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excel會(huì)議記錄怎么做
對(duì)于機(jī)關(guān)和企業(yè)的辦公廳(室)來說，組織會(huì)議是經(jīng)常性工作。在參加人數(shù)較多的會(huì)議中，座次圖的編排是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)方法排座次，是畫一張空白會(huì)場圖，然后按參會(huì)人員名單逐一填入。然而編排完成后，常常出現(xiàn)原定要來的人突然來不了，或者臨時(shí)決定再增加幾個(gè)人的情況。
excel會(huì)議記錄怎么做
由于座次圖手工編排，人員又是從中間分別向左右兩邊安排的，所以即便只調(diào)整一個(gè)人，也往往需要推倒重來，耗時(shí)費(fèi)力，讓人不勝其煩。
一、系統(tǒng)原理
該方法的原理，可以概括成“位置—編號(hào)—人名”。
即對(duì)參會(huì)人員和會(huì)場里的每個(gè)座位都進(jìn)行編號(hào)，將相同編號(hào)的人名與座位建立一對(duì)一的對(duì)應(yīng)聯(lián)系，使人名能夠自動(dòng)填寫到相同編號(hào)對(duì)應(yīng)的會(huì)場座位中，也使座次圖的調(diào)整轉(zhuǎn)化為對(duì)數(shù)字編號(hào)的調(diào)整，運(yùn)用EXCEL軟件處理數(shù)字的強(qiáng)大功能，大大提升調(diào)整的速度和準(zhǔn)確度。
二、主要步驟
下面，我們以虛擬《水滸傳》中梁山108位好漢開大會(huì)的例子來介紹座次圖的制作。
準(zhǔn)備工作：打開一個(gè)EXCEL文件，將左下角三個(gè)選項(xiàng)卡分別重命名為“人員名單”“數(shù)字布局圖”和“座次圖”(如下圖)。
然后開始以下三個(gè)步驟：
第一步：在“人員名單”選項(xiàng)卡中，收錄所有參會(huì)人員名單，按照既定規(guī)則(一般是職務(wù)高低)從前往后依次編號(hào)(見下圖，此圖省略部分名單)，“編號(hào)”要在“A列”，“姓名”在“B列”。
這里，將梁山好漢以石碣碑為依據(jù)排序。
一般情況下編號(hào)為純數(shù)字，遇有發(fā)言、領(lǐng)獎(jiǎng)等特殊情況時(shí)，可將這些人單獨(dú)變編號(hào)，如“發(fā)1、發(fā)2”。
★請(qǐng)注意：如姓名為兩個(gè)字，在兩個(gè)字中間加一個(gè)空格，而不是兩個(gè)空格(如“宋江”)。
第二步：在“數(shù)字布局圖”選項(xiàng)卡中，畫出會(huì)場座位擺放圖，體現(xiàn)有幾排、每排幾人、有無過道等具體情況。
之后依據(jù)一定的規(guī)則對(duì)這些座位進(jìn)行編號(hào)。
如，本例中，共6排，每排18個(gè)人，中間有一個(gè)過道，兩邊各9人。
按照一般規(guī)律，第一排過道右一為1號(hào)，左一為2號(hào)，然后向左右和后排依次展開，全部編號(hào)分布在從B4到T9的長方形區(qū)域內(nèi)，如圖：
★請(qǐng)注意：“數(shù)字布局圖”與“人員名單”兩個(gè)表中“編號(hào)”的格式要相同，內(nèi)容要能一一對(duì)應(yīng)，這是本系統(tǒng)的核心設(shè)置。
第三步：在“座次圖”選項(xiàng)卡中，將“數(shù)字布局圖”內(nèi)容完全復(fù)制過來，去掉其中的編號(hào)。
在原來的編號(hào)區(qū)域(B4到T9)使用VLOOKUP函數(shù)定義公式。
首先，在左上角的B4單元格內(nèi)輸入如下內(nèi)容：
= VLOOKUP(數(shù)字布局圖!B4，人員名單!$A:$B，2，0)
然后，按回車鍵，這個(gè)單元格內(nèi)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)兩個(gè)字——“徐 寧”。
B4到T9范圍內(nèi)其他單元格不必另外定義函數(shù)公式，只要點(diǎn)擊B4單元格，將鼠標(biāo)懸停在這個(gè)單元格右下角，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)很小的“+”符號(hào)，按住鼠標(biāo)左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數(shù)公式定義，鼠標(biāo)仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數(shù)公式定義。
最后，進(jìn)行必要的格式調(diào)整，可看到下面圖中的內(nèi)容，這就是我們所需要的座次圖。
“必要的格式調(diào)整”包括：1.將所有單元格文字豎行排列(右鍵，設(shè)置單元格格式—對(duì)齊—方向—縱向);2.將原先過道位置(K4:K9)的內(nèi)容清空，表格邊框變?yōu)闊o色，填充顏色變?yōu)闊o色;3.對(duì)B4到T9區(qū)域內(nèi)的字體大小進(jìn)行調(diào)整，如果四個(gè)字的人名，可以縮小字號(hào)以確保完全顯示。
★請(qǐng)注意：1.在定義公式時(shí)，“$A:$B”中的“$”表示絕對(duì)引用，不能不寫。
2.函數(shù)定義可以用函數(shù)編輯器逐個(gè)找參數(shù)(如下圖)，避免手工輸入出錯(cuò)。
Lookup_value:待查找值
Table_array:被查找數(shù)據(jù)表格范圍
Col_index_num:向右查找的列數(shù)
Range_lookup:查找類型，一般為0
三、系統(tǒng)的優(yōu)越性
這種“位置—編號(hào)—人名”的辦法看似繞了一個(gè)大圈，讓使用傳統(tǒng)辦法的人感到很不習(xí)慣，但只要試用一次就會(huì)發(fā)現(xiàn)本文所介紹的方法有很多便利：
1.輸入人名工作量減少。
除了在制作“人員名單”時(shí)需輸入一次人名之外，之后無論如何修改、調(diào)整，都不需要再次輸入人名，不僅效率大大提升，且不容易出錯(cuò)。
2.審核把關(guān)更容易。
由于參會(huì)“人員名單”和“數(shù)字布局圖”等清晰、形象，為審核把關(guān)提供了方便。
3.后期修改調(diào)整更迅速。
一旦出現(xiàn)座次擺放原則方面的調(diào)整，可以更改“數(shù)字布局圖”的數(shù)字編號(hào)規(guī)則，更改后“座次圖”等模塊中的人名會(huì)自動(dòng)調(diào)整;一旦出現(xiàn)臨時(shí)增減人的情況，只要在“人員名單”中增減，然后刷新一次數(shù)字編號(hào)就能隨之自動(dòng)更新了。
4.一次制作后期使用更容易。
一般來說，機(jī)關(guān)或企業(yè)召開大會(huì)的參會(huì)人員范圍相對(duì)穩(wěn)定，制定和長期維護(hù)一個(gè)干部名冊(cè)，準(zhǔn)確錄入各有關(guān)部門的干部姓名，按照名單(如內(nèi)部電話本)進(jìn)行排序，當(dāng)有干部人事調(diào)整時(shí)及時(shí)更新，這樣當(dāng)會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)人員在接受各部門上報(bào)參會(huì)人員時(shí)就可以在干部名冊(cè)上直接做標(biāo)記，不容易錯(cuò)漏。
制作“人員名單”時(shí)在干部名冊(cè)基礎(chǔ)上直接修改即可。
此外，一個(gè)機(jī)關(guān)或企業(yè)能夠開會(huì)的場地有限，在每個(gè)場地開會(huì)后將相關(guān)電子文件保存好，下次使用這個(gè)場地時(shí)，編排座次圖的工作量又可以大大減少。
小·結(jié)
運(yùn)用相同的函數(shù)原理，EXCEL還可以自動(dòng)生成與座次圖相配套的簽到索引表、合影站位圖、就餐圖，批量且按順序自動(dòng)生成桌簽和出席證，并且隨參會(huì)人員名單的變化而自動(dòng)調(diào)整。
簡言之，運(yùn)用本文介紹的方法，只要明確了參會(huì)人員名單的人名和順序，會(huì)議所需多數(shù)表、證、卡都可以自動(dòng)生成和自動(dòng)調(diào)整，讓會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作變得從容。
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