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辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析和闡述論文
[摘要]對于辦公室檔案管理來講，一定要堅持檔案管理的完整性以及科學性原則，結(jié)合辦公室檔案管理的實際工作不斷完善以及創(chuàng)新，保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)上，能夠真正實現(xiàn)檔案管理的價值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容，需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎(chǔ)，同時還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進行辦公室檔案管理。
[關(guān)鍵詞]辦公室檔案管理；工作效率；優(yōu)化措施
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）03-0331-01
引言
辦公室檔案管理是單位穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證。建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要。事業(yè)單位辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應企事業(yè)單位標準化、規(guī)范化、科學化運行的需要。
1辦公室檔案管理工作的重要性
1.1要適應時代發(fā)展
對辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案是企業(yè)和單位的一種重要的信息產(chǎn)業(yè)。實施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高辦公室工作的效率。隨著信息時代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用。不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應時代發(fā)展對辦公室工作的要求進而更好地為企業(yè)服務(wù)。
1.2完善檔案管理工作可以促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展
檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點，鑒于檔案管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實際情況，然后采取針對性的應對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個長期的過程，具有歷史性和時間性的特點，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。
2辦公室檔案管理工作效率的提升途徑
2.1提高檔案信息管理意識
檔案信息管理系統(tǒng)的建立，需要樹立全新的管理意識，突破傳統(tǒng)檔案管理意識中存在的缺陷，充分認識到辦公室檔案管理的重要性。加強管理意識重視的基礎(chǔ)上，還需要投入大量管理資金，為檔案信息管理提供保障，奠定堅實基礎(chǔ)。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完善過程中，需要涉及很多信息技術(shù)以及設(shè)備，因此需要花費大量的資金，所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統(tǒng)中，包含檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，不同檔案系統(tǒng)在建設(shè)以及完善上包含很多不同，檔案管理系統(tǒng)主要職責是對檔案材料進行收集、鑒別以及整理、保管等，其包含不同模塊，比如說業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)維護等。檔案采集系統(tǒng)主要是將紙質(zhì)檔案歸檔到數(shù)字化檔案形式的過程，主要包含目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護四大功能，需要利用檔案軟件形式實現(xiàn)檔案管理。網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)主要是根據(jù)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展作為基礎(chǔ)，利用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）等形式實施查檔或是閱檔等，從整體上來講，檔案管理信息系統(tǒng)完善需要耗費大量資金，所以在資金方面一定要保證充足。
2.2建立健全辦公室檔案管理機制，構(gòu)建安全的檔案信息監(jiān)管制度體系
首先，完善的制度化管理機制是企事業(yè)單位管理活動正常有序進行的基礎(chǔ)，對于辦公室檔案管理工作來說同樣重要。因此，對檔案管理工作，必須加強對有關(guān)方面管理制度和機制體系的構(gòu)建，促進檔案管理工作創(chuàng)新成果的良好實現(xiàn)。在檔案管理機制的構(gòu)建過程中，相關(guān)規(guī)章制度的制定尤為重要，必須將其納入到檔案管理工作創(chuàng)新體系之中，避免其流于表面形式。其次，作為檔案管理機構(gòu)的上層領(lǐng)導人，為了確保檔案管理工作能夠在實踐中按照規(guī)章制度具體執(zhí)行，其必須構(gòu)建一套信息監(jiān)管制度體系，從而對檔案管理活動產(chǎn)生政策向?qū)Щ蛘咧贫燃s束作用。
2.3健全辦公室檔案管理制度
由于辦公室的檔案管理制度不夠健全，會導致辦公室檔案管理工作不能更加順利的開展。因此針對管理制度問題，首先單位應該高度重視檔案管理工作的重要性，其次對檔案管理制作到完善健全。在現(xiàn)有的檔案管理制度中對于不正確不實用的制度進行更改，對不足的方面進行完善。單位在制定了健全的管理制度之后，應該要求管理工作人員嚴格按照管理制度對辦公室檔案進行分類整理。對于沒有按照制度執(zhí)行工作的管理人員，單位應該實行懲罰策略，以此來約束管理人員能夠依照制度執(zhí)行工作。而對于在辦公室檔案管理工作中表現(xiàn)較好的人員，單位可以實行獎勵策略，以此來鼓勵管理人員能夠更加盡心盡責的進行工作，也可以激勵其他管理人員的工作態(tài)度。通過健全辦公室檔案管理制度，可以有效的提高其工作效率。
2.4構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用
現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應運而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的趨勢下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會得到進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務(wù)中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術(shù)，邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點，構(gòu)建針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進程，我們要明確認識到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運行狀態(tài)當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實現(xiàn)信息共享及傳達，以此來適應服務(wù)型政府發(fā)展需求。
2.5建立檔案管理意見反饋機制
檔案管理完善期間，在強化相關(guān)管理制度的基礎(chǔ)上，還需要建立管理工作意見反饋機制，這種反饋機制主要是在實際檔案管理過程中，根據(jù)實際檔案管理提出相關(guān)管理意見，及時將意見反饋到管理人員方面，管理人員根據(jù)意見及時進行改進。當然這種反饋機制價值的發(fā)揮，需要辦公室檔案管理人員積極配合，能夠及時將意見進行反饋，同時這種方式很好地帶動了辦公室檔案管理人員的工作積極性，對于檔案管理工作的進步具有重要意義。
2.6加大辦公室檔案管理的資金力度
辦公室檔案管理工作對保障辦公室穩(wěn)定工作、提高工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工作中有著重要的指導作用，因此通過對大量雜亂檔案資料進行管理，可以方便辦公室工作人員對資料文件進行查閱借鑒。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過資金支持建立科學的檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理實現(xiàn)信息化，才可以減少在檔案管理中耗費的時間和人力，也可以提高辦公室檔案管理的工作效率。
結(jié)束語
綜上所述，作為企事業(yè)單位管理工作的重要一部分，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響到各項工作的順利開展。在新時代背景下，只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術(shù)的應用，建立健全辦公室檔案管理機制，并加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。
作者：汪輝
參考文獻
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