事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑論文

時(shí)間：2022-10-10 01:35:52 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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　　摘要：事業(yè)單位在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有重要的地位，在事業(yè)單位中，檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，影響事業(yè)單位的整體發(fā)展。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日益變革的今天，工作人員要改變傳統(tǒng)人工化的管理方式，積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)而使事業(yè)單位的檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展�；诖�，本文首先對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化路徑進(jìn)行探討，希望為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考。

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑論文

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

　　事業(yè)單位的檔案中包括許多珍貴的資料，不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時(shí)也包括事業(yè)單位工作執(zhí)行的法則，對(duì)促進(jìn)事業(yè)單位健康良好的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在許多亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題就在一定程度上影響了檔案管理的水平。因此，相關(guān)人員要對(duì)事業(yè)單位檔案管理加強(qiáng)重視，對(duì)事業(yè)單位檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的研究，并采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行解決，進(jìn)而有效的提高檔案的利用率。由此可見(jiàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化路徑進(jìn)行分析具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

　　一、現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中所存在問(wèn)題

　�。ㄒ唬┕ぷ魅藛T對(duì)檔案管理缺乏重視

　　管理人員的意識(shí)匱乏是我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的首要問(wèn)題，目前，我國(guó)事業(yè)單位的管理人員普遍具有重效益、輕管理的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為檔案管理無(wú)法為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益，從而在檔案管理上缺乏人力、物力、財(cái)力等方面的支持，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，認(rèn)為只要確保檔案的完整性，沒(méi)有發(fā)生遺漏就可以，這種觀念就在一定程度上降低了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的水平[1]。除此之外，我國(guó)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，在工作中普遍具有拿固定工資的傳統(tǒng)觀念，并且在工作中缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案收集、分類與整理缺乏正確的認(rèn)知，而一些管理人員雖然掌握了基礎(chǔ)知識(shí)，但是對(duì)目錄號(hào)、宗號(hào)等具體環(huán)節(jié)的編寫上缺乏了解，進(jìn)而在整理過(guò)程中編碼經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)而無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，降低事業(yè)單位檔案管理的使用價(jià)值。

　�。ǘ┤狈∪臋n案管理制度

　　現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部并沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案管理?xiàng)l例，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏相應(yīng)的理論指導(dǎo)，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執(zhí)行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無(wú)法對(duì)檔案管理的具體職責(zé)進(jìn)行劃分，事業(yè)單位內(nèi)部管理人員常會(huì)因?yàn)樨?zé)任劃分不清而發(fā)生糾紛。另外，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理制度不完善，也就無(wú)法建立健全的檔案資料編制體系，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，管理人員要按照制度對(duì)檔案資料進(jìn)行編制，目前我國(guó)在檔案資料編制時(shí)，通常使用的紙張為A4，這種紙張其實(shí)并不適用檔案的歸檔與修剪，但是由于事業(yè)單位缺乏相關(guān)的檔案資料編制標(biāo)準(zhǔn)，給管理人員帶來(lái)了不便，影響檔案管理的工作效率[2]。

　�。ㄈn案管理模式落后

　　現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理中硬件設(shè)施不夠齊全，在管理工作中仍然沿用人工管理的方式，這種管理模式不僅會(huì)加大管理人員的工作壓力，還會(huì)影響檔案管理的工作質(zhì)量，造成檔案信息的失真。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，工作人員要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的基礎(chǔ)上建立電子文檔，避免因時(shí)間流失，出現(xiàn)字跡淡化的現(xiàn)象。在應(yīng)用電子檔案時(shí)，常會(huì)發(fā)生一些網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，為了提高電子檔案的安全性能，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的監(jiān)管。

　�。ㄋ模┦聵I(yè)單位缺乏完善的檔案管理監(jiān)督體系

　　完善的檔案管理監(jiān)督體系是確保事業(yè)單位檔案管理工作順利實(shí)施的重要保障，監(jiān)督管理部門受到環(huán)境因素、人為因素等影響，并不能對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，這就無(wú)法發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的變化[3]。另外，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案管理制度時(shí)，相關(guān)的監(jiān)管部門也沒(méi)有進(jìn)行隨時(shí)的跟蹤和調(diào)查，并沒(méi)有及時(shí)的記錄檔案管理制度執(zhí)行方面的內(nèi)容，由于缺乏健全的檔案管理監(jiān)督體系，管理人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)懶惰、散漫等現(xiàn)象，進(jìn)而對(duì)檔案缺乏有效的管理。

　　二、事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化路徑

　　（一）培養(yǎng)工作人員樹(shù)立正確的檔案管理理念

　　提高事業(yè)單位檔案管理水平的首要措施就是培養(yǎng)相關(guān)的工作人員樹(shù)立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會(huì)改變傳統(tǒng)重效益、輕管理的思想，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決。事業(yè)單位應(yīng)該定期對(duì)單位的成員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)成員對(duì)檔案管理制度的學(xué)習(xí)，從根本上改變事業(yè)單位檔案管理人員敷衍、應(yīng)付的態(tài)度，并且在培訓(xùn)之后，事業(yè)單位也要制定相應(yīng)的考核制度，對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，并且事業(yè)單位也可以制定科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)一些管理意識(shí)強(qiáng)的人員進(jìn)行薪資、額外假期等獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)一些不具有管理意識(shí)的管理人員要給予批評(píng)教育，通過(guò)這種方式來(lái)約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動(dòng)性，進(jìn)而樹(shù)立事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案管理意識(shí)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能[4]。

　�。ǘ┙∪聵I(yè)單位檔案管理的制度體系

　　健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，可以使檔案管理變得有法可依，事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況和國(guó)家的法律法規(guī)，對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行完善，檔案管理制度需要具有合規(guī)性，所以要以國(guó)家準(zhǔn)則為基礎(chǔ)進(jìn)行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時(shí)，要對(duì)其具體職責(zé)進(jìn)行劃分，將具體的職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)部門和人員，避免工作人員以及部門責(zé)任劃分不清而出現(xiàn)糾紛、業(yè)務(wù)拖沓的情況，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的管理[5]。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統(tǒng)保管制度，而檔案資料管理的具體職責(zé)則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進(jìn)行材料移交這一環(huán)節(jié)時(shí)，要對(duì)檔案資料的清單進(jìn)行檢查，以此來(lái)確保檔案資料的完整性，以免在事后出現(xiàn)問(wèn)題而發(fā)生責(zé)任糾紛。

　　（三）積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

　　在科技飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)手工式處理檔案數(shù)據(jù)的方式不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，現(xiàn)階段事業(yè)單位需要利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案管理的信息化可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)資源的共享，相關(guān)部門可以通過(guò)信息平臺(tái)對(duì)公司的檔案進(jìn)行共同的管理，這在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理的效率，同時(shí)也提高了檔案信息的準(zhǔn)確率。事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)的過(guò)程中，要加大資產(chǎn)的投放力度，完善檔案管理的硬件設(shè)施，例如，電腦、掃描儀、打印機(jī)等，并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，從而高效的完成檔案記載、存儲(chǔ)、查閱等流程，從而在根本上改變檔案管理的運(yùn)作體制[6]。

　�。ㄋ模┙∪珯n案管理監(jiān)管系統(tǒng)

　　完善檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)可以避免事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)形式化的現(xiàn)象，對(duì)檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行完善，首先，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行整理和收集，并且也應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行定期和不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，要及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行修改，并且事業(yè)單位也可以借助外界的力量，進(jìn)行社會(huì)監(jiān)督，從而對(duì)事業(yè)單位的檔案管理加強(qiáng)控制。

　　三、結(jié)束語(yǔ)：

　　綜上所述，檔案管理對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，相關(guān)部門應(yīng)該引起重視，首先要對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中所存在問(wèn)題進(jìn)行分析，然后采取培養(yǎng)工作人員樹(shù)立正確的檔案管理理念、健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系、積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)、健全檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)等措施來(lái)提高事業(yè)單位檔案管理的水平，進(jìn)而為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]李霞.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：105-105.

　　[2]武麗麗.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].卷宗，2018（21）：49.

　　[3]劉殿強(qiáng).淺談如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].卷宗，2018（21）：86.

　　[4]萬(wàn)玉俠.行政事業(yè)單位檔案管理制度流程體系的研究[J].文學(xué)教育（下），2018（7）：150-151.

　　[5]周菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）：93-94.

　　[6]王紅玉.關(guān)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案編研工作幾個(gè)問(wèn)題的探討[J].卷宗，2018（21）：61.

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