電力營銷電子檔案管理

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　　摘要：檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式發(fā)展到今天的電子檔案模式，不僅是管理方式的改變，也是管理質(zhì)量和管理思路的一次革新。

　　電力企業(yè)營銷檔案管理，目前正處于飛速發(fā)展中。

　　單獨(dú)的電力營銷檔案已經(jīng)與生產(chǎn)mis，辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)融合，顯著提升了電力公司電子檔案的管理技術(shù)水平和工作效率，推進(jìn)了電力公司檔案管理工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

　　關(guān)鍵字：電子檔案 管理系統(tǒng)

　　正文 電力公司營銷業(yè)務(wù)承載著業(yè)擴(kuò)報(bào)裝、電費(fèi)計(jì)費(fèi)、電能計(jì)量、用電信息采集等關(guān)鍵業(yè)務(wù)以及95598電話語音、互動(dòng)網(wǎng)站、銀電聯(lián)網(wǎng)等對外服務(wù)工作，具有業(yè)務(wù)復(fù)雜、與客戶交互文件多、信息資源量大等特點(diǎn)，營銷紙質(zhì)文檔管理工作也日益繁重，電子文件管理和紙質(zhì)文件管理的需求日益突出。

　　2009年，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》發(fā)布，要求進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)檔案規(guī)范化管理、提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平，國家電網(wǎng)公司檔案管理涵蓋了檔案管理工作的全過程，并能夠支持?jǐn)?shù)字化檔案信息的各項(xiàng)功能，以及檔案擴(kuò)展資源管理和知識(shí)管理。

　　但由于營銷業(yè)務(wù)的特殊性，目前營銷業(yè)務(wù)檔案管理尚游離于公司整體檔案管理體系之外，如何進(jìn)行營銷檔案管理信息化建設(shè)滿足特定的業(yè)務(wù)需求正是本文分析的內(nèi)容。

　　一、電力企業(yè)營銷檔案管理現(xiàn)狀

　　電力營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)開展了電子化文件管理的實(shí)用化應(yīng)用，提高了業(yè)務(wù)工作效率，為公司電子文件管理試點(diǎn)工程奠定了良好基礎(chǔ)。

　　部分省電力公司對營銷業(yè)務(wù)重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了資料電子化管理，其中報(bào)裝申請、供用電方案、供用電合同、現(xiàn)場檢查等業(yè)務(wù)資料較多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)電子化應(yīng)用程度較高。

　　功能上涵蓋了電子化文件的上傳、下載、查看，在很大程度上已成為營銷工作的重要組成部分，為營銷業(yè)務(wù)工作的開展提供了重要的支撐。

　　二、營銷檔案管理的研究與實(shí)現(xiàn)

　　1.必要性

　　(1)可以充分保障營銷客戶檔案信息安全存儲(chǔ)。

　　通過電子檔案管理，可以建立起統(tǒng)一的營銷客戶電子檔案信息共享平臺(tái)，從而將重要的營銷憑證及表證單據(jù)納入管理，如：新裝增容及變更用電中的用電申請書、客戶有效身份證明、營業(yè)執(zhí)照、供用電合同，95598業(yè)務(wù)處理過程中的故障報(bào)修單、投訴舉報(bào)函，電費(fèi)收繳及賬務(wù)管理中的繳款單、進(jìn)賬單、對賬單，計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)資料與質(zhì)量體系文件，以及用電檢查工作中的檢查工作單及通知書等重要內(nèi)容。

　　這些內(nèi)容的統(tǒng)一化電子化管理，可有效避免營銷各類原始憑證在管理和借用過程中的磨損、老化、丟失和泄密現(xiàn)象，保證這些原始憑證的安全完整和長久保存。

　　(2)可以有效建立營銷文件檔案資源共享利用機(jī)制。

　　通過電子檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)營銷自動(dòng)化系統(tǒng)各模塊(如：營銷業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、用電信息采集系統(tǒng)、能效綜合服務(wù)系統(tǒng)與多渠道繳費(fèi)系統(tǒng)等)實(shí)時(shí)調(diào)用瀏覽所需的資料文件，支撐各項(xiàng)營銷業(yè)務(wù)開展。

　　同時(shí)，實(shí)現(xiàn)營銷基礎(chǔ)電子文件分類檢索及集成接口服務(wù)，將有效支持公司其他部門(如生產(chǎn)部門、辦公部門等)對于營銷類業(yè)務(wù)文件的查詢和利用，從而在保證信息安全的前提下，提高營銷檔案的利用率和使用價(jià)值，并為公司管理業(yè)務(wù)整合及企業(yè)級(jí)信息化建設(shè)提供支撐。

　　2.營銷檔案管理具體措施

　　(1)營銷檔案數(shù)據(jù)來源

　　電子檔案按照來源可以細(xì)分為電子采集與數(shù)據(jù)捕獲。

　　電子采集與實(shí)物檔案相對應(yīng)，通常指業(yè)務(wù)流程中通過高拍儀、掃描儀等電子化設(shè)備對實(shí)物檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，借由計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案。

　　按照業(yè)務(wù)子項(xiàng)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析，客戶檔案的紙質(zhì)文件主要在客戶業(yè)擴(kuò)業(yè)務(wù)中生成共105類資料，按照業(yè)務(wù)分類為客戶業(yè)擴(kuò)新增、增容檔案資料，客戶變更用電檔案資料，用電檢查客戶檔案資料，其他重要資料。

　　數(shù)據(jù)捕獲：即根據(jù)營銷業(yè)務(wù)處理的過程數(shù)據(jù)自動(dòng)捕獲按照標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)格式組合形成的資料檔案。

　　按照業(yè)務(wù)子項(xiàng)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行初步梳理分析。

　　此類單據(jù)為營銷系統(tǒng)生成按照營銷系統(tǒng)應(yīng)用分類，新裝增容及變更用電應(yīng)用共23類單據(jù)，抄表管理應(yīng)用共2類單據(jù)，電費(fèi)收繳及帳務(wù)管理共16類單據(jù)，用電檢查管理共14類單據(jù)，95598業(yè)務(wù)處理共16類單據(jù)，資產(chǎn)管理共8類單據(jù)，計(jì)量點(diǎn)管理共30類單據(jù)，其他業(yè)務(wù)共26類單據(jù)。

　　按照業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)梳理覆蓋了目前營銷系統(tǒng)管理的主要業(yè)務(wù)范圍，為營銷業(yè)務(wù)的無紙化辦公和電子單據(jù)全流程傳遞提供了業(yè)務(wù)支撐。

　　(2)營銷電子檔案管理運(yùn)用的技術(shù)

　　1)異步并發(fā)存儲(chǔ)技術(shù)

　　電子文件、音視頻文件占用帶寬較大，限制上傳帶寬的情況下傳輸時(shí)間較長需要通過異步處理上傳與續(xù)傳，并對多個(gè)終端的并發(fā)上傳任務(wù)能夠進(jìn)行排隊(duì)處理。

　　利用消息排隊(duì)機(jī)制與資源緩沖池處理文件上傳時(shí)的異步并發(fā)問題。

　　2)圖像文本識(shí)別技術(shù)

　　圖像文本識(shí)別技術(shù)是指高拍儀/掃描儀等終端設(shè)備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識(shí)別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字的過程;即對文本資料進(jìn)行掃描，然后對圖像文件進(jìn)行分析處理，獲取文字及版面信息的過程。

　　如何除錯(cuò)或利用輔助信息提高識(shí)別正確率，是技術(shù)重點(diǎn)。

　　同時(shí)通過識(shí)別的文本可以支持自動(dòng)轉(zhuǎn)換為全文索引。

　　3)智能搜索技術(shù)

　　智能搜索引擎是以營銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)分類為基礎(chǔ)，對其進(jìn)行采集、組織、存儲(chǔ)、利用、傳遞等管理過程，實(shí)現(xiàn)營銷檔案的索引庫以及豐富的搜索手段，從而搭建營銷全方位智能搜索引擎。

　　實(shí)現(xiàn)人工和定時(shí)自動(dòng)從電子文件管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和圖檔文件服務(wù)器中獲取數(shù)據(jù)，建立文檔采集庫和應(yīng)用鏈接庫，并形成索引文檔，由搜索引擎對索引文檔的內(nèi)容進(jìn)行過濾、整合、分割、分類保存形成企業(yè)的索引文件庫。

　　三、結(jié)論

　　隨著電力公司“SG186”信息化建設(shè)竣工以及“SG-ERP”工程推進(jìn)，無紙化辦公和電子化作業(yè)已成為公司信息化發(fā)展趨勢，營銷部門也越來越多地采用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理和日常管理，電子文件對于提高辦事效率、加快查詢速度、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平發(fā)揮了越來越重要的作用。

　　在“大營銷”集約化、專業(yè)化的管理模式下，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代化手段，營銷檔案管理工作可以更加科學(xué)、系統(tǒng)、有效。

　　對營銷檔案管理工作的高度重視、工作有章可循、有制度保障、有高素質(zhì)的人才是做好營銷檔案管理工作，使之充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于廣大用戶、服務(wù)于供電企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵。

　　參考文獻(xiàn)：作者.篇(題)名.刊名，年，卷(期)：頁碼

　　夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策.新西部，2009(08)

　　傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學(xué)出版社. 2011

　　馮惠玲.電子文件管理教程.中國人民大學(xué)出版社.2001

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