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采供血檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策
本文旨在通過對(duì)血站檔案工作中普遍存在的問題分析,結(jié)合筆者在采供血檔案工作中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對(duì)這些問題提出一些建議,與大家一起交流。
摘要：由于我國無償獻(xiàn)血工作處在初級(jí)發(fā)展階段,各血站仍然把主要精力放在采供血的業(yè)務(wù)工作上,對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理的重視相對(duì)不足。事實(shí)上,隨著無償獻(xiàn)血工作的進(jìn)一步發(fā)展以及人們法律意識(shí)的提高,如何通過分析檔案信息來提高無償獻(xiàn)血者招募水平及在出現(xiàn)法律糾紛時(shí)保護(hù)自身合法權(quán)益將成為血站工作極為重要的環(huán)節(jié)之一。
關(guān)鍵詞：采供血檔案;管理
隨著醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和社會(huì)法制化進(jìn)程的加快,血站的采供血、科研、管理等工作不斷向高層次跨越。采供血業(yè)務(wù)檔案管理作為血站管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié),如何加快步伐,為無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展提供迅速、準(zhǔn)確的信息服務(wù),將全面反映出一個(gè)血站整體的管理水平。特別是2001年12月6日最高人民法院規(guī)定醫(yī)療糾紛實(shí)行“舉證責(zé)任倒置”[1]以來,加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的管理[1],提高醫(yī)療管理水平,對(duì)于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用,應(yīng)列入血站業(yè)務(wù)管理建設(shè)重要的議事日程。筆者結(jié)合實(shí)踐,就幾年來對(duì)本單位檔案管理中存在的問題與同道共同探討。
1 采供血檔案的范圍及特點(diǎn)
采供血檔案是指血站在血液及血液成分的采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存、臨床供應(yīng)等業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的各種原始記錄。主要包括無償獻(xiàn)血者體檢登記表、采血車(室)消毒記錄、獻(xiàn)血者初復(fù)檢報(bào)告單、成分分離記錄、儲(chǔ)血冰箱溫度記錄、血液發(fā)放記錄等。這些原始記錄真實(shí)地反映了血液從采集到發(fā)出的全過程,也就是血站質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過程,具有真實(shí)性、完整性、可追溯性和安全保密性等特點(diǎn),必要時(shí)可以作為具有法律效力的證據(jù)。
2 采供血檔案的重要性
2.1 完整的業(yè)務(wù)檔案是血站依法開展采供血工作的憑證。按照國家《血站管理辦法(暫行)》對(duì)血站采供血工作的規(guī)定,血站開展采供血工作必須按照《獻(xiàn)血者健康標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)獻(xiàn)血者進(jìn)行體檢,對(duì)血液要按照國家規(guī)定的項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn),血液走向必須能夠追溯等。無償獻(xiàn)血檔案所保存的原始記錄是證明合法開展過這些工作的唯一有效憑據(jù)。
2.2 完整的業(yè)務(wù)檔案是保護(hù)血站合法權(quán)益的法律依據(jù)。隨著人們法制觀念和自我保護(hù)意識(shí)的增強(qiáng),以及醫(yī)療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實(shí)施,采供血工作檔案必將成為分辨涉血各方責(zé)任的重要依據(jù)。無過錯(cuò)輸血感染造成不良后果不構(gòu)成醫(yī)療事故[2],因此血站無過錯(cuò),必須提供證據(jù)來證明。作為證據(jù),應(yīng)具有真實(shí)性、原始性、唯一性和不可更改性,而完整的采供血檔案管理系統(tǒng)就是獻(xiàn)血者、血液檢測(cè)和血液質(zhì)量情況的真實(shí)依據(jù)。血站的記錄是在采供血操作過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)工作的真實(shí)原始記載,既可反映獻(xiàn)血者的個(gè)人情況及其所獻(xiàn)血液的全部信息,可從來源追溯到去向,又提供每袋血液的經(jīng)檢測(cè)證實(shí)為安全及保存、制備過程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關(guān)文件資料,可以確定血液的質(zhì)量是否適合使用,所以在涉及采供血活動(dòng)的醫(yī)療糾紛中,血站的采供血工作記錄就是證實(shí)自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè),在采供血業(yè)務(wù)工作中無過錯(cuò)的重要證據(jù)。因此,采供血檔案作為證據(jù)的嚴(yán)肅性和重要性毋庸置疑[3]。為防止經(jīng)輸血傳播疾病,確保臨床用血的安全可靠性,我國的采供血管理經(jīng)歷了一個(gè)曲折的規(guī)范化過程。從1993年的《采供血機(jī)構(gòu)和血液管理辦法》的實(shí)行,到1998年的《獻(xiàn)血法》的實(shí)施,以及2000年的《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》的出臺(tái)和2005年的《血站管理辦法》的頒布,使各項(xiàng)采供血操作流程有章可循,有法可依[4]。血液從采集到輸注到病人體內(nèi)還需要經(jīng)過檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存、發(fā)放、運(yùn)輸、交叉配型等多個(gè)環(huán)節(jié)。這不僅涉及到血站的多個(gè)部門,還有醫(yī)院的參與,這其中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)如果沒有按照規(guī)定操作,都可能對(duì)血液質(zhì)量造成損害,從而危及病人的健康甚至生命安全。病人一旦對(duì)血液質(zhì)量提出疑問并提起訴訟,血站就必須為自己免責(zé)舉證。這些完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的原始記錄就是血站證明自己有無過錯(cuò)的唯一有效法律依據(jù)。
2.3 完整的業(yè)務(wù)檔案是為獻(xiàn)血者提供全面、優(yōu)質(zhì)獻(xiàn)血后服務(wù)的有力工具。隨著我國從有償獻(xiàn)血向無償?shù)倪^渡,為獻(xiàn)血者提供全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)將成為一個(gè)血站保留獻(xiàn)血者的最為重要的一環(huán)。完整的獻(xiàn)血者檔案能如實(shí)的反映獻(xiàn)血者健康狀況及眾多個(gè)人基本情況,利用這些個(gè)人信息,可以為獻(xiàn)血者提供血液檢測(cè)信息,感謝獻(xiàn)血者,詢問獻(xiàn)血者是否遇到過不愉快經(jīng)歷并提高服務(wù)水平,為有獻(xiàn)血反應(yīng)的人提供進(jìn)一步的健康咨詢等,這些服務(wù)也是保留獻(xiàn)血者一個(gè)非常重要的方面。
2.4 完整的業(yè)務(wù)檔案是征募、保留獻(xiàn)血者的有力保障。獻(xiàn)血者招募工作是血站開展工作的基礎(chǔ),是保證無償獻(xiàn)血發(fā)展和輸血安全的重要環(huán)節(jié)。一方面,獻(xiàn)血者資料可以幫助無償獻(xiàn)血招募人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)被推遲獻(xiàn)血者或終身不能獻(xiàn)血者,確保血液安全和降低招募成本。另外,采供血業(yè)務(wù)檔案記載了獻(xiàn)血者的身份、年齡、通訊方式、單位(或住址)、職業(yè)、獻(xiàn)血日期、獻(xiàn)血量等,可以幫助無償獻(xiàn)血招募人員對(duì)獻(xiàn)血者進(jìn)行年齡、身份等多個(gè)方面的分析,找出潛在無償獻(xiàn)血者年齡、職業(yè)分布等,提高無償獻(xiàn)血者招募的效率和質(zhì)量。
2.5 完整的業(yè)務(wù)檔案是制定科學(xué)、合理的血站戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。任何一個(gè)機(jī)構(gòu)要制定出科學(xué)、合理的組織戰(zhàn)略都必須對(duì)自己自身的情況有一個(gè)全面、準(zhǔn)確的了解和掌握,血站也是一樣。完整的業(yè)務(wù)檔案能夠反映出一個(gè)血站在業(yè)務(wù)工作各個(gè)方面的全面的信息,能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)者全面準(zhǔn)確的掌握血站業(yè)務(wù)工作的強(qiáng)弱環(huán)節(jié),對(duì)制定合理的工作目標(biāo)和工作策略起到良好的支撐作用。
3 目前采供血檔案中普遍存在的問題
3.1 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 我國的無償獻(xiàn)血事業(yè)還處于初級(jí)發(fā)展階段,在血站管理中有很多方面還沒有國家統(tǒng)一規(guī)范。檔案管理工作的重要性目前還沒有被相當(dāng)一部分血站認(rèn)識(shí)到,也沒有統(tǒng)一規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn),各地血站對(duì)這部分本應(yīng)構(gòu)成血站檔案主體的業(yè)務(wù)檔案的管理整體上還比較混亂。目前由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)而造成的問題主要有兩個(gè);一是歸檔范圍不明確,有的存在血站綜合檔案室,有的為了自己使用方便,存在檔案原件的形成部門,有的分散在科室,或固定人員管理,或干脆分散在個(gè)人手中;二是檔案丟失現(xiàn)象比較普遍。這些都是違反檔案工作的基本原則的。�
3.2 價(jià)值鑒定無相應(yīng)規(guī)范檔案價(jià)值鑒定就是甄別檔案的保存價(jià)值,挑選有價(jià)值的檔案進(jìn)行保存,挑出沒有保存價(jià)值或保管期滿的檔案,按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理,通過有所“毀”而更好的實(shí)現(xiàn)“存”,以便在保存投入有限的情況下更加合理的保存檔案。目前血站各種記錄的保存價(jià)值沒有進(jìn)行合理統(tǒng)一的評(píng)估,再加上血站檔案工作人員自身水平的限制,很多血站不能做到在資源有限的情況下實(shí)現(xiàn)檔案保管工作的最大價(jià)值。很多血站檔案收集的記錄“魚龍混雜”,一些具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的記錄沒有歸檔,卻把沒有應(yīng)用價(jià)值或失去應(yīng)用價(jià)值的記錄繼續(xù)保存,既浪費(fèi)了資源,又影響了有價(jià)值檔案的正常使用,最終導(dǎo)致檔案管理成本加大,檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。
3.3 檔案記錄不完整、不規(guī)范 由于采供血工作流程長、各部門交接環(huán)節(jié)多,工作中易出現(xiàn)以下情況:工作人員來不及在短時(shí)間里逐項(xiàng)檢查獻(xiàn)血登記表,造成獻(xiàn)血者資料收集不完整;工作人員代簽獻(xiàn)血同意書,造成記錄失真;血站未對(duì)獻(xiàn)血者資料填寫的完整性作強(qiáng)制性規(guī)定,造成管理漏洞;工作態(tài)度不認(rèn)真,常見于隨意記錄貯血冰箱和試劑存放冰箱的溫度,造成記錄與實(shí)際情況脫節(jié),不利于問題的及時(shí)發(fā)現(xiàn);各部門的固定檔案保管人員對(duì)獻(xiàn)血資料的重要性認(rèn)識(shí)不夠,獻(xiàn)血資料被錯(cuò)誤涂改或未按規(guī)定程序修改。另外,獻(xiàn)血者資料的填寫字跡不夠清晰工整,填寫資料用筆不合規(guī)范,不利于檔案的利用和保存。
3.4 血站業(yè)務(wù)檔案的保管期限不合理 目前國家對(duì)血站的檔案管理還沒有一個(gè)規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn),血站業(yè)務(wù)檔案的保管期限是依據(jù)《血站管理辦法(暫行)》制定的(《血站管理辦法(暫行)》第31條規(guī)定:血源、采供血和檢測(cè)的原始記錄必須保存十年)。近年來,隨著人們法制觀念增強(qiáng),血站因獻(xiàn)血、輸血發(fā)生的糾紛明顯增多,血站的業(yè)務(wù)檔案只留存十年,無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需求。實(shí)際上,一些慢性經(jīng)血液傳播的疾病出現(xiàn)明顯癥狀可能會(huì)超過十年。
3.5 檔案管理工作投入太少目前大多數(shù)血站沒有認(rèn)識(shí)到信息數(shù)據(jù)庫對(duì)血站戰(zhàn)略目標(biāo)制定、無償獻(xiàn)血者招募、保護(hù)血站合法權(quán)利的重要性,因此在投入上普遍不足。
4 對(duì)采供血業(yè)務(wù)檔案管理的探討
隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,信息資源將成為一個(gè)血站能否快速向前發(fā)展的重要方面。妥善保管采供血業(yè)務(wù)檔案有利于迅速、準(zhǔn)確地將工作中形成的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變成管理信息,為本單位無償獻(xiàn)血工作的開展提供依據(jù)。
4.1 完善檔案管理的各項(xiàng)制度:統(tǒng)一、科學(xué)的檔案管理制度是檔案收集、整理、使用的基礎(chǔ),因此要及時(shí)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范目前分散的檔案管理?xiàng)l文,制定詳細(xì)的操作規(guī)程,實(shí)現(xiàn)血站業(yè)務(wù)檔案管理工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
4.2 提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),加大投入:加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新管理必須的條件[5]。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,醫(yī)院的檔案信息不斷增加,綜合檔案室需要不斷創(chuàng)新工作手段,充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)的作用,管理和利用好檔案材料[6]。盡管信息資源對(duì)于血站的發(fā)展有著無可替代的重要性,但是還是有相當(dāng)多血站的人員(包括相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo))還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性。對(duì)此,一定要加強(qiáng)教育、學(xué)習(xí),提高廣大員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。另外,在業(yè)務(wù)檔案的投入上也要有相應(yīng)增長,要有充足、獨(dú)立的空間和人員以滿足檔案收集、整理、儲(chǔ)存和使用的需求。
4.3 加強(qiáng)對(duì)所有與檔案工作有關(guān)員工的繼續(xù)教育:檔案工作并不僅僅是檔案管理人員的工作,它涉及到檔案記錄形成的全過程。在這個(gè)過程中,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的不當(dāng)操作或違規(guī)記錄都會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性造成損害,從而使檔案喪失應(yīng)有的價(jià)值。因此,除了檔案管理專職工作人員外,還要對(duì)所有參與到檔案形成工作中的人員進(jìn)行培訓(xùn),以保證檔案的真實(shí)性和完整性,實(shí)現(xiàn)檔案的最大價(jià)值。對(duì)于血站來說,要對(duì)血液從采集、檢驗(yàn)、分離、到出庫的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員抓好培訓(xùn),重點(diǎn)做好原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理和歸檔。只有各部門的業(yè)務(wù)工作者和檔案工作者規(guī)范操作,協(xié)調(diào)配合,才能建立其一個(gè)信息完整、準(zhǔn)確、便于運(yùn)用的業(yè)務(wù)檔案,為血站作決策時(shí)提供可靠的理論依據(jù)。
血站的業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)于血站乃至整個(gè)無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展有著無可替代的重要性,而且這種重要性隨著血站的發(fā)展會(huì)越來越凸顯出來。因此,把血站業(yè)務(wù)檔案管理工作納入到本單位的日常業(yè)務(wù)中,作為一個(gè)重要業(yè)務(wù)部分長抓不懈,不斷提高血站業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量,以使檔案信息在深化血站改革中發(fā)揮更為重要的作用。
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