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醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用
醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用【1】
摘要：目的：隨著現(xiàn)今醫(yī)療機(jī)構(gòu)衛(wèi)生體制改革的深入，運(yùn)營中的各大醫(yī)院的檔案管理工作也由傳統(tǒng)單一模式因適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求而逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橥晟频木C合強(qiáng)化模式，面臨激烈的競爭，醫(yī)院檔案管理工作也呈現(xiàn)出急需日益改革的激烈趨勢。
醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一，其與其醫(yī)療服務(wù)水平之間有著緊密聯(lián)系。
基于此種形勢，筆者為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展，文章將從檔案管理的意識、制度及服務(wù)水平等多方面著手展開探討，同時(shí)詳細(xì)分析現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理模式中存在的一些問題及不足，且提出相關(guān)具體化的改革建設(shè)和策略，以加大醫(yī)院檔案管理模式的改革力度，力求促進(jìn)檔案管理工作及其相關(guān)事業(yè)的完善發(fā)展及進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案管理模式改革 醫(yī)院檔案管理 應(yīng)用
醫(yī)院檔案是國家檔案的一塊重要組成部分，其存儲了豐富的醫(yī)療界科技成果，同時(shí)也收錄了各大醫(yī)院內(nèi)所發(fā)生的重大事件，為臨床醫(yī)學(xué)科研的順利開展提供出大量重要的數(shù)據(jù)支持。
近年來，國內(nèi)醫(yī)療事業(yè)逐漸取得了顯著性發(fā)展，醫(yī)院保存和記錄的檔案數(shù)目也大大增加，也對檔案管理模式的改革提出更高的要求。
在醫(yī)院檔案管理實(shí)際工作中仍存在不少的問題，這對其工作開展及自身發(fā)展造成嚴(yán)重的阻礙。
因此，為促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也為廣大群眾提供出更優(yōu)質(zhì)、更安全的醫(yī)療服務(wù)，加強(qiáng)檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用就顯得非常具有現(xiàn)實(shí)意義。
一、前言
我國醫(yī)院檔案管理工作從展開至今，基本形式可分為：一是在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案管理室，有專門負(fù)責(zé)的檔案管理員，且有專用的科室及檔案庫等;二是在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)立檔案管理庫房，沒有相應(yīng)的管理科室，但設(shè)有專職或兼職的檔案管理員;三是專業(yè)的檔案管理室，設(shè)立具有專業(yè)檔案管理職能的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部及其行業(yè)系統(tǒng)檔案的專業(yè)管理。
這三種醫(yī)院檔案管理形式中，應(yīng)用最廣泛和普遍是檔案管理室[3]。
但隨時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)有的檔案基本管理模式已逐漸不能滿足發(fā)展的需求，由于這種形式存在很多的局限性，并面臨來自不同層次的壓力，進(jìn)行相關(guān)的改革是勢在必行。
二、醫(yī)院檔案管理模式存在的困境
首先，對于相關(guān)的醫(yī)院檔案，原有的管理模式具有本能的限制性，甚至排斥對外提供及利用，雖強(qiáng)調(diào)了保密性工作，但忽略了檔案的開放性應(yīng)用;其次，醫(yī)院檔案管理水平及動力仍然不足，造成相關(guān)管理工作的積極性十分不強(qiáng)，影響了整個(gè)醫(yī)院檔案管理水平的進(jìn)步和提升，并且投入的管理力度也不夠強(qiáng)，經(jīng)費(fèi)也很缺乏，這些都是需要改革的主要原因;第三，醫(yī)院檔案管理作為幕后服務(wù)工作，還需要各位院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，只有高層領(lǐng)導(dǎo)對該項(xiàng)工作提起高度關(guān)注，才能有序展開相關(guān)的改革工作，才能全面提升工作效率與質(zhì)量。
三、分析探索檔案管理模式的改革
現(xiàn)針對在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案管理模式改革的具體內(nèi)容提出幾點(diǎn)建議，力求全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作。
(一)重視醫(yī)院檔案管理
詳細(xì)的各類檔案資料可向醫(yī)院提供出及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，幫助院領(lǐng)導(dǎo)合理進(jìn)行決策，如：設(shè)備檔案便于查閱其操作手冊及線路圖等信息，還可體現(xiàn)設(shè)備的運(yùn)行、維修及保養(yǎng)狀態(tài)，幫助醫(yī)院充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能，還可避免出現(xiàn)重復(fù)購置、設(shè)備閑置等問題;會計(jì)檔案可精確記錄醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為醫(yī)院檢查財(cái)政記錄提供了可靠的憑證;人員檔案可及時(shí)更新醫(yī)院的人力資料信息，利于醫(yī)院掌握人員變動情況，合理分配人力資源。
病例資料是醫(yī)院檔案的核心部分，不僅累積了醫(yī)院治療的成果，還促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的創(chuàng)新，還有助于有效藥物的科研工作，是醫(yī)院發(fā)展的根本和動力;藥物檔案，醫(yī)院內(nèi)的藥物種類極其繁多，如果沒有相關(guān)檔案管理工作的支持，極易造成藥物混亂、丟失、短缺等重大問題，因此健全的藥物檔案管理工作是不可或缺的。
因此，為促進(jìn)檔案管理模式改革、提高醫(yī)院管理質(zhì)量，首先要加強(qiáng)醫(yī)院各級人員對醫(yī)院檔案管理改革工作的重視程度。
(二)健全管理體制
為能充分做好相關(guān)的醫(yī)院檔案管理工作，促進(jìn)模式的改革，醫(yī)院各級管理人員均應(yīng)加快健全管理的體制，積極開展各項(xiàng)管理工作，明確工作職責(zé)，做到專人收集資料、專人接收并轉(zhuǎn)入檔案、專人保管;待各級審核后，必須將檔案妥善密封，加蓋密封章，進(jìn)行密封保管;還要全面落實(shí)責(zé)任的追究制度，防止出現(xiàn)隨意改動或丟失檔案等情況，切不可未經(jīng)比準(zhǔn)隨意翻閱、復(fù)印、借出、或帶出。
(三)管理信息化、數(shù)字化
隨醫(yī)院檔案數(shù)量的日益升高，亟待建立電子檔案，形成信息化管理體系[4]。
這就要求醫(yī)院工作人員及時(shí)更新對檔案管理的理念與管理模式的改革，充分了解信息化管理體系的高效性，降低以往的工作壓力，實(shí)現(xiàn)效率的大幅提升;同時(shí)，還需要做好配套的軟件系統(tǒng)，加快檔案信息數(shù)據(jù)的整理、維護(hù)和備份工作，從而提高醫(yī)院檔案的使用及研究價(jià)值。
(四)加隊(duì)伍建設(shè)
充分調(diào)動醫(yī)院檔案管理工作人員的積極性，提高其綜合素質(zhì)，醫(yī)院加大培養(yǎng)力度，組織業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使其深刻認(rèn)識現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理的重要性，并能全面掌握檔案的材料整理、鑒別、歸檔、保管等技術(shù)，并統(tǒng)一規(guī)范檔案的外在形式，確保檔案的真實(shí)性、完整性以及實(shí)用性。
四、討論
合理應(yīng)用檔案管理模式是醫(yī)院管理檔案的根本與關(guān)鍵，及時(shí)針對各種問題進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整，勇于打破原有模式，以力求全方位提升醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量。
綜上所述，重視檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，建設(shè)信息化管理體系，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值，以進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)健康的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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檔案管理在等級醫(yī)院評審中的應(yīng)用【2】
摘 要：等級醫(yī)院評審能夠提升醫(yī)院整體的綜合水平以及內(nèi)涵質(zhì)量，在等級醫(yī)院評審應(yīng)用檔案管理具有十分重要的意義。
本文概述了檔案管理在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用現(xiàn)狀及意義，介紹了當(dāng)前檔案管理在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用存在的問題，針對問題提出了相關(guān)的解決措施以及建議，希望為相關(guān)方面的研究提供一定的指導(dǎo)作用。
關(guān)鍵詞：檔案 管理 醫(yī)院 等級評審
等級醫(yī)院評審是改善醫(yī)院管理規(guī)范化、加快醫(yī)院發(fā)展的有效手段之一，而檔案管理合理應(yīng)用對于等級評審具有十分重要的意義。
但是，在應(yīng)用檔案管理進(jìn)行等級醫(yī)院評審中經(jīng)常存在問題，影響等級醫(yī)院評審的進(jìn)程。
基于此，本文對于檔案管理在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用的研究不僅具有一定的理論指導(dǎo)意義，也具有一定的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。
1 檔案管理在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用現(xiàn)狀及意義
目前，檔案管理在等級醫(yī)院評審中的應(yīng)用越來越普遍，檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化以及標(biāo)準(zhǔn)化能夠促進(jìn)醫(yī)院的規(guī)章制度、工作記錄以及病歷資料的嚴(yán)格檢查以及審驗(yàn)工作，使得等級醫(yī)院評審的相關(guān)資料都能夠滿足標(biāo)準(zhǔn)以及要求，順利的實(shí)現(xiàn)等級醫(yī)院評審。
檔案管理的應(yīng)用對于等級醫(yī)院評審具有十分重要的意義，首先，能夠健全醫(yī)院組織，對于等級醫(yī)院評審中的工作進(jìn)行明確分工，促進(jìn)評審過程中相關(guān)資料的收集、整理、完善，能夠進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證等級醫(yī)院評審中檔案資料符合要求;其次，能夠加強(qiáng)醫(yī)院相關(guān)部門的檔案管理意識，避免出現(xiàn)不完整檔案資料，影響等級醫(yī)院評審所需的材料的真實(shí)性以及完整性。
再次，檔案管理工作的規(guī)范化以及科學(xué)化管理，對于以后醫(yī)院開展工作也具有十分重要的意義，在進(jìn)行等級醫(yī)院評審過程中，需要準(zhǔn)備大量資料，為了確保資料的內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確可靠，這就需要醫(yī)院注重檔案管理工作，極大促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)展;第四，對檔案資料科學(xué)的分類以及合理的歸檔，能夠?yàn)橐院蟮墓ぷ魈峁┯辛Φ臈l件，奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
2 檔案管理在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用存在的問題
隨著檔案管理在醫(yī)院工作開展中的應(yīng)用逐漸增多，在在等級醫(yī)院評審中應(yīng)用檔案管理也存在不少問題，主要有以下幾個(gè)方面：
2.1 檔案編研力度有待加強(qiáng)
醫(yī)院等級評審對于專項(xiàng)指標(biāo)的要求一般超過三年或者更長的時(shí)間，需要建立的檔案必須連續(xù)并且完整，要求醫(yī)院要加強(qiáng)檔案的編研力度。
在以前傳統(tǒng)的檔案編研過程中比較側(cè)重人事檔案以及年度報(bào)表等方面，在以后的檔案編研中可以增加醫(yī)療保健質(zhì)量管理、�？漆t(yī)師培訓(xùn)以及婦幼保健基層指導(dǎo)等專題方面，這樣更有利于等級醫(yī)院評審中資料整理的完整以及規(guī)范。
2.2 檔案歸檔的范圍需要逐步進(jìn)行調(diào)整
等級醫(yī)院評審涉及部分指標(biāo)是醫(yī)院日常的工作，但卻并不在原有的歸檔范圍之列，如院領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排、健康教育課程的全部課件資料等，特別是一些聲像資料的歸檔，如年度“三基”操作考試、醫(yī)療保健專項(xiàng)討論會議等，也是歸檔范圍的遺漏項(xiàng)目，應(yīng)該及時(shí)納入歸檔范圍，使醫(yī)院的檔案不僅完整而且豐富。
要求檔案管理不僅要注重前期資料的收集，更要對個(gè)別歸檔后的資料進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充和完善，根據(jù)實(shí)際工作及時(shí)、靈活地調(diào)整歸檔范圍。
2.3 部門檔案收集意識有待逐步提高
等級醫(yī)院評審證明且強(qiáng)化了檔案工作在醫(yī)院管理中的重要作用，也暴露了部門檔案收集意識的相對薄弱。
由于辦公自動化的普及，電子文檔的收集成為薄弱環(huán)節(jié)，在當(dāng)前這一過渡摸索階段，對這類檔案的界定還比較模糊，給其收集歸檔工作帶來一定難度。
因此，加強(qiáng)各部門兼職檔案員的歸檔意識和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)是控制檔案源頭質(zhì)量、保證檔案完整性和系統(tǒng)性的重要保障。
3 采取措施以及建議
在等級醫(yī)院評審的工作過程中，能夠很好的檢驗(yàn)醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)情況，針對上述檔案管理存在的相關(guān)問題，醫(yī)院必須做到對檔案管理的足夠重視，建立科學(xué)完善的檔案管理制度，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化、制度化以及規(guī)范化進(jìn)程，通常情況下，可以從以下幾個(gè)方面采取相應(yīng)的措施。
3.1 建立完善的檔案管理隊(duì)伍
參與醫(yī)院的檔案管理工作人員要具備檔案管理專業(yè)的理論知識，還應(yīng)具備一定程度的醫(yī)療專業(yè)知識、醫(yī)院人文科學(xué)知識以及相關(guān)信息管理知識等綜合性的知識結(jié)構(gòu)。
因此，檔案管理人員要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高自身整體素質(zhì)，積極開展培訓(xùn)業(yè)務(wù)，更好的適應(yīng)醫(yī)院的檔案管理工作。
3.2 在醫(yī)院工作開展中，要做到加強(qiáng)宣傳，提高整體的檔案意識
加強(qiáng)醫(yī)院工作人員的檔案知識的宣傳以及學(xué)習(xí)，利用醫(yī)院等級評審這一平臺，宣傳檔案管理的重要性，使得領(lǐng)導(dǎo)以及職工都具有較高的檔案管理意識，有利于以后醫(yī)院的管理工作順利開展。
3.3 規(guī)范檔案原始資料的管理工作，保證醫(yī)院檔案管理資料的完整性
在進(jìn)行等級醫(yī)院評審中，各部門以及各科室開展大量工作，但沒有及時(shí)進(jìn)行檔案記錄，或者資料分散，不能形成完整的檔案資料，影響評審資料的真實(shí)性以及完整性。
因此，對原始資料的規(guī)范管理，及時(shí)、完整的收集顯得尤為重要。
3.4 重視檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展
在醫(yī)院檔案管理工作開展過程中，要改變傳統(tǒng)的方式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的整理以及相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科技一體化管理，建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和檔案信息的分離，能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁┓⻊?wù)工作。
建立完善的數(shù)據(jù)庫檔案系統(tǒng)，在確保安全保密的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)電子化統(tǒng)一管理，能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的發(fā)以及完善。
3.5 加強(qiáng)檔案的利用與開發(fā)
檔案管理多的最終的目的是利用檔案方便開展工作。
醫(yī)院檔案作為歷史的真實(shí)記錄，其最終目的是作為信息資源在醫(yī)院的建設(shè)中發(fā)揮作用。
醫(yī)院檔案工作人員要科學(xué)的進(jìn)行檔案信息的二次開發(fā)以及加工，提供深層次以及多方面的應(yīng)用信息。
4 結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院等級評審極大的��醫(yī)院醫(yī)療、管理、服務(wù)等多方面的水平，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該以醫(yī)院為核心，緊密結(jié)合等級醫(yī)院評審中的資料的整理、收集以及分析工作，是醫(yī)院的管理更加規(guī)范化、科學(xué)化以及合理化，確保醫(yī)院合格通過等級醫(yī)院評審，為整體醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展以及完善做出貢獻(xiàn)。
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