2016年度工作計劃
第一部分 總體目標
一、總體目標
根據(jù)本年度工作情況與存在不足，結合目前公司發(fā)展狀況和今后趨勢，行政部計劃從十個方面開展2016年度的工作：
1、為公司選擇適宜的辦公地址;
2、完成新辦公室的裝修工作;
3、完成公司的VI建設;
4、科學有效的進行辦公用品采購;
5、建立公章、印信、文件使用制度及流程;
6、完善行政費用管控工作;
7、完善公司資產(chǎn)管理制度;
8、完成公司文件的統(tǒng)一歸檔存放管理工作;
9、開展豐富多彩的公司文化活動;
10、完善員工的福利配置工作。
二、注意事項：
1、 行政工作是一個系統(tǒng)工程。不可能一蹴而就，因此行政部在設計制訂年度目標時，按循序漸進的原則進行。如果一味追求速度，行政部將無法對目標完成質量提供保證。
2、 行政工作對一個不斷成長和發(fā)展的公司而言，是非常重要的基礎工作，也是需要公司上下通力合作的工作，各部門配合共同做好的工作項目較多,因此，需要公司領導予以重視和支持。自上而下轉變觀念與否，各部門提供支持與配合的程度如何，都是行政工作成敗的關鍵。所以行政部在制定年度目標后，在完成過程中懇請公司領導與各部門予以協(xié)助。
3、 此工作目標僅為行政部2016年度全年工作的基本文件，而非具體工作方案。鑒于企業(yè)行政建設是一個長期工程，針對每項工作行政部都將制訂與目標相配套的詳細工作方案。但必須等此工作目標經(jīng)公司領導研究通過后方付諸實施，如遇公司對本部門目標的調整，行政部將按調整后的目標完成年度工作。同樣，每個目標項目實施的具體方案、計劃、制度、表單等，也將根據(jù)公司調整后的目標進行具體落實。
第二部分 公司選址
一、目標概述
鑒于公司的快速發(fā)展及規(guī)模的擴大，現(xiàn)有辦公環(huán)境及設備并不能滿足公司發(fā)展需求。為不影響公司的發(fā)展及公司各項業(yè)務的正常開展，行政部計劃于2016年初為公司選擇更為適宜的辦公地址。
二、具體實施方案：
1、 2016年2月上旬，行政部計劃尋找一個小型的辦公地點，計劃安排公司員工20人左右入住新辦公區(qū)開展工作。
辦公地點：
辦公面積：100㎡左右
入住時間：2016年2月10日以前
2、2016年3月下旬，行政部計劃尋找一個大型的辦公地點，計劃于5月中旬，將公司所有員工安排入住新辦公地址。
辦公地點：四惠(遠洋國際中心、嘉泰國際、住邦2000等均可以考慮) 辦公面積：800-1000㎡左右
入住時間：2016年5月10日以前
三、實施目標注意事項：
1、 小型辦公區(qū)域僅作為臨時性用房，租賃期為4個月。在入住新辦公區(qū)域后，大部分員工還需在現(xiàn)有辦公區(qū)域工作。為便于工作溝通與協(xié)作，新辦公區(qū)域應距離現(xiàn)有辦公區(qū)域較近。故遠洋商務大廈及遠洋小區(qū)為優(yōu)先選擇。
2、 大型辦公區(qū)域需先裝修再使用，公司需投入大量資金，故應為長期辦公地點，租賃期至少為2年。在租賃的過程中，行政部需考慮到免租期的問題，應盡量向房主多爭取時間來完成裝修工作，并確保在現(xiàn)有辦公區(qū)域租賃期滿時能夠順利遷往新辦公地點工作。
四、目標責任人：
第一責任人：行政部
協(xié)同責任人：行政
五、目標實施需支持與配合的事項和部門：
1、選址過程中需要人事經(jīng)理提供寶貴意見。
第三部分 辦公區(qū)域裝修
一、目標概述：
裝修風格事關公司形象，故不容忽視。在確定了辦公地點后，行政部需及時聯(lián)系裝修公司進行裝修。
二、具體實施方案：
1、行政部應多咨詢幾家口碑不錯的裝修公司，詳細比較裝修方案，慎重選擇裝修公司。裝修的風格要與公司文化保持一致。
2、裝修過程中盡量選擇環(huán)保節(jié)能的材料。
3、具體裝修方案需待辦公地址選定后再呈報公司相關領導批準。
三、實施目標注意事項：
1、 裝修風格與公司形象密不可分，裝修需體現(xiàn)公司良好的企業(yè)形象，故裝修過程中需要人事經(jīng)理及公司的相關領導給予幫助，提供可行的建議及意見。
2、為確保公司于2016年5月10日前遷往新址，裝修工作盡量于4月底完成。
四、目標責任人：
第一責任人：行政
協(xié)同責任人：行政部
五、目標實施需支持與配合的事項和部門：
1、從確立裝修公司到具體實施裝修，行政部希望能夠得到人事經(jīng)理及公司相關領導的大力支持與幫助。
2、在裝修期間，希望公司相關部門予以積極配合。
第四部分 公司VI建設
一、目標概述：
2016年，公司將以一個嶄新的面貌繼續(xù)向前發(fā)展。公司VI建設十分重要。企業(yè)標準色、企業(yè)事務用品(筆記本、合同書封面等)、司旗、員工制服等等均與企業(yè)的形象密切相關。2016年行政部將根據(jù)公司文化特征完成公司VI建設。
二、具體實施方案：
1、 選擇品牌戰(zhàn)略(設計)機構：良好的設計機構決定了優(yōu)秀的品牌設計方案。奇璐品牌戰(zhàn)略(設計)機構是一家綜合智力服務商，可以考慮作為公司VI建設的合作商。
2.具體完成時間：2016年6月上旬。
三、實施目標注意事項：
1、 行政部應多咨詢幾家設計機構，并比較一下設計方案，同時參考公司相關領導的意見最終確立品牌設計機構及方案。
四、目標責任人：
第一責任人：行政部
協(xié)同責任人：行政
五、目標實施需支持與配合的事項和部門：
1、公司VI建設需人事經(jīng)理及公司相關領導給予指導及幫助。
第五部分 辦公用品采購及各項行政費用管控
一、目標概述：
科學而及時的完成辦公用品的采購工作，是各個部門工作得以順利開展的基本保障。2016年辦公用品采購需進行科學統(tǒng)計，合理申報采購需求，同時也要求采購高效及時，確保各部門工作得以順利進行。
2016年應合理管控各項行政費用支出，與2011年行政費用支出進行比較，應有所下降，爭取達到下降5個百分點。
二、具體實施方案：
1、辦公用品采購按月進行采購，每月23日-24日行政部將《月度辦公用品采購申報表》發(fā)放至各部門內(nèi)勤人員處。每月25日-26日，各部門將采購申報表交至行政部。每月27日-29日行政部將對各部門申報數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并上報公司相關領導審批。每月1日-3日，各部門內(nèi)勤人員至行政部領取辦公用品。
2、行政部將詳細記錄各部門內(nèi)勤領用辦公用品種類及數(shù)量。各部門內(nèi)勤人員需做好本部門辦公用品發(fā)放記錄以便月底核查辦公用品消費情況。 行政部將于每月27日-29日對各部門辦公用品消耗情況進行核查。也就是說，各部門內(nèi)勤申報辦公用品采購時，應同時遞交部門辦公用品發(fā)放記錄及剩余辦公用品統(tǒng)計情況。
3、辦公用品采購需總經(jīng)理簽批后，行政部方可實施采購。
4、行政費用管控措施：行政費用支出應參考2011年度公司各項行政費用，結合公司的實際情況進行支付。各項行政支出應詳細記錄在冊(記錄于電子版行政費用臺賬)。水，電等必須品，計劃按月進行購買。辦公用品、電腦配件等原則上按月采購，特殊情況可隨需求進行采購�？爝f費用應嚴格進行控制，行政部計劃更換快遞公司，快遞費用支付計劃按月結算。其他費用支出需經(jīng)人事經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理批準后方可支付。
三、實施目標注意事項：
1、辦公用品采購擬按月采購，適當?shù)臅r候可調整為按季度進行采購。
2、各項行政費用管控，應結合行政部年度預算及公司實際情況進行管理。各項費用支出原則上要求行政部每月中旬匯總《支出清單》上交財務部審核，總經(jīng)理批準后月底進行支付。特殊情況可特殊處理。
四、目標責任人：
第一責任人：行政
協(xié)同責任人：行政
五：目標實施需支持與配合的事項和部門：
辦公用品采購需各部門內(nèi)勤予以合作完成，行政費用支出需財務部門予以協(xié)助辦理。
第六部分 公司文件、檔案、印章管理
一、目標概述：
2016年行政部計劃將公司各項重要文件、員工檔案、印章等集中進行管理。
二、具體實施方案：
1、 各項重要文件的歸檔工作計劃于2016年6月上旬開展。行政部首先要與公司各部門負責人進行溝通，了解各部門重要文件名稱及具體的管理情況。接下來，行政部將收集各部門重要文件資料進行歸檔，編號排序。最后進行妥善的保管存放。
2、 員工的檔案將按照在職與離職分別存放。在職員工檔案擺放按照員工入職時間先后順序存放;離職員工檔案擺放按照員工離職時間先后順序存放。每個員工擁有一個檔案袋，袋中僅存放與該員工有關的人事資料。每名員工的檔案應完整的包括員工入職至離職所提交的各項個人信息及相關表格。
3、 2016年行政部將從財務部接管印章使用工作。行政部計劃進一步完善公司印章的使用流程，嚴格管控印章使用情況。各部門使用印章應詳細登記《印章使用說明單》。特殊情況下，需總經(jīng)理批準后方可使用。
三、實施目標注意事項：
公司文件、檔案及印章的管理需結合公司實際情況，制定相應的管理制度，嚴格規(guī)范公司重要文件借用、印章使用等情況。具體管理制度及相應的借閱，使用流程，表格等均需進一步制定落實。
四、目標責任人：
第一責任人：行政
協(xié)同責任人：行政部
五、目標實施需支持和配合的事項與部門：
1、行政部收集各部門重要文件需得到各部門領導的支持與配合。
2、文件借閱、印章使用等管理措施，需各部門員工予以配合。
第七部分 開展公司文化活動
一、目標概述：
開展文化活動，既可以豐富員工的生活，增進員工間的溝通與交流，同時也可以提高員工間的協(xié)作能力。不僅如此，健康豐富的文化活動更能增強公司的凝聚力。2016年公司文化活動的主題是：認真、執(zhí)著、開拓、創(chuàng)新、負責任、善溝通、講誠信、求尊重。行政部計劃2016年開展3次大型文化活動。
二、具體實施方案：
1、公司文化活動計劃于2016年6月下旬展開。
2、2016年，行政部將開展3次全員參與的文化活動，活動時間擬定為2016年6月、9月、12月。
4、 具體文化活動方案將根據(jù)活動主題予以擬定并報人事經(jīng)理及公司相關領導批準后開展。
三、實施目標注意事項：
1、行政部需妥善安排工作時間與具體的活動時間，在不妨礙公司正常經(jīng)營及各部門按時完成工作任務的前提下開展文化活動。
2、活動應嚴格按照活動方案展開，要確保員工的安全與健康。
四、目標責任人：
第一責任人：行政部
協(xié)同責任人：行政部
五、實施目標需支持與配合的事項和部門：
1、 文化活動過程中，需各部門員工予以積極參與活動并配合行政部的管理。
第八部分 員工福利配置
一、目標概述：
良好健全的福利制度能夠提高員工的生活水平及生活質量，同時也能增強員工的歸屬感與忠誠度。當然，良好的員工福利配置也強有力的體現(xiàn)了公司對員工的關愛，為樹立公司良好的企業(yè)形象增色不少。2016年行政部計劃從以下幾個方面來規(guī)范員工福利：
二、具體實施方案：
1、員工生日禮物：員工入司后，行政部就該對員工的生日進行登記。在員工生日前，行政部需為員工準備一份生日禮物。待員工生日當天，行政部于公司辦公平臺公布員工生日的消息，并于生日當天為員工發(fā)放生日禮物。生日禮物擬按月進行采購，統(tǒng)一發(fā)放同一物品。生日禮物價格為60元以內(nèi)，建議采購美觀大方實用的物品。
2、中秋節(jié)福利：中秋節(jié)發(fā)放的福利，建議價格控制在100元以內(nèi)，可采購月餅禮盒、糧油米面、蔬菜瓜果等物品。行政部可于中秋節(jié)前一周將福利發(fā)放至員工處。
3、春節(jié)福利：春節(jié)福利，建議公司發(fā)放超市購物券，價值為300元以內(nèi)，員工可持購物券至指定的超市采購其實際所需物品。 購物券可于春節(jié)放假前一周發(fā)放至員工處。
4、婚慶禮物：員工結婚，可持結婚證復印件一份領取婚慶禮物一份�；閼c禮物可發(fā)放實物，也可發(fā)放紅包，建議價值為300元以內(nèi)。
6、 慰問金：如遇員工直系親屬去世，員工可持死亡證明復印件一份領取公司慰問金，建議發(fā)放300元左右。
7、 獎學金：如員工利用工作之余的時間參與培訓學習，通過了相關的資格考試并獲得了資格證書，公司可向該員工發(fā)放適當?shù)莫剬W金，建議根據(jù)證書的不同等級與難易程度進行獎勵，獎學金分三等：一等獎500元;二等獎300元;一等獎100元.當然也可以發(fā)放精神獎勵物質如獎狀、獎牌、獎杯等等。
三、目標實施注意事項：
1、具體福利設置需待人事經(jīng)理審核，公司相關領導批準后執(zhí)行。
2、福利設置既要能激發(fā)員工的工作熱情同時也要結合公司的實際情況。
四、目標責任人：
第一責任人：行政部
協(xié)同責任人：行政部
五、實施目標需支持與配合的事項和部門：
1、 員工福利配置需聽取人事經(jīng)理意見，最終報公司總經(jīng)理批準后確定。
2、 福利采購及發(fā)放需公司相關領導給予支持合作。
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