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高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施
高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施
摘要：高校檔案收集歸檔工作是學(xué)校和社會中重要的一部分，它發(fā)展的好壞將直接對學(xué)校和社會產(chǎn)生影響。
因此，高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新必須遵循一定的原則，根據(jù)其本質(zhì)實施相應(yīng)的措施。
本文主要針對高校檔案收集歸檔工作的內(nèi)容、重要性及創(chuàng)新措施進行了詳細的分析和研究。
關(guān)鍵詞：高校檔案;收集;歸檔;創(chuàng)新;措施
高校檔案收集歸檔工作是高校管理工作的重要組成部分，收集檔案是源頭，奠定了學(xué)校開展工作的基礎(chǔ)。
高校中目前堅持“加強收集、深化利用”的方針，因此，檔案收集的工作無疑成為學(xué)校進行其他工作的中心，同時也是一個難點。
高校中的檔案是一個學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄表現(xiàn)，全面反映著學(xué)校的管理水平及教學(xué)質(zhì)量，具有非常明顯的特點。
目前，加強高校的檔案收集歸檔工作十分重要。
一、高校教學(xué)檔案收集的歸檔工作的特性
高校檔案的教學(xué)檔案主要是教學(xué)資料轉(zhuǎn)化而來的。
教學(xué)的資料文件由上級分配下來，或者是從教務(wù)處及學(xué)生處等部門得來，抑或從各個學(xué)科、科系內(nèi)都可以總結(jié)出來，除此之外，從從事過教學(xué)的導(dǎo)師那里也可以得到局部的教學(xué)資料等。
教學(xué)資料的來源具有廣泛性，這個給各高校檔案收集歸檔的工作帶來了一定的難度。
高校的檔案收集及管理具有較強的時間性，最常見的是運用日歷年度進行時間劃分、排列及進行管理的。
高校的教學(xué)活動主要是以學(xué)生教育為目標的周期性活動，所以，在檔案時間劃分上有一定的區(qū)別，常見的劃分方法是以日歷年度、學(xué)年(學(xué)期)及學(xué)制周等方式交叉結(jié)合的方式進行檔案收集歸檔的。
高校這種教學(xué)檔案時間的交叉性給高校的檔案收集歸檔帶來了復(fù)雜性、同時也大大增加了管理人員的工作量等。
高校教學(xué)檔案是在教學(xué)過程中自然形成的一種具有完整性無形記錄材料。
整個檔案記錄著學(xué)生從新生到接受教育結(jié)束為止的所有材料，在銜接上形成了一種規(guī)律，彼此間互相制約。
高校的教學(xué)檔案一般具有電子檔案、書面檔案、聲像檔案及實物檔案等幾種，方式雖然不同但檔案承載著的內(nèi)容卻是差不多的，大同小異，增加了高校檔案收集歸檔工作的難度。
二、高校檔案收集歸檔工作管理創(chuàng)新的必要性
近年來，關(guān)于創(chuàng)新的教學(xué)檔案管理為高校有效教學(xué)工作的開展，提供了堅定的保障，進一步提高了高校的教學(xué)質(zhì)量。
我國高校應(yīng)該積極創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理機制，減輕教學(xué)檔案歸檔工作管理人員的負擔，為以后學(xué)校進行教學(xué)活動的開展奠定良好的指導(dǎo)基礎(chǔ)。
加強對學(xué)校教學(xué)文件檔案的管理力度，客觀的加強老師對教學(xué)環(huán)節(jié)的嚴格要求，促使教師們自覺提高自身的教學(xué)水平。
對于學(xué)生成績、作業(yè)及試卷等檔案進行工作歸檔，以此來規(guī)范學(xué)生們的學(xué)習(xí)，對于獎勵方面，適當?shù)奶岣呓虒W(xué)獎學(xué)金評選活動及學(xué)生開展活動檔案的管理，為之后的教學(xué)檔案歸檔做鋪墊。
創(chuàng)新的高校教學(xué)檔案管理，為教學(xué)的優(yōu)缺點、教學(xué)研究活動提供了重要的依據(jù)。
高校的教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)的過程中形成的，主要記錄著高校教學(xué)活動中的點點滴滴，彰顯著高校的教學(xué)思想，為高校教學(xué)管理提供參考的依據(jù)，屬于改革高校教學(xué)進程及教學(xué)質(zhì)量的一手資料，更方便于日后處理學(xué)校教學(xué)中出現(xiàn)的問題，并進行查證核對。
各大高校應(yīng)該針對不同的教學(xué)管理進行控制，控制教學(xué)管理力度的松緊，適度調(diào)整;不同教學(xué)檔案的橫向比較，這些足以反映各大高校教學(xué)水平以和高校教學(xué)管理水平的高低等。
創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理，為高校開展教學(xué)評估活動和規(guī)范學(xué)�？茖W(xué)辦學(xué)提供第一手材料。
根據(jù)我國上世紀90年代頒布的法律法規(guī)，明文規(guī)定我國各大高校每年必須接受兩次教學(xué)評估，根據(jù)不同情況的出現(xiàn)，進行分析研究，并制定出新的教學(xué)評估制度等(單方面的教學(xué)評估方式較多)。
我國教學(xué)的評估活動無非是以高校教學(xué)檔案的完整性、真實性及創(chuàng)新性等方面作為出發(fā)點進行評估。
各大高校中評估得出的優(yōu)異成績，實質(zhì)上講均是來自于學(xué)校教學(xué)檔案的管理，由此可見，創(chuàng)新高校檔案收集歸檔工作十分必要。
三、高校檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新措施
(一)創(chuàng)新高校檔案收集歸檔的觀念，促進教學(xué)檔案價值的實現(xiàn)
本質(zhì)上講，教學(xué)檔案的最大價值就是教學(xué)檔案的在教學(xué)過程中表現(xiàn)出來的公共價值。
比如，一個教師的個人檔案，不僅對教師本身具有重要的指導(dǎo)意義，對學(xué)校，學(xué)生及院校方面均有指導(dǎo)意義值得學(xué)習(xí)和借鑒等。
當然，不同的老師對檔案的具有不同的認知，同時決定著教師對教學(xué)檔案重要性的認識。
當前，高校中出現(xiàn)留學(xué)熱，大部分學(xué)生需要出國深造，辦理手續(xù)時沒有學(xué)校檔案是無法達到出國的標準的，為此，我國各大高校中收集的檔案不單單有漢語形式，還應(yīng)該有英語形式等，這就需要高水平的英語人才的培養(yǎng)，為未來教育的發(fā)展做準備。
(二)創(chuàng)新高校的檔案管理，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量
高校教學(xué)檔案主要包括教學(xué)檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管及檔案的利用等。
提高檔案內(nèi)在質(zhì)量的前提是對檔案進行有效地管理，同時也是提高有效檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。
對教學(xué)檔案管理人員進行創(chuàng)新，加強管理人員的創(chuàng)新思想，提高管理人員的能力，逐漸實現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化和信息化。
針對數(shù)字化檔案進行系統(tǒng)編輯，方便查詢;對信息化電子檔案進行整理，建立定向的數(shù)據(jù)庫，再進一步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案應(yīng)用，從而提高檔案的利用率級歸檔率，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案的科學(xué)化，
(三)創(chuàng)新編輯研究，加強教學(xué)檔案信息服務(wù)開發(fā)力度
近年來，隨著我國教學(xué)檔案需求的增加，很多高校的檔案管理者開始打破傳統(tǒng)的思想觀念，積極創(chuàng)新和開拓新的管理方式，便于提供更好的檔案服務(wù)。
學(xué)校的檔案部門也應(yīng)充分利用教學(xué)檔案包含的信息，進行編制，不僅要編輯常見的編輯檢索工具，還要根據(jù)不同種類的教學(xué)檔案資料進行綜合，編制出更多的、具有價值的信息，為教學(xué)提供的充沛的信息資源。
(四)創(chuàng)新教學(xué)檔案的基礎(chǔ)服務(wù)
高校必須針對檔案管理進行服務(wù)創(chuàng)新，建立新型的服務(wù)方式，服務(wù)內(nèi)容及服務(wù)手段等。
還要針對對教學(xué)檔案利用者的研究與分析，不管是現(xiàn)有的利用者和需要還是以后潛在的利用者和需要，均需加強對它們的重視，只有這樣才能最大程度的滿足利用者對教學(xué)檔案的需求。
隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)多媒體的廣泛應(yīng)用，建立數(shù)字化的檔案模式的趨勢不可阻擋，是教學(xué)檔案服務(wù)管理服務(wù)發(fā)展的必然性。
根據(jù)學(xué)校實際情況適當?shù)拈_設(shè)網(wǎng)絡(luò)、在線咨詢、移動等服務(wù)。
另外，綜合網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新在網(wǎng)站上制作檔案信息查看網(wǎng)頁，設(shè)定一定的信息專欄、個人信息等，供學(xué)生能夠自主查詢，簡捷方便。
所以，必須加強高校檔案收集歸檔管理服務(wù)的創(chuàng)新，建立一套健全的檔案收集歸檔管理機制，逐步完善對檔案收集的管理。
(五)創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境
隨著計算機的普遍應(yīng)用，檔案管理雖不再只局限在書面上，但由于教學(xué)檔案者花費大量的精力在建立電子檔案上，軟件設(shè)備較落后。
針對多媒體軟件及時創(chuàng)新，擴大電子檔案開發(fā)的利用率，推進教學(xué)檔案數(shù)字化的進程。
數(shù)字化的檔案能夠有效的控制檔案的信息，自動加強對教學(xué)檔案的管理，完善檔案的資料信息，準備的提供可靠的信息，使信息充分發(fā)揮它的作用，此外，還可以使檔案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。
因此，必須加快對多媒體技術(shù)及設(shè)備的創(chuàng)新。
(六)加強宣傳力度，增強學(xué)生意識
增強學(xué)校教師與學(xué)生的檔案意識，提高學(xué)生的檔案利用率，使檔案發(fā)揮最大的作用。
從根本上消除部分人群認為檔案觀念可有可無的現(xiàn)象。
創(chuàng)新檔案信息化的建設(shè)，使檔案收集工作早日走上新的臺階。
四、總結(jié)
綜上所述，高校檔案收集歸檔是學(xué)校進行文件整理重要部分，是教學(xué)檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的作用，因此，必須加強對教學(xué)檔案收集歸檔工作的創(chuàng)新，制定健全高校的創(chuàng)新措施，加強對檔案工作者創(chuàng)新思想的傳播，進一步加強高校檔案管理工作，規(guī)范化收集、歸檔鑒定，不斷利用現(xiàn)代科技手段創(chuàng)新，豐富檔案內(nèi)容，樹立“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，加強服務(wù)意識，為教學(xué)檔案收集歸檔工作提供良好的服務(wù)。
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