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論會計電算化檔案的管理論文
一、會計電算化的發(fā)展歷程
20世紀80年代我國已經(jīng)開始出現(xiàn)會計電算化，其意義是指會計和計算機技術結合并應用在會計工作中。到現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展了30年。在20世紀80年代，這一應用并沒普及，只有少數(shù)大學開始將計算機技術應用在會計工作中。直到1988年，隨著計算機的普及和技術的飛躍，計算機不僅在性能上有了極大的提升，而且價格也下降了很多，這為計算機技術在企事業(yè)中的應用奠定了物質基礎。在1988年到2000年，我國很多的大型企業(yè)的會計工作已經(jīng)普遍運用了計算機技術，其相關財務軟件質量也有了很大的提升。從2000年至今,會計電算化進人創(chuàng)新階段和高速發(fā)展，會計電算化不單單是傳統(tǒng)的單機模式，而是實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，這也極大地提升了企業(yè)會計工作的效率和整體協(xié)調性。
二、會計電算化檔案的特點
實行會計電算化以前，會計檔案多數(shù)是紙質檔案，實行了會計電算化以后,在很多的方面超越了紙質檔案，總體它有以下幾個特點：
1.存儲的范圍擴大。傳統(tǒng)的會計檔案是紙質材料。實行會計電算化后除了保留傳統(tǒng)意義上的紙質檔案外，還包括存儲在計算機硬件上的數(shù)據(jù)和其他磁盤介質上的會計信息，存儲的范圍和領域明顯擴大。
2.存儲形式多元化。會計數(shù)據(jù)不但以紙質形式存在,還可以存貯在一些別的載體上如硬盤、軟盤、光盤等，使檔案的管理更加簡潔、快速、有效。而且占地面積明顯減少。
3.存儲方式更加嚴格。會計電算化檔案更多的存C方式是磁性介質或光盤等,因為這些磁性介質或光盤占地面積小，查閱方便，但是這些磁性介質，極易受磁場、有害氣體、潮濕等的影響，使之數(shù)據(jù)不完整甚至消失。因此，存放地點必須具有更加嚴密的防火、防潮、防磁等措施。
4.工作環(huán)境的變化。以前的會計資料都是以紙質形式存貯的，直觀性強,查閱的時候可以不借用技術手段。實行會試電算化后，査閱會計數(shù)據(jù)就必須在特定的計算機軟硬件情況下才可重現(xiàn)。有時，會計軟件的版本不同，查閱也會遇到困難。
5.會計電算化檔案大多是存貯在磁性介質上的，所以這類數(shù)據(jù)易于查詢、修正、拷貝和重置，便于攜帶和傳遞。
三、電算化會計檔案管理的幾個主要問賵及應對措施
1.管理制度尚不完善。準確、安全、真實是會計檔案的基本要求。財政部從1994年開始到目前為止，相繼頒布了一些規(guī)章制度，很多單位的領導不知道，許多的相關人員更不清楚，也沒有制定出一套比較正規(guī)的管理制度，導致職責不明，管理混亂。對于這些事情，企事業(yè)單位應該嚴格按照《會計檔案管理辦法》及一些規(guī)章制度，明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔、搜索等曰常檔案工作。建立審查制度，比如入庫前，入庫后，及會計檔案的查詢、內外借閱、復印等內部控制制度，確保會計檔案的質量’防止檔案資料的丟失與泄密，保證會計檔案的安全。
2.計算機維護及網(wǎng)絡安全人才的缺失。實行會計電算化之后,檔案管理人員和計算機要更加頻繁的接觸了，可能很多的檔案管理員人員是以前手工記賬時的人員，沒有經(jīng)過專門的培訓及考核，對專業(yè)知識和計算機的操作能力欠缺，一旦微機出現(xiàn)故障或會計軟件界面不同,就束手無策，不知道該怎么應對，造成電算化檔案管理工作整體水平不高、工作效率下降�；谶@種情況，就要求檔案管理人員要接受一定的培訓，比如，計算機的一些基本操作，會計軟件的操作等，提升檔案管理人員的業(yè)務水平和素質。另外，還要應該及時對計算機軟硬件的升級和維護。計算機方面要建立預防hacker和病毒的安全措施，例如采用網(wǎng)絡防毒、防火墻技術、身份認證、信息加密、授權等。對于會計軟件,要做到及時升級會計軟件,定期對檢測的系統(tǒng)安全一性，對于可能導致數(shù)據(jù)丟失的漏洞要及時的修補。
3.檔案安全性方面。眾所周知，電子檔案存儲量大，查閱方便，但是電子檔案存放的磁性介質容易被損壞，所以在防火、防盜、防潮等方面是電算化會計檔案管理需要注意的一項重要內容。又因，電子檔案有可以改動、復制、刪除等特點，極易被不法分子，網(wǎng)絡hacker，網(wǎng)絡病毒等破壞，且這種破壞很難查到痕跡，造成電子數(shù)據(jù)永久的丟失，給管理帶來諸多不便。所以做好電算化會計檔案的保存和管理很重要。電算化會計檔案應存放在遠離磁場、防火、防潮、防塵等的場所。存放時應采用雙備份法進行數(shù)據(jù)的備份，存放在兩個不同的地點。及時更新計算機系統(tǒng)及會計軟件的升級，定期清理垃圾，升級殺毒軟件。
4.建立建全查閱手續(xù)制度。會計數(shù)據(jù)是一項比較保密的信息，它和單位的經(jīng)濟建設息息相關，因此必須有專人負責。
�。�1)查閱人須取得檔案管理負責人同意后方可查閱。
�。�2)查閱人查閱檔案應在會計檔案室內，嚴禁未經(jīng)負責人同意私自拷貝、修改、刪除會計資料，如果確實需要帶出的，須經(jīng)檔案管理負責人同意，并按時歸還。
�。�3)檔案管理員還應登記借閱手續(xù)，比如借閱會計檔案的名稱、期限、工作單位、歸還時間等。
總之，實現(xiàn)會計電算化之后，不僅在很多方面超越了傳統(tǒng)的紙質檔案,使會計資料的管理有了質的飛躍，而且提高了會計工作的效率，降低了管理成本，它使會計的工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。我們要充分認識到會計檔案管理的獨特性、重要性及時代性，充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，才能提供高質量的資料為信息使用者服務，使會計電算化會計檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。
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