高校檔案管理工作創(chuàng)新
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摘要：高校檔案蘊藏著豐富的信息資源，是高校教育事業(yè)的重要組成部分。檔案管理工作是高校的重點工作之一，特別是高校的檔案管理錯綜復(fù)雜，就需在創(chuàng)新上下功夫。
關(guān)鍵詞：高校;檔案工作;管理創(chuàng)新
近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識經(jīng)濟的提出和社會現(xiàn)代化的推進，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國的高校教育事業(yè)發(fā)生了很大的變化，作為傳統(tǒng)文獻領(lǐng)域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓創(chuàng)新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養(yǎng)高級專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價值。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學(xué)的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發(fā)展的電子科技為依托，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對象，以庫藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)
(一)模式創(chuàng)新。目前，高校檔案館(室)雖屬機關(guān)部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學(xué)校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機構(gòu)高效、安全、到位，才能實現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
(二)思路創(chuàng)新
1、管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)的狀態(tài)，本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。
2、管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務(wù)。
3、管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設(shè)備和館藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。
4、人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊伍的建設(shè)，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。
(三)手段創(chuàng)新。長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。主動地把檔案工作重點與學(xué)校中心工作結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)高�；�。
(四)實踐創(chuàng)新
1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺階。
2、加強信息資源建設(shè)，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術(shù)利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。
3、建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內(nèi)流動，在工作中學(xué)習(xí)、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識和專業(yè)技術(shù)知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計算機課程培訓(xùn)、歸檔文件整理、相關(guān)檔案法律文件、保密知識等。
總之，檔案工作者應(yīng)該不斷更新觀念，創(chuàng)新理論;更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。
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