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淺談事業(yè)單位之檔案管理
摘要：無論是企業(yè)，還是事業(yè)單位，要想生存、發(fā)展，均與人才離不開。近年來，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化水平的不斷提高，我國也在不斷進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作的改革，把信息化的技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，并取得了一定的效果。但是，伴隨新的管理方式的應(yīng)用其也出現(xiàn)了一些新的問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理
一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
1.專業(yè)管理人才缺乏
現(xiàn)階段，市場競爭十分激烈，人才重要性日益彰顯。對于事業(yè)單位管理，無論哪項(xiàng)工作，均需人去管理、執(zhí)行，而執(zhí)行效果如何，均卻絕于人才。而檔案管理工作也離不開人才，更離不開專業(yè)性人才。專業(yè)性人才決定了檔案管理效率、質(zhì)量，部分事業(yè)單位未引進(jìn)專業(yè)人員，如許多事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容上不夠?qū)I(yè)，出現(xiàn)檔案、資料收集、整理不全面，內(nèi)容填寫不正確、格式不統(tǒng)一等問題，很容易導(dǎo)致檔案、資料的缺失，不利于檔案管理。某些檔案管理人員，對檔案信息知識(shí)缺乏了解、認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致工作失誤，增加工作負(fù)擔(dān)。如缺少專業(yè)的審核人員，年代較長的檔案沒人管理，更沒有更新、補(bǔ)充資料等一系列流程，導(dǎo)致了檔案的滯后，甚至流失現(xiàn)象發(fā)生。
2.事業(yè)單位重視程度不夠
我國為了加強(qiáng)檔案管理工作的水平，頒布了一系列相關(guān)的法律法規(guī)。但是，很多事業(yè)單位對國家頒布的法律本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://www.lw54.com收集整理法規(guī)理解不夠透徹，對檔案管理工作缺乏足夠的重視。許多事業(yè)單位檔案管理工作缺乏有效的管理措施，導(dǎo)致有的事業(yè)單位的檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，并沒有改進(jìn);對檔案的管理只是簡單的信息輸入、保存，檔案并不完整。而且，有一些事業(yè)單位管理員簡單的把檔案、資料進(jìn)行整理存放，并沒有系統(tǒng)性的整理。這種管理方式導(dǎo)致了檔案管理工作只是敷衍，使得工作存在空白，對檔案管理工作開展造成嚴(yán)重影響。
3.檔案管理設(shè)備落后
在當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)已經(jīng)越來越普遍。計(jì)算機(jī)信息處理水平也在不斷提高，但是技術(shù)上還有很大的提升空間，而且一些先進(jìn)的技術(shù)沒有得到充分利用。許多事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備簡陋，缺乏相關(guān)的安全防護(hù)措施。目前，事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)軟件操作較復(fù)雜，缺乏實(shí)用性，容易影響事業(yè)單位檔案管理工作的效率。在檔案檢索中，大部分事業(yè)單位采用已經(jīng)普遍使用的手工檢索方式，但是，這種檢索速度緩慢，準(zhǔn)確率較低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但效果不佳，不利于檔案的利用�，F(xiàn)在，還有一些檔案管理水平偏低的事業(yè)單位，在檔案管理上仍然采取手工管理檔案的方式，效率較低。
4.管理人員少變動(dòng)頻繁
檔案管理工作需要很強(qiáng)的專業(yè)性以及技術(shù)性，同時(shí)還需要有對現(xiàn)代化的適應(yīng)能力。許多事業(yè)單位從事檔案管理的人員還存在數(shù)量少，變動(dòng)頻繁，分工不明確等問題，這樣極易導(dǎo)致檔案及資料的收集不及時(shí)、重復(fù)收集整理等問題的出現(xiàn)。
二、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化對策
在事業(yè)單位管理，由于觀念、人才、制度、設(shè)施等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理發(fā)展，不利于本單位資料、檔案的管理與保存，某些資料由于不恰當(dāng)管理，而導(dǎo)致資料丟失。要想提升事業(yè)單位的檔案管理水平，必須做到如下幾點(diǎn)：
1.提高檔案管理的專業(yè)化引進(jìn)專業(yè)人員
強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)工作能力。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。對于事業(yè)單位檔案管理，因其綜合性較強(qiáng)，要求檔案管理的先進(jìn)性、現(xiàn)代化，管理內(nèi)容頁日益廣泛。對于檔案管理人員，需具備強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，提升工作能力，即可以傳統(tǒng)紙質(zhì)為媒介，又可利用信息技術(shù)管理檔案。檔案管理人員作為檔案管理實(shí)施者，其水平高低決定了檔案管理的落實(shí)情況。所以，對于檔案管理而言，事業(yè)單位必須重視專業(yè)人才培養(yǎng)引進(jìn)，強(qiáng)化技術(shù)培訓(xùn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)水平促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。
2.加強(qiáng)對檔案管理的重視
事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，樹立正確的管理觀念，提高檔案管理的專業(yè)性，建立完整的檔案管理體系。進(jìn)行檔案管理的人員需要具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)及技術(shù)，并明確管理人員的工作分工，避免出現(xiàn)一人多職以及一職多人等現(xiàn)象。如今，科技在不斷的發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，事業(yè)單位應(yīng)該使用一些現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行檔案管理。建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，檔案管理趨向信息化、科技化。
3.采用信息化管理手段
在當(dāng)今這個(gè)信息化的時(shí)代中社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段對檔案進(jìn)行管理的應(yīng)用方式已經(jīng)越來越廣泛，檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，建立一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，有效的利用新時(shí)代的高科技技術(shù)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)該以科學(xué)的態(tài)度，優(yōu)化檔案管理的設(shè)備，提高管理的效率。
4.健全檔案管理機(jī)制、建立專崗專職
有效健全檔案管理機(jī)制，保證檔案管理順利開展，包含檔案歸檔、檔案使用，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，建立檔案保密機(jī)制。對于事業(yè)單位檔案管理，建立專崗專職，主管與分管相結(jié)合的管理體系，確保多層次運(yùn)行。
三、結(jié)語
總而言之，對于事業(yè)單位而言，處于市場經(jīng)濟(jì)條件之下，檔案管理已成為事業(yè)單位發(fā)展與管理的重要手段之一，但從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理還存在著很多問題。因此，改善這些問題，我們必須采取優(yōu)化措施，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理人員的工作能力，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)方式，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的穩(wěn)健發(fā)展。
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