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企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制分析論文
隨著我國社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，另外加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展以及財務(wù)工作的特殊性，企業(yè)會計方面有關(guān)內(nèi)部控制也有了巨大的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了人機(jī)共同掌控內(nèi)部控制的模式，顛覆了傳統(tǒng)的純粹依靠人力控制的老舊模式。會計電算化給企業(yè)的會計工作帶來了極大的便利性，使會計人員摒棄了依靠紙張來做賬的模式，進(jìn)而以計算機(jī)代替紙質(zhì)操作的模式。所以，對于會計電算化和內(nèi)部控制等之間的概念和關(guān)系應(yīng)該要正確的掌握和了解。并在充分了解的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)問題的存在，并找出解決問題的措施，使企業(yè)會計電算化管理的內(nèi)部控制工作進(jìn)一步加強(qiáng)。
1會計電算化與內(nèi)部控制
通過電子計算機(jī)會計信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計電算化就能夠充分的實現(xiàn)。在信息數(shù)據(jù)處理方面，會計電算化相對于傳統(tǒng)的會計模式來講，其精確度得到了有效的提高，并且工作的效率也得到了大大的提升。企業(yè)自身管理方面也更加便捷，規(guī)避風(fēng)險的能力也有所增強(qiáng)。相對于傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制來講，企業(yè)電算化的內(nèi)部控制要求更高。第一方面，由于電算化可以節(jié)省大量的人力資源，所以，現(xiàn)階段的工作通常都是非常的依賴計算機(jī)系統(tǒng)，這樣就會將責(zé)任過于集中在某一個方面，責(zé)任過于集中會增加風(fēng)險的概率。第二方面，應(yīng)將企業(yè)內(nèi)部控制的處理數(shù)據(jù)規(guī)范化，確保數(shù)據(jù)信息能夠準(zhǔn)確無誤，尤其是針對初始的數(shù)據(jù)資料，更要規(guī)范處理。第三方面，由于所有的數(shù)據(jù)基本上都是通過電算化來操作的，因此，資料一般都保存在計算機(jī)的內(nèi)存當(dāng)中，而計算機(jī)的故障通常會在毫無防備的情況下出現(xiàn)。此外，病毒的入侵也是計算機(jī)系統(tǒng)常常遇見的重大威脅。所以，要想保證企業(yè)會計電算化安全的管理，就應(yīng)該首先加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制。
2會計電算化管理中內(nèi)部控制的問題
在我國，已經(jīng)有越來越多的企業(yè)正在使用會計電算化，但是，就企業(yè)電算化管理方面，問題非常突出，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
2.1企業(yè)會計電算化基礎(chǔ)管理工作薄弱
2.1.1會計電算化沒有系統(tǒng)的管理和控制
我國的企業(yè)會計電算化沒有形成一種有效的管理模式和良好的控制制度。例如，我國的財政部門有規(guī)定，單位只有達(dá)到了一定的條件，才可以利用計算機(jī)記賬，對于一些達(dá)不到相關(guān)要求且內(nèi)部管理制度不健全的企業(yè)單位，和一些使用不同會計軟件的外資企業(yè)，對其進(jìn)行執(zhí)行監(jiān)控的過程非常不方便。
2.1.2職責(zé)分工不明確
企業(yè)實行會計電算化之后，相關(guān)的維護(hù)人員的數(shù)量有所增加，但是在崗位制度的制定方面比較落后，電算化的分工與之前沒有任何的分別，但實際上原有的分工并不能適用電算化的要求，導(dǎo)致分工不明確的現(xiàn)象發(fā)生。
2.1.3操作中存在風(fēng)險
由于在分工方面出現(xiàn)不明確的現(xiàn)象，相應(yīng)的控制措施并不明確，監(jiān)督力度不夠，造成越權(quán)行為的出現(xiàn)。并且會計各個崗位的人員容易對職責(zé)工作上懈怠，最終問題出現(xiàn)以后，難以追究相應(yīng)崗位上的責(zé)任，給企業(yè)帶來較大的損失。
2.1.4維護(hù)中存在風(fēng)險
在使用計算機(jī)的過程中，企業(yè)相關(guān)人員一般只是簡單的對計算機(jī)的軟硬件方面進(jìn)行維護(hù)，對重要數(shù)據(jù)的安全性方面的維護(hù)較少，尤其是出現(xiàn)了電算化系統(tǒng)之后，維修的過程并不規(guī)范，沒有進(jìn)行申報與記錄，這無形增加了數(shù)據(jù)的風(fēng)險，對于企業(yè)的正規(guī)化管理非常不利。
2.1.5檔案的保管存在問題
就企業(yè)的電算化而言，企業(yè)的信息安全直接與檔案的保管掛鉤，然而，并不是每個企業(yè)都能夠?qū)n案進(jìn)行妥善的保管，首先表現(xiàn)在企業(yè)沒有重視會計電算化的檔案建立，很多企業(yè)的風(fēng)險意識不夠強(qiáng)烈，企業(yè)，一些企業(yè)建立電算化的檔案之后，在管理的過程中又過于隨意，沒有委派專人按照一定的規(guī)格來保管，這樣在差錯出現(xiàn)時，責(zé)任的劃分非常不明確，另外，防病毒的軟件沒有正確投入使用，給不法分子鉆漏洞的機(jī)會，增加了企業(yè)的風(fēng)險。
2.2會計電算化的軟件控制不安全
2.2.1軟件的安全性低
很多企業(yè)的會計數(shù)據(jù)庫存在不安全的現(xiàn)象，缺乏安全加密措施，會計軟件本身的程序控制缺乏效力，并且，大量的漏洞存在于會計軟件當(dāng)中，系統(tǒng)的安全性也就得不到相應(yīng)的保障。
2.2.2核算環(huán)節(jié)之間交流不夠
由于核算環(huán)節(jié)之間缺乏交流，所以企業(yè)之間無法實現(xiàn)無縫連接，這就導(dǎo)致計算機(jī)在信息處理上的先進(jìn)性受到阻礙，另外，由于一些會計電算化的相關(guān)信息系統(tǒng)不能自己完全實現(xiàn)內(nèi)部自動的轉(zhuǎn)換相關(guān)的會計數(shù)據(jù)，一些子系統(tǒng)只能通過人工輸入的方式建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，這也使操作過程中的錯率率被增加。從而也增加了企業(yè)會計電算化管理中的難度。
2.2.3部分功能與內(nèi)部控制不相符
企業(yè)會計電算化中，計算機(jī)磁盤中的信息被篡改之后是不易察覺的，這樣會給企業(yè)帶來無形中的損失，并且，多余功能也可能影響到系統(tǒng)的正常使用。由于數(shù)據(jù)庫沒有進(jìn)行加密，或者沒有執(zhí)行較為高級的加密措施，會導(dǎo)致外界入侵的風(fēng)險大大提高。
2.2.4電算化軟件缺乏實用性
很多企業(yè)沒有長遠(yuǎn)的打算，目光非常短淺，所以會計電算化軟件的選擇沒有把握好，一些會計電算化的軟件已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，有些會計人員對于軟件的使用流程也不是非常的熟悉，導(dǎo)致很多軟件功能都成了擺設(shè)。相關(guān)部門的內(nèi)部控制也就失去了應(yīng)有的作用。
2.3人員素質(zhì)有待提升
會計電算化會隨著計算機(jī)的更新?lián)Q代而發(fā)生變化與更新，現(xiàn)有企業(yè)的會計人員不能進(jìn)行電算化的操作，導(dǎo)致企業(yè)的內(nèi)部控制實施難度較大，另外，員工的道德規(guī)范方面也需要依靠監(jiān)督的力量來控制。
2.4會計電算化內(nèi)部審計監(jiān)督的缺乏
企業(yè)的內(nèi)部控制，離不開會計電算化的內(nèi)部審計，會計電算化的監(jiān)督與審核工作等都需要審計人員共同來完成，內(nèi)部審計人員要及時的研究以及評價會計電算化系統(tǒng)的相關(guān)管理和控制制度。但是很多企業(yè)在該環(huán)節(jié)中做得不夠，沒有落實該崗位的職責(zé)，以致于影響到企業(yè)會計電算化中內(nèi)部控制制度的完善。
3加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制的措施
3.1加強(qiáng)企業(yè)會計電算化基礎(chǔ)管理工作
3.1.1建立會計電算化操作的內(nèi)部控制制度
�、俨贿`規(guī)操作，嚴(yán)格按照電算化操作內(nèi)容進(jìn)行操作是會計電算化管理人員需要遵循的基本原則。尤其是對于系統(tǒng)軟件的管理密碼方面一定不能隨意泄漏，并且，常用密碼要經(jīng)常更換；②機(jī)房的安全也要保護(hù)好，不能夠讓計算機(jī)處于開機(jī)的狀態(tài)下離開，讓他人擅自闖入進(jìn)行違規(guī)操作和資料的查看，以免給企業(yè)帶來不必要的損失。
3.1.2完善計算機(jī)管理制度
保證計算機(jī)的正常運作是會計電算化工作的前提，因此，要想將企業(yè)電算化管理中的內(nèi)部控制進(jìn)行進(jìn)一步的完善，那么就必須要定期保養(yǎng)計算機(jī)等設(shè)備。應(yīng)該對會計數(shù)據(jù)與會計資料做好多重的備份，這樣即使計算機(jī)出現(xiàn)故障，也不用擔(dān)心資料和數(shù)據(jù)的丟失。存放于磁盤的重要會計資料同樣需要進(jìn)行備份，因為磁盤有可能會存在失竊的現(xiàn)象，所以，備份的資料應(yīng)該單獨存放。
3.2選擇正確的會計軟件
會計電算化迅速發(fā)展的今天，會計軟件的選擇直接關(guān)系到會計核算工作的質(zhì)量，因此，會計軟件的選擇過程中，主要應(yīng)該講軟件的安全性以及便捷性和適用性等幾個方面進(jìn)行選擇。
3.3加強(qiáng)會計電算化的監(jiān)督
應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計的監(jiān)督工作，運用計算機(jī)外部審計法來進(jìn)行記賬的操作，并且，還可以在網(wǎng)絡(luò)的作用下進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)審計。
3.4提高企業(yè)會計電算化工作人員職業(yè)技能和素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，并且應(yīng)該定期對員工展開相關(guān)崗位的培訓(xùn)。以提高電算化工作人員職業(yè)技能和素質(zhì)。
3.5做好內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作
要想做好內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作，首先就應(yīng)該將崗位的職責(zé)劃分明確，將責(zé)任落實到個人頭上，表1為會計人員職能劃分表，有了這類明確的職責(zé)表，發(fā)生問題時就有人能夠承擔(dān)對應(yīng)的責(zé)任，而不是互相推脫。然后在檔案管理方面一定要由專人來管理，防止檔案資料的丟失。
4結(jié)束語
要想做好企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，然后在會計電算化的軟件控制方面應(yīng)該加強(qiáng)安全防范措施。最后還需要提高會計工作人員的職業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部審計監(jiān)督。只有這樣，才能夠?qū)崿F(xiàn)有效的企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制。
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