秘書工作禮儀

　　大家知道秘書工作需要注意哪些禮儀嗎?下面小編整理相關(guān)內(nèi)容，供大家參考!

　　秘書工作禮儀【1】

　　一、握手

　　1、握手時(shí)力度要適中，大家可以練練。

　　太輕給人以輕視。

　　太重，也不好。

　　時(shí)間：在心里默數(shù)1,2,3,4,5后才緊開手。

　　二、接待禮儀

　　1、引導(dǎo)，要走在客人前面。

　　上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺(tái)階，不要走的太快。

　　一步走兩、三個(gè)臺(tái)階，有的客人尤其是女的，穿著小裙子，走不動(dòng)，你一下邁兩、三個(gè)臺(tái)階，她要在后面跑，才能跟上你，會(huì)累壞人家的。

　　2、要讓客人走樓梯的內(nèi)側(cè)。

　　主人走外側(cè)。

　　所謂內(nèi)側(cè)是繞著中心的一側(cè)。

　　(一)對(duì)前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會(huì)議的外國(guó)、外地客人，應(yīng)首先了解對(duì)方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。

　　若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。

　　(二)主人到車站、機(jī)場(chǎng)去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。

　　客人看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會(huì)給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。

　　(三)接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個(gè)美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。

　　然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對(duì)方。

　　注意送名片的禮儀：

　　1、當(dāng)你與長(zhǎng)者、尊者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請(qǐng)多關(guān)照”。

　　你想得到對(duì)方名片時(shí)，可以用請(qǐng)求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我?”

　　2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。

　　(四)迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會(huì)因讓客人久等而誤事。

　　(五)主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時(shí)向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動(dòng)的計(jì)劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。

　　(六)將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動(dòng)的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價(jià)等。

　　考慮到客人一路旅途勞累，

　　主人不宜久留，讓客人早些休息。

　　分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。

　　二、接待禮儀

　　接待客人要注意以下幾點(diǎn)。

　　(一)客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)，要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。

　　請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對(duì)方單位去。

　　(二)客人到來時(shí)，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。

　　(三)接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。

　　1、在走廊的引導(dǎo)方法。

　　接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。

　　2、在樓梯的引導(dǎo)方法。

　　當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。

　　秘書工作的電話禮儀【2】

　　一、撥打電話時(shí)須注意的問題

　　第一，擇時(shí)通話。

　　通話時(shí)機(jī)的選擇看似平常，實(shí)際上很重要。

　　有的人只以自己的情況為判斷標(biāo)準(zhǔn)，選擇自己方便的時(shí)候撥打電話，這實(shí)際上是對(duì)通話對(duì)象重視、尊重不夠的表現(xiàn)。

　　設(shè)身處地地考慮對(duì)方的情況，是選擇通話時(shí)機(jī)的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時(shí)間，換句話來講，就是人家不會(huì)厭煩的時(shí)間。

　　比如休息時(shí)間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。

　　嚴(yán)格地講，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，沒有什么特別的急事不要打電話。

　　萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關(guān)緊急，打攪了!”

　　否則的話對(duì)方很可能會(huì)厭煩。

　　再者，就餐時(shí)別打電話。

　　現(xiàn)代人工作繁忙，通常中午只有一個(gè)小時(shí)的吃飯時(shí)間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節(jié)假日不要打電話。

　　在現(xiàn)代社會(huì)里，盡量不打擾他人的節(jié)假日休息應(yīng)該成為常識(shí)。

　　如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話，尤其是美國(guó)、

　　歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的國(guó)家，還要考慮到時(shí)差的問題。

　　當(dāng)然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時(shí)與有關(guān)部門和人員電話聯(lián)絡(luò)，但是也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時(shí)間的選擇，還要注意空間的選擇。

　　一般來講，私人電話是在家里打的，公務(wù)電話是在辦公室打的，在工作場(chǎng)合，撥打私人電話應(yīng)該盡量用自己的手機(jī)。

　　此外，在公眾場(chǎng)所撥打電話實(shí)際上是制造噪音污染，除非工作之需，有教養(yǎng)的人一般是不在公眾場(chǎng)所撥打電話的，

　　秘書人員更應(yīng)該注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　第二，簡(jiǎn)短通話。

　　電話打多長(zhǎng)好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長(zhǎng)時(shí)間，說清楚為止。

　　但是，在秘書工作中，通話時(shí)間是宜短不宜長(zhǎng)，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時(shí)間應(yīng)該有效地控制在3分鐘之內(nèi)。

　　當(dāng)然，這里的“3分鐘”并非是絕對(duì)的只能通話3分鐘，

　　而是指要長(zhǎng)話短說，廢話少說，沒話不說。

　　撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏：“喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊!你慢慢再猜吧!不對(duì)!你再猜!不對(duì)!我是誰你都不知道啊?” 好不容易猜對(duì)了，又問：“你猜我在干什么?”任何一個(gè)有教養(yǎng)的人都是講求辦事效率的人，

　　都是珍惜時(shí)間的人，因?yàn)闀r(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效益，時(shí)間就是生命，浪費(fèi)他人的時(shí)間就是浪費(fèi)他人的生命，所以打電話一定要有時(shí)間觀念。

　　第三，通話內(nèi)容精練有序。

　　秘書人員正確把握通話內(nèi)容的一個(gè)有效方法就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。

　　首先，要知道通話對(duì)方有幾個(gè)電話號(hào)碼，第一個(gè)打不通就撥第二個(gè)。

　　接通后要先做自我介紹。

　　其次，要列出通話的事項(xiàng)，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　第四，禮貌掛機(jī)。

　　結(jié)束通話后要禮貌地掛機(jī)。

　　首先，要了解怎樣暗示對(duì)方終止通話。

　　其標(biāo)準(zhǔn)化的做法就是重復(fù)要點(diǎn)，比如：“陳部長(zhǎng)，那我們這次就說好了，請(qǐng)您下個(gè)星期一參加我們單位的專家論證會(huì)。

　　如果沒有記錯(cuò)的話，我應(yīng)該讓司機(jī)于下周一早晨8點(diǎn)到您家樓下，接您過來。

　　”這就是重復(fù)要點(diǎn)的方法，以免對(duì)方記錯(cuò)了，或者忘記了，同時(shí)也說明秘書人員訓(xùn)練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機(jī)的順序。

　　不少秘書人員以為通話完畢應(yīng)該由對(duì)方掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實(shí)際上卻行不通。

　　倘若中國(guó)人民大學(xué)與北京大學(xué)都規(guī)定打電話由對(duì)方先掛機(jī)，那雙方通話時(shí)將出現(xiàn)何種狀態(tài)?那只能是雙方都永遠(yuǎn)不掛機(jī)了。

　　實(shí)際上，從禮儀角度來說，通話完畢應(yīng)該由地位高者先掛斷電話。

　　對(duì)秘書人員來說，應(yīng)該由上級(jí)先掛，客人先掛。

　　如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時(shí)一般就是誰先撥打誰先掛斷。

　　禮儀與秘書工作的關(guān)系【3】

　　(一)秘書禮儀與秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)

　　輔助領(lǐng)導(dǎo)是秘書的天職，輔助領(lǐng)導(dǎo)的手段多種多樣，禮儀輔助領(lǐng)導(dǎo)是其中之一。

　　領(lǐng)導(dǎo)是決策者，并依法享有一定的權(quán)威，這使領(lǐng)導(dǎo)既沒必要也不可能事必躬親。

　　領(lǐng)導(dǎo)又因作為一種機(jī)構(gòu)的代表，權(quán)力的象征，需要在行事時(shí)有相關(guān)禮儀的配襯。

　　秘書的崗位緊貼領(lǐng)導(dǎo)，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，由秘書安排各種禮儀事項(xiàng)，自然再順理成章不過了。

　　禮儀是秘書的常務(wù)工作，在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的過程中，對(duì)禮儀程序作妥善安排，使領(lǐng)導(dǎo)在具體的活動(dòng)中既體面又掌握主動(dòng)，是秘書工作者辦事能力的反映。

　　如A企業(yè)的經(jīng)理與B企業(yè)的經(jīng)理在n企業(yè)晤面，秘書事先將有關(guān)時(shí)間，地點(diǎn)通知對(duì)方，并認(rèn)真打掃好會(huì)客室，安排好茶水和午餐，準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料，精神飽滿，態(tài)度從容地迎接s企業(yè)的經(jīng)理并將之向n企業(yè)經(jīng)理介紹，使會(huì)晤在以秘書為主營(yíng)造的良好氣氛中進(jìn)行，

　　這個(gè)開始也許會(huì)給整個(gè)晤面的結(jié)果帶來影響。

　　禮儀的周到，使人精神放松，心情舒暢，雙方開誠(chéng)布公，容易促使事情成功或好轉(zhuǎn)。

　　在某些重要場(chǎng)合，領(lǐng)導(dǎo)需有些象征性的行為，如剪彩，奠基等，秘書必然要在事先作好準(zhǔn)備，將必要的工具裝飾好，地點(diǎn)選定并完滿考慮到在象征性行為完成后領(lǐng)導(dǎo)的合理退場(chǎng)，這種禮儀性的安排，雖屬工作中較瑣碎一面，卻不可不做，而且事雖小卻影響大，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，

　　為企業(yè)都塑造了形象。

　　當(dāng)然，秘書只隱在這些體面的禮儀背后，秘書工作的特性之一是潛隱性。

　　即使秘書人員代領(lǐng)導(dǎo)前去慰問，拜望某人時(shí)，起的也只是禮儀象征的作用。

　　即使秘書的良好態(tài)度和典雅舉止吸引了客人，客人仍記著的是“某公司有個(gè)好秘書”，而不是“某秘書在某公司”。

　　所以，禮儀工作做好了，是在很大的程度上提高了領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，實(shí)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的威信，至于平時(shí)的文書往來，其中涉及到的文書禮儀，包括禮儀性的內(nèi)容和禮儀套話更是秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一個(gè)常規(guī)工作，秘書必定要掌握這些知識(shí)，并要能嫻熟地運(yùn)用，

　　以使自己更好地盡到秘書的責(zé)任。

　　(二)秘書是某個(gè)社會(huì)組織中專為領(lǐng)導(dǎo)處理各種人際關(guān)系的輔助者

　　秘書工作的特點(diǎn)是跟“人”打交道，無論是他的服務(wù)對(duì)象一一領(lǐng)導(dǎo)，還是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中,要形成的各種關(guān)系，歸根結(jié)蒂，都是人際關(guān)系。

　　處理好各種不同關(guān)系是秘書工作藝術(shù)的體現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用禮儀來理順關(guān)系，對(duì)秘書工作總體效益的提高大有幫助。

　　首先，秘書與領(lǐng)導(dǎo)形成了緊密的固定關(guān)系，由于這種關(guān)系十分重要，雙方在最初接觸磨合的過程中都會(huì)小心翼翼，而且一覺得不稱心會(huì)立刻撒手。

　　反之，一旦發(fā)現(xiàn)配合默契，便越發(fā)珍惜和依賴這種關(guān)系。

　　從理論上說來，領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系越緊密，就越富有工作創(chuàng)造力，但在實(shí)踐中卻未必如此，關(guān)系緊密了，有時(shí)也就結(jié)成了一種同盟，可能反而有礙甚至破壞企業(yè)或國(guó)家的利益。

　　因此，規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系，除各種原則制度的保障之外，禮儀自古就有的“別異”作用，仍有現(xiàn)實(shí)意義。

　　禮儀可以幫秘書工作者把準(zhǔn)自己的地位，規(guī)范自己的行為，不播越，不輕浮，尊重領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，尊重領(lǐng)導(dǎo)意見，按正常渠道上情下達(dá)溝通信息，同時(shí)也在禮儀中保全自己的人格尊嚴(yán)。

　　其次，作為管理層中的中介部門，秘書還要與各職能部門和外部世界聯(lián)系溝通，良好的禮儀在溝通中有助于消除隔閡，增進(jìn)理解。

　　由于身處領(lǐng)導(dǎo)近旁，會(huì)使其他人對(duì)秘書有特殊看法，秘書人員這時(shí)除了以誠(chéng)相見之外別無他法，以誠(chéng)相見不僅是感情的真摯，也包括禮儀的周到。

　　如尊重對(duì)方的地位，理解對(duì)方的處境，同情對(duì)方的閑難，贊賞對(duì)方的成就。

　　通過這些取得對(duì)方的信任，在與外部世界的交往中，禮儀又是一個(gè)窗口，從中可以窺得一個(gè)單位的精神面貌和經(jīng)營(yíng)品質(zhì)，這是許多社會(huì)組織重視禮儀工作的原因之一。

　　即使在不成功的談判與合作中，堅(jiān)持有理，有利，有節(jié)的原則，從大局出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，或可以做到買賣不成友情在，或可以用原則和禮儀擊退交往中的不正常行為。

　　(三)秘書禮儀與秘書自身提高

　　禮儀是社會(huì)的規(guī)范，秘書禮儀與整個(gè)社會(huì)的文明程度有密切關(guān)系。

　　通過對(duì)禮儀的學(xué)習(xí)和掌握,不僅可以提高秘書工作者個(gè)人修養(yǎng)，還可由此推動(dòng)社會(huì)的文明與進(jìn)步。

　　由于工作特點(diǎn)，秘書人員的地位特殊，他既在單位內(nèi)部起聯(lián)系溝通作用，又在社會(huì)上成為本單位的代表，所以禮儀在秘書人員身上是“全方位”地體現(xiàn)。

　　首先,秘書人員的個(gè)人禮儀應(yīng)講究。

　　他是在一個(gè)“外向”性的崗位上,與多種對(duì)象打交道,如果不修邊幅,不注重言談舉止會(huì)直接影響來訪者或被訪者的情緒并影響辦公室同事的情緒。

　　所以許多單位對(duì)秘書人員的衣著,飾物,化妝品都有規(guī)定。

　　這種規(guī)定,當(dāng)然不是針對(duì)某個(gè)秘書人員個(gè)人,而是針對(duì)秘書這個(gè)崗位的。

　　此外秘書工作者的禮儀知識(shí),操辦禮儀活動(dòng)的能力,對(duì)在不同情況下的禮儀要求應(yīng)有較多較完善的掌握。

　　要在禮儀活動(dòng)中分清主次,內(nèi)外,把握各種分寸,分量,要對(duì)各國(guó),各地,各民族,各宗教的文化風(fēng)俗禮儀習(xí)慣有所了解并在實(shí)踐中融會(huì)貫通。

　　尤其在21世紀(jì),人類進(jìn)人了一個(gè)新紀(jì)元,對(duì)許多客觀事物的理解認(rèn)識(shí)上了一個(gè)新的臺(tái)階,如保護(hù)環(huán)境,與動(dòng)物友好相處已成為全世界的共識(shí),禮儀行為也必須跟這種認(rèn)識(shí)結(jié)合起來。

　　倘在給外賓送禮時(shí),把動(dòng)物毛皮當(dāng)作貴重禮品就顯得十分不合時(shí)宜了。

　　酒宴上的山珍海味,也有許多不該成為餐餐之徒的腹中之物。

　　禮儀活動(dòng)中若缺乏這種現(xiàn)代意識(shí),是會(huì)使整個(gè)禮儀水平都大打折扣的。

　　可見,禮儀是一種綜合素質(zhì)的體現(xiàn),遠(yuǎn)不是懂外語,會(huì)電腦,人漂亮就能夠勝任禮儀工作的。

　　它的文化內(nèi)涵十分精深并總是與時(shí)俱進(jìn)的,秘書人員必須不斷學(xué)習(xí),不斷提高,才能在禮儀場(chǎng)合游刃有余。

　　秘書禮儀說大也大—它在秘書的全部工作中占有舉足輕重的地位;說小又小—它總是瑣碎地體現(xiàn)在細(xì)枝末節(jié)上。

　　研究這個(gè)問題,以促進(jìn)秘書工作水平的提升,對(duì)我國(guó)加人世界貿(mào)易組織后進(jìn)一步與世界交往,與國(guó)際接軌,迎接新一輪國(guó)際挑戰(zhàn)是很有幫助的。

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