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摘要:集團公司發(fā)展快速,客戶的支付方式多樣,商業(yè)票據(jù)已經(jīng)成為客戶支付貨款的主要途徑之一。商業(yè)票據(jù)作為一種債權(quán)憑證,也是很多集團公司流動資產(chǎn)的重要組成部分,其安全性和流動性也影響到集團公司的財產(chǎn)狀況。因此,對于商業(yè)票據(jù)的管理應(yīng)得到重視,文章主要結(jié)合實例分析集團公司商業(yè)票據(jù)的現(xiàn)狀,根據(jù)現(xiàn)存問題提出解決方案,以加強商業(yè)票據(jù)的管理,規(guī)避商業(yè)票據(jù)所帶來的風險,減少收取商業(yè)匯票所帶來的損失。
關(guān)鍵詞:集團公司;商業(yè)票據(jù);風險規(guī)避;管理
一、商業(yè)票據(jù)的簡介
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由于商業(yè)匯票具有融資性質(zhì)和支付功能,近些年來,在制造、批發(fā)和零售等行業(yè)使用商業(yè)匯票的規(guī)模越來越大,解決許多企業(yè)融資困難的問題。
依據(jù)承兌人的不同,商業(yè)匯票一般分為銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。銀行承兌匯票主要以銀行信用為主,由企業(yè)出票、銀行承兌,安全可靠性高,易于流通,具有匯兌、支付、信用、結(jié)算、融資等功能;而商業(yè)承兌匯票是企業(yè)出票、企業(yè)承兌,故其信用低于銀行承兌匯票,日常的使用率也不高。二者除了信用差別外,其他相關(guān)用途和流程基本相似。
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1. 期限長
一般來講,紙質(zhì)的商業(yè)承兌匯票最長不超過6個月,電子的商業(yè)承兌匯票最長不超過一年。
2. 流動性強
《票據(jù)法》規(guī)定,在匯票到期日之前,可以將匯票背書轉(zhuǎn)讓,在背書轉(zhuǎn)讓過程中,就算有一手背書是虛偽交易,也不影響善意取得人對票據(jù)承兌的權(quán)利。
3. 節(jié)約資金成本
對于債務(wù)人來講,開具商業(yè)匯票就等同于取得了較低利息的短期借款,大大降低了債務(wù)人的資本成本,緩解了企業(yè)流動資金不足的局面。基于這些方面,越來越多的客戶在大批量購買商品時往往以商業(yè)票據(jù)的方式進行結(jié)算,對于收取商業(yè)票據(jù)的債權(quán)人來講,這些商業(yè)票據(jù)不僅會影響企業(yè)資金的流動性,而且如果對票據(jù)管理不善,還會發(fā)生丟失、毀損,給債權(quán)公司造成不必要的經(jīng)濟損失。
二、商業(yè)票據(jù)管理的現(xiàn)狀
。ㄒ唬┦杖∩虡I(yè)票據(jù)的規(guī)模不斷擴大
近些年來,各集團企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模不斷向外拓展,許多集團企業(yè)的融資相對困難,很多公司為了保證業(yè)務(wù)量的完成,開始放寬收款條件,而具有融資性質(zhì)和支付功能的商業(yè)匯票,被大多集團企業(yè)廣泛使用,使用的規(guī)模和領(lǐng)域也在不斷擴大。
例如,制造行業(yè)某一大型上市集團公司2010~2015年收取的商業(yè)匯票數(shù)量從200多張上升到2015年的2000多張,銀行承兌匯票的金額由1.46億上升至5.68億,商業(yè)承兌匯票則從2012年的1.34億迅速上升為2015年的11.58億,至2015年,收取商業(yè)承兌匯票的金額幾乎是銀行承兌匯票的兩倍。歸其原因是該公司放寬了收款條件,遵從許多大客戶的意愿,開始收取商業(yè)承兌匯票導(dǎo)致的。
(二)收取商業(yè)票據(jù)的審批流程較為復(fù)雜
集團公司內(nèi)部收取商業(yè)票據(jù)的審批流程一般為:分公司營業(yè)員從客戶那里取得用于支付貨款的商業(yè)票據(jù),然后把匯票寄給總公司營業(yè)員。如果匯票是按照匯票約定可以收取商業(yè)票據(jù)的,總公司營業(yè)員就可以把商業(yè)票據(jù)直接交給總公司財務(wù)人員,如果合同沒有相關(guān)約定則需要出具一份報告,由營業(yè)部總經(jīng)理和會計部部長簽名。如果報告內(nèi)容與票據(jù)內(nèi)容相符,票面信息經(jīng)核對無誤后,總公司財務(wù)人員將商業(yè)票據(jù)交給總公司出納驗票及抄通報入賬。整個過程相對較為復(fù)雜,具體流程圖如圖1。
三、收取商業(yè)票據(jù)的風險
。ㄒ唬┢泵骘L險
根據(jù)現(xiàn)行流程,集團公司票據(jù)票面狀況的正式審核,是在總公司財務(wù)收到票據(jù)后才進行。分公司營業(yè)員和總公司營業(yè)員一般不檢查票面信息是否有誤,在實際收票業(yè)務(wù)中,票面往往會出現(xiàn)很多問題,如背書印章不清晰、背書空白、被背書人書寫不規(guī)范、背書不連續(xù)、騎縫印章不清晰等。遇到這類問題總公司通常有兩種解決方案:1.聯(lián)系分公司,盡快讓出現(xiàn)問題的背書人出具相關(guān)的證明;2.如不能收取的,直接退給總公司營業(yè)員,再退給分公司。
如果是第一種方法,就會大大增加商業(yè)票據(jù)從增加到入賬的時間,尤其是找前幾手背書人出具證明,如不順利,則需要一個月甚至更長的時間。另外,原路退回的商業(yè)票據(jù)在公司內(nèi)部經(jīng)過多次轉(zhuǎn)手,也存在丟失的風險。如果是托收時才發(fā)現(xiàn)問題,就會面臨托收不成功、銀行拒絕付款的風險。
。ǘ┢睋(jù)偽造變造風險
總公司出納收到商業(yè)票據(jù)后,會把票據(jù)掃描發(fā)送到銀行查驗,銀行會發(fā)文至開票銀行核實票面信息真?zhèn),如回?fù)類似“是我行簽發(fā),暫無掛止凍公催,無他查,真?zhèn)巫员妗,這表明票面信息無誤,但仍存在克隆、偽造或變造票據(jù)的可能。
(三) 遺失或毀損風險
商業(yè)票據(jù)的遺失是較嚴重的問題,這不僅會大大拖延公司的收款進度,增加財務(wù)損失,甚至還會面臨收不回遺失票據(jù)款項的風險。在票據(jù)遺失的處理方面,《中華人民共和國票據(jù)法》第十五條規(guī)定,“票據(jù)喪失,失票人可以及時通知票據(jù)的付款人掛失止付,但是,未記載付款人或者無法確定付款人及其代理付款人的票據(jù)除外。收到掛失止付通知的付款人,應(yīng)當暫停支付。失票人應(yīng)當在通知掛失止付后三日內(nèi),也可以在票據(jù)喪失后,依法向人民法院申請公示催告,或者向人民法院提起V訟”。
實際上,以上每個環(huán)節(jié)并非都可順利進行,從眾多公司調(diào)查發(fā)現(xiàn),走完以上流程,最少需要三到四個月時間,才可能收回遺失票據(jù)款項。如果票據(jù)丟失,也會產(chǎn)生較大的資金時間成本和人工成本。列舉某集團公司的一個小案例:
票據(jù)號:××, 出票人:湖南××公司,金額950000元,到期日為2016年4月15日的銀行承兌匯票,該票據(jù)由于集團公司內(nèi)部原因而遺失。 該集團公司從準備資料到掛失止付到公示催告期滿用了一年時間,公示催告期滿后等待法院出具判決書用了半年時間,交給銀行托收又用了半年時間,一共用了兩年的時間。按照2014年一年期定期存款利率3.3%計算收入,也有62700元的利息,再加上法院案件受理費100元和公告費900元以及丟失票據(jù)托收銀行收取的千分之一的手續(xù)費,不考慮其他額外費用,累計起來也是一筆數(shù)額不小的損失。計算表如表1所示。
從該案例可以看出,票據(jù)丟失所造成的資金時間成本相對較大,并且還存在收不回款項的高風險,因此應(yīng)當高度重視商業(yè)票據(jù)在流轉(zhuǎn)時的保管。
四、商業(yè)票據(jù)的管理建議
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商業(yè)票據(jù)作為一種有價證券,其重要性甚至高于現(xiàn)金等價物,這就要求集團公司內(nèi)部所有接觸商業(yè)票據(jù)的人員都要具備基本的商業(yè)票據(jù)知識,在收取客戶商業(yè)票據(jù)以及在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時,需要有一定的辨識能力。定期組織相關(guān)員工開展有關(guān)商業(yè)票據(jù)知識的培訓,加強員工對票據(jù)的認識以及加深員工對票據(jù)內(nèi)部流程的了解,強調(diào)票據(jù)丟失的負面影響,減少因內(nèi)部疏忽給企業(yè)帶來的損失。
辨識商業(yè)票據(jù)票面要素的基本方法:
1. 商業(yè)票據(jù)正面的辨識
。1)出票人與收款人的名稱、銀行賬號與開戶銀行信息齊全,金額大小寫一致。
。2)出票人全稱和財務(wù)專用章上的一致。
。3)銀行承兌匯票出票銀行在提示承兌出蓋章確認承兌,商業(yè)承兌匯票則是出票人蓋章確認。
2. 商業(yè)票據(jù)背面的辨識
。1)背書蓋章清晰(不模糊、不缺角、不壓邊)
。2)背書連續(xù)
1)無空白背書
2)被背書人欄內(nèi)的公司名稱為下一手公司名稱。
3)騎縫章為騎縫章處下一手公司的財務(wù)印章。
。3)騎縫章和被背書人名稱清晰無誤。
。4)無污跡以及任何涂鴉。
如果有不符合以上條件的商業(yè)匯票,需要相應(yīng)的公司出具證明,才能收取商業(yè)票據(jù)。由于個人疏忽造成票據(jù)無法托收及貼現(xiàn),產(chǎn)生的經(jīng)濟責任,應(yīng)該追究該員工的工作過失責任。
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簡化集團公司內(nèi)部收取商業(yè)票據(jù)的審批流程,分公司營業(yè)員從客戶那里取得用于支付貨款的商業(yè)票據(jù),不再寄給總公司營業(yè)員。而是直接交給分公司財務(wù),讓分公司財務(wù)與總公司財務(wù)對接,財務(wù)部門直接對接財務(wù)部門,流程和業(yè)務(wù)都會變得更加順暢。并且有了分公司財務(wù)的初步審核,收取商業(yè)票據(jù)的風險也會減少一層。具體流程如圖2所示。
(三)提前貼現(xiàn)到期日較長的票據(jù)
企業(yè)交易收款最有利的就是收取現(xiàn)金,在實際操作中,如果集團公司持有的是距離到期日比較長的票據(jù),要盡量提前貼現(xiàn)。這樣不僅僅可以為企業(yè)融入資金,提高企業(yè)的現(xiàn)金比率,同時還可以有效的避免持有期間所面臨的各種不確定風險。
(四)增加必要的ERP系統(tǒng)功能與權(quán)限
1. 新增票據(jù)去向功能
商業(yè)票據(jù)的遺失是非常嚴重的問題,對商業(yè)票據(jù)的庫存管理尤為重要。需要確保每一張票據(jù)的去向都是清晰并且有數(shù)據(jù)可循。庫存的商業(yè)票據(jù)每個月都有進行盤點工作,確保賬實相符,但是商業(yè)票據(jù)的去向管理卻有所缺失。若要查找某張商業(yè)票據(jù)的去向或者做一些票據(jù)的統(tǒng)計工作,相對較難。若在ERP系統(tǒng)上設(shè)置商業(yè)票據(jù)去向功能,每當商業(yè)票據(jù)的狀態(tài)發(fā)生改變時,都可以在上面錄入相關(guān)信息,如托收、貼現(xiàn)、背書以及退回等。這樣非常便于日后票據(jù)的查詢,同時也可降低票據(jù)遺失的風險。
另外,目前商業(yè)票據(jù)的出票銀行信用程度參差不齊,有時候小銀行會以各種理由推遲或拒絕付款,基于這種情況可在票據(jù)去向內(nèi)增加商業(yè)票據(jù)的出票銀行信息,統(tǒng)計銀行的信用程度,這樣就可以做出選擇性的指引,少收信用度較低的銀行的票據(jù)。由此便可以提高集團公司商業(yè)票據(jù)托收的成功率,減少票據(jù)因過期不能托收而產(chǎn)生的額外財務(wù)損失。
2. 新增應(yīng)收票據(jù)余額報表請求
目前商業(yè)票據(jù)的管理主要由相關(guān)資金管理崗每月制作excel表格進行賬實核對,由于大多數(shù)集團公司財務(wù)工作實行的是輪崗制度,在交接崗位工作時很有可能因交接不善而發(fā)生一些差錯或者造成數(shù)據(jù)的混亂,如果賬實核對的數(shù)據(jù)能與ERP的數(shù)據(jù)相結(jié)合,就能夠更精確的管理商業(yè)票據(jù)。
該請求與ERP的應(yīng)收會計職責中的應(yīng)收發(fā)票余額報表類似。在應(yīng)收發(fā)票余額報表中,根據(jù)公司名稱分類匯總,可以清楚的看到哪些是本集團公司已經(jīng)開發(fā)票,還沒有收到款項的票據(jù),或者哪些是本集團公司已經(jīng)收款,還沒有開發(fā)票的票據(jù)。應(yīng)收票據(jù)余額報表如表2所示。
這樣,新增的應(yīng)收票據(jù)余額報表便可以與商業(yè)票據(jù)的去向相結(jié)合,實現(xiàn)對商業(yè)票據(jù)的動態(tài)管理,也不會因崗位的調(diào)動而造成混亂。如果發(fā)現(xiàn)問題便可以及時解決,而不是等到月末才進行票據(jù)盤點,大大降低商業(yè)票據(jù)的管理風險。
。ㄎ澹┥虡I(yè)票據(jù)電子化
電子商業(yè)匯票是人民銀行統(tǒng)一推廣的,以數(shù)據(jù)電文形式制作的商業(yè)票據(jù),包括電子銀行承兌匯票和電子商業(yè)承兌匯票兩種。根據(jù)央行支付結(jié)算司在2016年3月發(fā)布的“關(guān)于規(guī)范和促進電子商業(yè)匯票業(yè)務(wù)發(fā)展的通知”中提到,商業(yè)票據(jù)承兌業(yè)務(wù)中占比應(yīng)達到80%以上。該通知說明央行在大力推行商業(yè)票據(jù)電子化。
現(xiàn)在很多集團公司銀行承兌匯票托收不成功,很大原因在于紙質(zhì)票票面有瑕疵。相τ謚街勢本藎電子票據(jù)有傳遞快捷、保管簡便、查找方便、收票放心以及到期收款簡單等比較大的優(yōu)勢。如果能夠增加電子銀行承兌匯票的比例,一方面票據(jù)遺失數(shù)量大大減少,另一方面由于票面問題銀行拒絕付款情況減少。
參考文獻:
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