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家庭檔案的建立
家庭檔案的建立
摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人們的生活品質有了很大的改善，家庭生活也日益豐富多彩，民眾在社會生活中對建立家庭檔案的意識也愈來愈強。
建立家庭檔案不僅可以管理日常生活、維護家庭合法權益、培養(yǎng)家庭美德，同時對提高家庭生活質量、促進家庭和睦相處、構建和諧社會有著巨大的推動作用。
關鍵詞：家庭檔案
1 什么是家庭檔案
家庭檔案是指一個家庭的各個成員，在家庭生活和各類社會活動中直接形成的對家庭和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，如書信、照片、作品、光盤、憑據(jù)、證件等。
家庭檔案可以真實的反映家庭的歷史活動，將家庭的歷史進行如實的記錄。
它不僅有較為珍貴的保存價值，是家庭生活的得力助手，而且家庭是社會的細胞，對國家檔案也是重要的補充。
2 家庭檔案的歸檔范圍
家庭檔案的范圍可謂是包羅萬象，其內(nèi)容和形式也是多種多樣。
由于家庭結構不同，家庭成員經(jīng)歷不同，所形成的檔案內(nèi)容與數(shù)量也就千差萬別。
從目前的情況看，家庭檔案的范圍大致可以分為以下十二類。
當然可以結合自己家庭的實際情況適當增減，以方便查找利用。
2.1 子女成長類：主要有子女在胎兒時期發(fā)育成長材料(如化驗單、B超檢查、胎心監(jiān)護結果等);嬰幼兒時期保健、教育資料等;上學期間各科成績單、有代表性的試卷、練習本、作文本及其他相關材料;各個階段的體檢與體測記錄;子女成長日記、出生證、獨生子女證、錄取通知書、獲獎獎狀(證書)、要事記錄本等。
2.2 證件類：出生證、學生證、畢業(yè)證、肄業(yè)證、學位證、工作證、房屋產(chǎn)權證、結婚(離婚)證、身份證、戶口簿、出國護照、駕駛證、借書證、會員證、準考證、職稱資格證書、聘書等。
2.3 財產(chǎn)類：銀行卡、銀行存折、各類投資(基金股票等)的交易證(卡)、購房等合同、協(xié)議，貴重物品清單、發(fā)票、債券、財產(chǎn)(人身)保險單據(jù)、各種具有經(jīng)濟意義的票據(jù)和文件，醫(yī)�？�、煤氣卡、水費電費卡、家庭收支賬、工資條、憑據(jù)、借據(jù)等。
2.4 醫(yī)療健康類：包括病歷、化驗單、診斷書、醫(yī)院處方、醫(yī)保證、檢查結果、心電圖、過敏史、血型報告、住(出)院記錄、家族病史、家庭成員意外傷害記錄以及飲食禁忌等。
2.5 信件類：與親朋好友之間的重要往來書信、賀卡、明信片，與社會各界交往的重要名片，通訊錄，接受社會各界邀請函、請柬，校友錄、畢業(yè)留念冊、留言簿等。
2.6 家庭用品類：包括購買各種家庭用品(日常用品、耐用消費品等)的購貨憑證及發(fā)票、使用說明書、保修卡(單)、維修卡(單)等。
2.7 個人履歷類：包括入學、入團、入黨、入伍、應聘、升職、出國、喬遷的日期、證明材料等;簡歷、日記、自傳等。
2.8 照片、聲像類：包括家庭成員各個時期的生活照、證件照;結婚、壽慶等家庭重大活動以及觀光旅游、聚會娛樂等所形成的照片、聲像資料。
2.9 榮譽類：各個階段的立功受獎的證書、獎狀、獎杯、錦旗、牌匾等。
2.10 家史類：包括祖先遺物、家譜、族譜、家史、自傳、回憶錄等。
2.11 作品(收藏)類：包括個人愛好、著作、收藏等，如家庭成員在各類報刊發(fā)表的文章及作品、書法書畫作品、學術論文等;名人好友的題詞(字)等;各類藝術品收藏(國畫、陶藝、水晶、浮雕、木雕等);錢幣、郵票、票證(油票、糧票、布票等)、書報刊物收集等。
2.12 其他類：建立特殊類別的檔案，如有些家庭愛好旅游，可以將所到景點的門票、往返火車(飛機)票、旅游景點詳細介紹等。
3 家庭檔案的保管期限
家庭檔案范圍劃分好后，就要確定家庭檔案的保管期限，一般可根據(jù)檔案館(室)的做法，將其劃分為三種保管期限：永久、長期、短期。
每個家庭可以根據(jù)各自的實際狀況而定。
3.1 永久，即無期限的保存。
極其重要的家庭檔案，應定為永久保存。
3.2 長期：即15-30年左右。
凡是在相當長的時期內(nèi)需要查考利用的家庭檔案，應列為長期保管。
3.3 短期：即1- 15年左右。
凡是在比較短期時期內(nèi)需要查考利用的家庭檔案，應列為短期保存。
按以上材料的類別劃分，證件類、照片聲像類、榮譽類、家史類、作品(收藏)類的材料應永久或長期保管。
這些文件材料具有一定的保存價值，是家庭檔案的重要組成部分。
例如收藏類檔案的重要性對于這個家庭更是不言而喻，有的藝術收藏品還是傳世珍寶。
家史類檔案文獻往往也是歷盡千難萬險后的劫后遺存，彌足珍貴，都可作為永久保存。
子女成長類、財產(chǎn)類、醫(yī)療保健類、家庭用品類、個人履歷類、其他類可因情況而定，基本可劃分為長期或短期。
例如，家庭用品檔案可短期保管。
日常用品類如衣服等的發(fā)票、憑證，價值較低且量大，保存1年左右即可銷毀或丟棄。
但這類發(fā)票也有例外，如家用電器類，如電風扇、電熱水壺等，通常使用年限為3-5年，其購物發(fā)票也應相應保存3-5年;耐用消費品類如空調、電腦、電冰箱、液晶電視機、洗衣機等因所購商品價值較高，從數(shù)千元到數(shù)萬元不等，其憑證、發(fā)票、說明書等應保存至物品過期或被自然淘汰為止，大約可保存十年左右。
子女成長類中，如子女上學期間各科成績單，有代表性的試卷、練習本、作文本，及其他相關材料可作為短期保存;各個階段的體檢與體測記錄、成長日記可作為長期保存。
其他類的可定期處理銷毀。
4 家庭檔案的整理
4.1 家庭檔案以“件”為單位進行歸檔整理，一般一份材料為一“件”。
如：一本日記本為一“件”，一個證件為一“件”。
對于不方便裝訂的材料可以用袋子或其他形式將材料收集好作為一 “件”，如一套家電所有材料為一“件”，一次旅游所有相關資料為一“件”。
4.2 同一類別的家庭檔案材料以歸檔件號為單位按照時間順序、重要程度或相互聯(lián)系排列順序依次裝入檔案盒，并在每一件歸檔材料的右上角用阿拉伯數(shù)字編寫順序號，固定次序，如：證件檔案，第一件證件開始編起，從“1”依次按順序將所有的證件檔案編號。
4.3 家庭檔案通常裝入檔案盒中，在盒的封面或脊背上注明檔案類別、起止件號、盒號。
類別：填寫本家庭分類的類別名稱，如一個家庭的家庭檔案分為醫(yī)療健康類、證件類等，在整理醫(yī)療健康類檔案時在“類別”欄填寫“醫(yī)療健康類”。
起止件號：填寫該盒檔案材料的起止件號，如醫(yī)療健康類共有兩盒20件，第一盒1-10件填寫“1-10”，第二盒11-20件填寫“11-20”。
盒號：在每類內(nèi)編制一個流水盒號。
如醫(yī)療健康類形成2盒檔案，則從“1”編制盒號一直到“2”，第1盒填寫“1”，第2盒填寫“2”。
檔案數(shù)量較少的家庭可不編起止件號和盒號。
4.4 卷盒內(nèi)的文件材料一般應編寫卷內(nèi)目錄及備考表，以便查閱。
對于不能裝盒的(如：藝術品等)家庭檔案可利用其他形式妥善保管。
5 家庭檔案的保管
5.1 將有保存價值的材料應做到及時歸檔，不可隨意亂丟亂放，找不到時方知其重要性。
5.2 對家庭檔案采取有效的保護措施，特別是經(jīng)濟類和對家庭非常重要的檔案，要放入保險柜(箱)內(nèi)，確保其安全性，避免檔案遺失被盜。
5.3 對字跡模糊、容易褪色的家庭檔案應予另外選擇耐久性的紙張謄清附后，也可采用溶液噴涂法、加膜法、絲網(wǎng)加固法對字跡紙張等進行加固處理;對殘破檔案要進行修裱;必要時還可對家庭檔案進行復制，復制手段包括靜電復印技術、縮微攝影技術和超縮微復制技術。
這樣做的目的不僅使珍貴原件得到更好的保護，同時避免和減少原件在利用時可能遭受到的損壞，從而延長了家庭檔案的使用壽命。
5.4 家庭檔案裝盒后，可放入架、柜或其它家具中。
照片類裝入相冊。
音像類裝入專用的盒子(防磁)。
同時，要注意防水、防火、防塵、防霉、防蟲、防曬，妥善保管。
其余類別的檔案應集中擺放，每次利用后的檔案要及時歸位，并做好防火、防光、防潮、防高溫、防蟲、防灰塵等日常保管工作。
5.5 每個家庭如能設置檔案保管專用柜、架或箱是比較理想的，如條件不允許，放在抽屜或其它家具里也是可以的。
一般家庭檔案可以放于檔案盒、檔案袋等裝具中;感光材料的照片檔案裝入相冊簿，數(shù)碼照片檔案可在計算機里或刻成光盤保存，同時注明照片的出處。
聲像檔案應裝入防磁的非鐵盒內(nèi)，并遠離磁場。
磁帶盒上用紙條注明時間、內(nèi)容，便于查找。
5.6 定期對家庭檔案的柜、架和家庭檔案進行清理保潔。
檔案柜、架的擺放密度要合理，位置要適當，不要影響通風。
對沒有保存價值、時效性已過的家庭檔案進行審查鑒定，該銷毀的要及時銷毀，以便合理利用空間。
5.7 有條件的家庭還可選用家庭檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，將案卷目錄輸入到計算機里，更加方便查找和管理。
建立家庭檔案其實是件不需要花費太多精力，在閑暇時就能做到的事情。
只要用心，就可以記錄家庭生活的點點滴滴，可以把家里管理的井井有條，給你的家庭增添無窮的生活樂趣，大家不妨試一試。
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