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公關(guān)活動(dòng)如何策劃及組織
課程描述:
為了提升企業(yè)知名度，樹立企業(yè)品牌形象，越來(lái)越多的企業(yè)熱衷于舉辦各種公關(guān)活動(dòng)。在沒有公關(guān)部或市場(chǎng)部這樣專業(yè)團(tuán)隊(duì)的情況下，大多數(shù)企業(yè)會(huì)選擇讓行政部門來(lái)組織與策劃公關(guān)活動(dòng)。那么，主要擔(dān)任行政工作的我們，如何做好公關(guān)活動(dòng)的組織與策劃，如何通過(guò)該項(xiàng)工作提升我們的宣傳能力呢?
通過(guò)對(duì)本課程的學(xué)習(xí)，您會(huì)清晰地了解到做好公關(guān)活動(dòng)組織與策劃在日常行政工作中的重要作用。同時(shí)，我們將通過(guò)幾個(gè)公關(guān)活動(dòng)組織與策劃的實(shí)際寫作案例，為您提供實(shí)用技巧與方法。
解決方案：
他山之石，可以攻玉。
雖然各行各業(yè)組織與策劃公關(guān)活動(dòng)的方法各有不同，但萬(wàn)變不離其宗!下面我們從實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)中給大家總結(jié)一些方法流程，以便大家參考，幫助我們少走彎路，直達(dá)成功。
公關(guān)活動(dòng)組織與策劃，我們一般要做好四個(gè)方面的工作：
一是活動(dòng)策劃;
二是組織準(zhǔn)備;
三是過(guò)程實(shí)施;
四是活動(dòng)總結(jié)。
在公關(guān)活動(dòng)開展前期，我們要做好活動(dòng)的策劃工作。
首先，我們要了解活動(dòng)背景，包括：活動(dòng)的發(fā)起方，即以誰(shuí)的名義發(fā)起，代表公司立場(chǎng)還是部門立場(chǎng);活動(dòng)對(duì)象，即針對(duì)哪些受眾而發(fā)起的公關(guān)活動(dòng);活動(dòng)目的，即此次公關(guān)活動(dòng)的最終目的是什么;預(yù)期效果，即我們所期望達(dá)到什么樣的效果等等。
其次，我們要制定活動(dòng)主題，確定活動(dòng)的舉辦方式，是慶典還是娛樂(lè)活動(dòng)等，并以此來(lái)確定活動(dòng)名稱，最終確定主題。
接著，我們要制定活動(dòng)方案。
最后，我們還要對(duì)該方案進(jìn)行效果評(píng)估，主要評(píng)估方案的可實(shí)施性、符合目的性、預(yù)算合理性。
在活動(dòng)策劃工作結(jié)束后，我們所要做的就是組織準(zhǔn)備的工作。
公關(guān)活動(dòng)的基本準(zhǔn)備工作包括五項(xiàng)內(nèi)容：
一是人力準(zhǔn)備，包括安排工作人員，提前做好分工和培訓(xùn)的工作，以及邀請(qǐng)活動(dòng)嘉賓，通過(guò)電話、信函等各種渠道邀請(qǐng)嘉賓到場(chǎng)，并確認(rèn)最終能到場(chǎng)的嘉賓名單;
二是做好資金準(zhǔn)備，包括資金的申請(qǐng)，資金的使用規(guī)劃等;
三是場(chǎng)地準(zhǔn)備，包括場(chǎng)地的確定，是外部租賃還是內(nèi)部騰空，場(chǎng)地的規(guī)劃，格局的規(guī)劃和裝飾的規(guī)劃，場(chǎng)地的布置，裝飾品的采購(gòu)和現(xiàn)場(chǎng)布置;
四是物資準(zhǔn)備，我們要列明物資清單，寫明活動(dòng)所需物品和贈(zèng)送嘉賓的禮品，然后根據(jù)清單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)做好登記工作，明確保管人、領(lǐng)用人，以免賬目不清;
五是其他準(zhǔn)備，包括活動(dòng)所用的發(fā)言稿、音樂(lè)選用、宣傳片的制作、拍攝器材的準(zhǔn)備等。而除了這些基本的準(zhǔn)備工作外，我們還可通過(guò)一些準(zhǔn)備工作中的小技巧來(lái)給公關(guān)宣傳加分。 盡管對(duì)公關(guān)活動(dòng)來(lái)說(shuō)準(zhǔn)備工作十分重要，但我們也不能忽視活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程。在這一環(huán)節(jié)，我們要做好流程的安排，引導(dǎo)所有參會(huì)人員按照既定計(jì)劃參與活動(dòng)。
首先，我們要做好來(lái)賓接待，可安排專人迎接，如之前負(fù)責(zé)邀約的人員，還需做好到場(chǎng)登記、安排就坐等工作。
其次，我們要做好活動(dòng)的開場(chǎng)工作，包括開場(chǎng)白，由主持人做開場(chǎng)介紹，必要時(shí)，可邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)或組織者上臺(tái)發(fā)言。還包括開始儀式，如剪彩或奏樂(lè)都是常用的活動(dòng)儀式。
再者，我們則要進(jìn)入主題，與嘉賓進(jìn)行互動(dòng)了。在這里，我們首先最好向嘉賓進(jìn)行公司介紹或產(chǎn)品介紹，可通過(guò)會(huì)議交流的形式完成;然后邀請(qǐng)嘉賓參觀公司的辦公環(huán)境，必要時(shí)也可參觀重要的工作地點(diǎn)，如車間;當(dāng)然，娛樂(lè)節(jié)目更是我們與嘉賓互動(dòng)的最好方式，我們可邀請(qǐng)嘉賓觀看文藝演出、競(jìng)猜游戲等;最后，按照通常習(xí)慣，我們要為嘉賓安排餐飲，具體要做好安排坐席、引導(dǎo)就坐的工作，值得注意的是，我們還要注意餐桌風(fēng)俗，避免講出一些嘉賓忌諱的話語(yǔ)。 當(dāng)然，這些工作做得再好，也難以避免活動(dòng)當(dāng)中出現(xiàn)突發(fā)情況。那么，我們?cè)撊绾魏侠響?yīng)對(duì)公關(guān)活動(dòng)的突發(fā)情況呢?
在活動(dòng)結(jié)束后，做好活動(dòng)總結(jié)工作對(duì)我們后期工作以及下一次的公關(guān)活動(dòng)具有重要指導(dǎo)意義。
具體我們可分為兩部分進(jìn)行操作。
一部分是進(jìn)行活動(dòng)效果總結(jié)。我們要明確此次活動(dòng)效果的基本情況，包括對(duì)企業(yè)的整體影響、嘉賓的反饋情況以及預(yù)期效果的達(dá)成情況。進(jìn)而，無(wú)論效果好壞，我們都要對(duì)具體原因進(jìn)行分析，必要時(shí)反思其中存在的問(wèn)題，然后共同探討改進(jìn)措施。
另一部分則是對(duì)活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行總結(jié)盤算，具體包括總體費(fèi)用支出情況、單項(xiàng)內(nèi)容費(fèi)用支出情況以及實(shí)際支出與預(yù)算的對(duì)比，通過(guò)對(duì)比找出不合理支出的地方，并查明原因，以免再犯。
最后，我們把這幾個(gè)方面結(jié)合起來(lái)，就形成了“公關(guān)活動(dòng)組織與策劃”的整套方法流程。
或許文字的話大家并不是很清楚，我們可以看下面的思維導(dǎo)圖，能讓你更加形象的理解和明白該如何做好公關(guān)活動(dòng)組織與策劃。
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