最新物業(yè)公司檔案管理制度

時(shí)間：2024-08-03 09:48:29 制度我要投稿

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最新物業(yè)公司檔案管理制度

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最新物業(yè)公司檔案管理制度

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。物業(yè)公司檔案管理制度

　　第一章總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章檔案分類

　　一、綜合類

　　(一)公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、

　　可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書、認(rèn)股書等; 永久

　　(二)公司編文號(hào)的全部文件; 永久

　　(三)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件; 長(zhǎng)期

　　(四)公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù); 永久

　　(五)公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù); 永久或長(zhǎng)期

　　(六)集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件; 長(zhǎng)期或永久

　　(七)政府各級(jí)部門發(fā)送的文件; 長(zhǎng)期

　　(八)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄; 長(zhǎng)期

　　(九)介紹信、信函存根、電報(bào)底稿; 短期

　　(十)公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè); 長(zhǎng)期 (十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。永久

　　二、經(jīng)營(yíng)管理類

　　(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄; 永久

　　(二)公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況; 永久

　　(三)公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo); 短期

　　(四)公司和業(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同; 永久或長(zhǎng)期

　　(五)上級(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。長(zhǎng)期

　　三、財(cái)務(wù)類

　　(一)年度審計(jì)報(bào)告; 永久

　　(二)年初預(yù)算報(bào)告; 長(zhǎng)期

　　(三)財(cái)務(wù)分析報(bào)告; 長(zhǎng)期

　　(四)財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。永久

　　四、人事類

　　(一)公司領(lǐng)導(dǎo)成員的'任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù); 永久

　　(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè) 永久

　　(三)職工獎(jiǎng)懲情況記錄; 永久

　　(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料; 永久

　　(五)勞動(dòng)工資報(bào)表(年報(bào)); 永久

　　(六)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開支情況資料短期

　　五、行政類

　　(一)固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料; 永久

　　(二)基建工程的申報(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi)); 永久

　　(三)購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。永久

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：永久指10年以上，長(zhǎng)期指5-10年，短期指5年以下。

　　第三章檔案保管

　　一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的.保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　第四章檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

　　四、查閱檔案的`人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺(jué)辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。