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試論如何以現(xiàn)代檔案管理理念提升學(xué)校整體工作
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摘要：本文以北京化工大學(xué)附屬中學(xué)檔案工作為例，介紹了化大附中以現(xiàn)代化檔案管理理念推動學(xué)校整體工作提升的成果經(jīng)驗，供檔案界同仁參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理 學(xué)校 現(xiàn)代化
學(xué)校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地，一所好的學(xué)校就是一個寶貴的文化庫,它演繹著學(xué)校健康發(fā)展的各個環(huán)節(jié),學(xué)校檔案正是對這一過程進(jìn)行記錄和珍藏的有效手段，是對學(xué)校辦學(xué)歷史和全校師生員工德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護(hù)學(xué)校自身權(quán)益的重要工具。
一、提高認(rèn)識，加強檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
1.校領(lǐng)導(dǎo)組織學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案文件。通過學(xué)習(xí)，校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案工作是學(xué)校整體工作中的一項不可或缺的基礎(chǔ)性管理工作，于是化大從校領(lǐng)導(dǎo)到每一個老師都開始學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)、制度，然后制定適合本校的檔案制度，從上到下落實到位，保證檔案形成的各個環(huán)節(jié)不出問題，確保學(xué)校檔案的收集整理工作進(jìn)展順利。
2.全員參與共同完成檔案資料的收集歸檔。學(xué)校的各個職能部門在日常工作中，積累了大量資料，這些資料準(zhǔn)確、全面地記錄了學(xué)校各項工作的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果，記載了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，是學(xué)校工作的真實寫照。它們具有很強的借鑒和激勵作用，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供了重要文獻(xiàn)依據(jù)。學(xué)校的檔案工作沒有全體人員的參與和重視，很難做到及時完整地收集和采集到真實原始的教育教學(xué)資料。
3.樹立以提高教育教學(xué)檔案質(zhì)量為核心的科學(xué)發(fā)展觀。全校范圍開展教育教學(xué)檔案意識的宣傳教育工作，使全校師生充分認(rèn)識到教育教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是化大“嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實、高效”的工作作風(fēng)的直接體現(xiàn)，是提升教育教學(xué)工作的有力保障。重視檔案工作就是重視提高教育教學(xué)質(zhì)量的具體體現(xiàn)。
4.建立完整必要的檔案工作組織體系。為了順利開展檔案工作，化大建立了以校長為組長的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，三校區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)為組員，下設(shè)檔案工作小組，組員為各部門主任和檔案員，具體負(fù)責(zé)學(xué)校各部門檔案材料的整理和管理。設(shè)立綜合檔案室，主要管理學(xué)校文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、基建檔案。
5.加大資金投入，為檔案室建設(shè)開綠燈�；笤诔瘉硇^(qū)設(shè)置檔案室、檔案榮譽室、檔案辦公室，實現(xiàn)了專人、專室、專柜管理。
二、通力協(xié)作，確保檔案質(zhì)量水平
1.校長主抓，團隊協(xié)作見成效。檔案室建立初期，資料的集中匯總是一個大工程。由于時間緊，任務(wù)重，校長親自指揮，動員、協(xié)調(diào)三校區(qū)各個部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，加班加點整理文件和資料。在短短的幾個星期里，就將第一階段學(xué)校三年的檔案整理完畢。
2.建章立制，為檔案工作謀發(fā)展。校長每年召開三校區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人參加的檔案例會。學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和新辦法、新規(guī)定，研究、部署、落實檔案工作具體要求;對相關(guān)人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)。檔案員深入到各校區(qū)對檔案資料的收集整理進(jìn)行實際指導(dǎo)，確保檔案資料整理的質(zhì)量，做到一步到位不返工。
3.講求實效，不搞形式“一刀切”。在檔案工作的管理過程中，考慮到不同部門的工作特點，在收交檔案的時間要求上不搞形式“一刀切”，而是根據(jù)不同部門的工作實際，采取不同的管理。有的部門是學(xué)年制收集，有的部門則是年度制收集。這樣，各個部門根據(jù)自身工作的特點按時上交檔案材料，保證檔案材料準(zhǔn)確、規(guī)范和完整。
4.定期上報，出現(xiàn)問題立報立決。學(xué)校要求檔案員定期將檔案材料的收集、整理情況用文字形式向校長匯報，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠掌握檔案管理工作的第一手材料，并及時解決出現(xiàn)的問題，確保學(xué)校檔案工作的穩(wěn)步推進(jìn)。
三、努力創(chuàng)新，形成特色檔案
檔案工作升級后，化大一方面著眼于基礎(chǔ)性檔案的建設(shè)，另一方面努力挖掘化大的特色檔案，使之更合理、便捷地服務(wù)于學(xué)校的教育、教學(xué)工作，推動學(xué)校整體工作的發(fā)展。
1.奧運檔案。2008年北京奧運會的召開，給學(xué)校的發(fā)展帶來了新的契機。化大緊貼奧運，啟動了“新北京、新奧運、新朝陽”系列攝影創(chuàng)作活動。在三校區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，在老師的帶領(lǐng)下，同學(xué)們歷經(jīng)四個月之久拍攝了奧運宣傳片“我的北京，我的家”，并被送往瑞士洛桑奧林匹克博物館，展播中受到好評。8月17日，北京市奧林匹克教育領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室召開表彰會，瑞士奧林匹克博物館館長和相關(guān)負(fù)責(zé)人到京，親自授予化大奧林匹克博物館獎杯和由博物館館長親筆簽名的證書。另外，學(xué)校還組織攝影特長生拍攝了大量奧運題材的攝影作品，學(xué)校攝影隊被評為：“朝陽區(qū)人文奧運優(yōu)秀隊伍”。
2.攝影活動檔案�；笫菙z影特長校。2000年以來，學(xué)校每年組織攝影特長生外出采風(fēng)，拍攝了大量祖國山河、民族風(fēng)情的優(yōu)秀作品。截至目前，在國際、全國和市、區(qū)攝影大賽中共獲330多個獎項。所有這些作品都完整地保存在化大的檔案室中。
3.�？瘷n案�！痘街芸穭�(chuàng)刊于1999年9月1日，至今已出版410期，連續(xù)三次被朝陽教委評為“優(yōu)秀�？�”，兩次被中國教育學(xué)會評為“全國中小學(xué)優(yōu)秀校內(nèi)刊物一等獎”。學(xué)校檔案室保存了包括創(chuàng)刊號在內(nèi)的全部報紙，它真實地記錄了化大附中的發(fā)展歷程和取得的成績。
4.校民樂團檔案�；笥质且凰駱诽亻L校。校民樂團在各種比賽中獲得了大量獎牌、獎杯和獎狀。這些榮譽也都存放在榮譽檔案室內(nèi)，成為師生愛校教育的重要素材。
5.射箭隊成果檔案。化大是國家體育總局掛牌的全國射箭重點學(xué)校，在全國、市、區(qū)的多次射箭比賽中，取得了很好的成績。將射箭隊取得的成果記錄在案，對推動化大體育工作的開展，起到了積極促進(jìn)作用。
6.“三項宣誓”系列教育活動檔案。在高中階段開展的“三項宣誓”系列教育活動，是化大一項行之有效的教育活動，對加強高中學(xué)生的世界觀、人生觀、價值觀教育起到了很好的作用。“三項宣誓”系列教育活動檔案單獨存檔，旨在發(fā)揚光大這一良好的教育項目，使之成為化大德育教育的一大品牌。
7.“三個邁步”系列教育活動檔案。“三個邁步”系列教育活動的開展，使同學(xué)們進(jìn)一步樹立了遠(yuǎn)大理想和抱負(fù)，使他們更加熱愛學(xué)習(xí)，熱愛生活，積極進(jìn)取，更有決心以優(yōu)異的學(xué)習(xí)成績迎接中考，爭做一名合格的中學(xué)畢業(yè)生。
四、服務(wù)發(fā)展，提高檔案使用效率
1.學(xué)校檔案室所存資料，是學(xué)校整體辦學(xué)成果、辦學(xué)經(jīng)驗的積累，檔案室所存放的各種獎狀、獎牌和獎杯，是學(xué)校在發(fā)展進(jìn)程中所取得成績的總結(jié)。讓老師、學(xué)生了解學(xué)校的檔案資料，可以激勵師生的愛校情懷�；竺磕杲M織師生參觀學(xué)校檔案室、榮譽室，以此激發(fā)師生愛校敬業(yè)、為校爭光的思想，榮譽檔案室成為愛國主義教育和愛校教育的基地。
2.檔案在學(xué)校各項迎檢工作中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著檔案工作的規(guī)范化，從領(lǐng)導(dǎo)到老師都樹立了很強的檔案意識，學(xué)校已形成文件歸檔的良性循環(huán)。學(xué)校在迎接各種教育工作檢查中，保存完整的檔案為學(xué)校建功立業(yè)。歷次迎檢工作，化大從上到下有條不紊，不加班，不應(yīng)付，而且每一次檔案材料都會受到上級領(lǐng)導(dǎo)的好評。
五、開拓進(jìn)取，展望化大附中檔案工作的未來
伴隨著北京國際化發(fā)展的腳步，化大人提出：開拓學(xué)校“國際化”視野，強化“品牌化”管理理念，樹立搶救文化遺產(chǎn)的“危機理念”、發(fā)揮檔案存史、貫通未來的“可持續(xù)發(fā)展理念”，創(chuàng)新特色服務(wù)的檔案管理工作等理念和發(fā)展思路。結(jié)合校史研究，制定“一刊”、“一室”、“一史”、“一展”、“一會”的工作設(shè)想。檔案工作現(xiàn)代化管理、信息化使用是化大檔案工作的發(fā)展方向。設(shè)立網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)式管理和查詢，進(jìn)一步提高檔案資料的作用，在各個校區(qū)辦公室就可以查到所需要的資料，同時，在學(xué)校校園網(wǎng)上建有學(xué)校檔案的部分目錄，便于師生的了解和使用。在區(qū)教委的大力支持下，化大人正努力打造一個適合學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展，具有信息化功能的現(xiàn)代化檔案室，更好地服務(wù)于化大的教育教學(xué)工作;同時使化大的檔案文化向著更高更好的目標(biāo)發(fā)展，走出學(xué)校，走出朝陽，為首都的國際化進(jìn)程做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。
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