)展趨勢。加強信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率 ，是一項復雜的系統(tǒng)工程，學校只有不斷創(chuàng)新，加強管理才能更好地發(fā)揮其作用。人事檔案信息化是一個長期漸進的過程，有待在實踐中不斷發(fā)展和完善。要因校制宜，用信息建設(shè)思想總攬全局，實現(xiàn)人事檔案管理歷史性跨越，從而保證人事檔案信息化建設(shè)與高校信息化同步發(fā)展，為高校的教學科研服務(wù)。

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