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高�？荚嚈n案信息的科學(xué)化管理
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[摘要] 高校每年會(huì)開(kāi)展多項(xiàng)考試，科學(xué)管理檔案信息非常重要。本文首先分析高校考試檔案信息的特點(diǎn)，然后論述高校考試檔案信息科學(xué)化管理的建設(shè)原則，并提出有針對(duì)性的管理舉措。
[關(guān)鍵詞] 高校; 考試; 檔案; 科學(xué)化; 管理
高校每年的考試工作涉及大量的信息生成，并構(gòu)成檔案信息。科學(xué)的考試檔案管理不僅要注重存儲(chǔ)功能，更要發(fā)揮檔案信息的參考價(jià)值。因此，設(shè)計(jì)考試檔案信息科學(xué)化管理的方案應(yīng)受到充分的關(guān)注。
一、高�？荚嚈n案信息的特點(diǎn)
從高�？荚嚨膶�(shí)踐來(lái)看，考試檔案信息具有類別多、持續(xù)生成、信息量大的特點(diǎn)。首先，高校的考試可以劃分為多種類型，既有院系教學(xué)計(jì)劃范圍內(nèi)的課程考試，也有國(guó)家等級(jí)考試，如英語(yǔ)等級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，還有教師職稱評(píng)定考試。其次，高校的考試是持續(xù)推進(jìn)的，每年都會(huì)生成新的考試信息，并擴(kuò)充原有的考試檔案。最后，考試檔案信息的積累會(huì)形成龐大的信息規(guī)模，每屆師生都有自己的考試檔案，海量的考試信息給檔案管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。
二、高�？荚嚈n案信息科學(xué)化管理的原則
針對(duì)高�？荚嚈n案信息的特點(diǎn)，科學(xué)化管理成為問(wèn)題解決的關(guān)鍵�？茖W(xué)化是指綜合運(yùn)用高校的人力、物力、財(cái)力投入，使檔案管理工作創(chuàng)造最優(yōu)化的工作效能，改變被動(dòng)管理的狀態(tài)，切實(shí)為教學(xué)和管理服務(wù)。科學(xué)化管理應(yīng)遵循以下原則：
第一，高效性原則�，F(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案信息管理提供了前所未有的便捷條件，檔案查詢的高效性必須獲得保證。高�？荚囆畔⒌纳珊凸芾響�(yīng)當(dāng)以服務(wù)高效為宗旨，在檢索速度、保密程度、查詢方法等方面發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，打破陳舊的檔案管理模式，以新型管理模式分配資源，節(jié)約投入資金和人力物力，真正達(dá)到科學(xué)化的管理水平。
第二，系統(tǒng)性原則。高�？荚嚈n案信息的管理是否科學(xué)需要通過(guò)系統(tǒng)性原則加以檢驗(yàn)�？荚囆畔⒖梢詮臋M向和縱向系統(tǒng)劃分管理的要點(diǎn)，在橫向?qū)用�，不同的考試類型是區(qū)分的主要依據(jù);而在縱向?qū)用�，個(gè)人信息、所屬年度、權(quán)限范圍等又具有各自的特征分類。只有將橫向和縱向的系統(tǒng)要求有機(jī)結(jié)合，才能使檔案信息管理工作不斷向縱深方向發(fā)展。比如，有的教師參與職稱評(píng)選，很有可能當(dāng)年沒(méi)有成功，即生成當(dāng)年個(gè)人職稱檔案，第二年還將繼續(xù)參選，進(jìn)而要對(duì)個(gè)人原有的職稱檔案重新豐富。所以制定具體的檔案信息管理要求至關(guān)重要。
第三，實(shí)用性原則。高校考試檔案信息的實(shí)用價(jià)值不容忽視，對(duì)于考試檔案信息的管理，并不是簡(jiǎn)單的封存，編制索引、入庫(kù)，而是要分析研究其中隱含的信息，將其搜集整理，作為對(duì)今后工作的指導(dǎo)。比如，院系內(nèi)部英語(yǔ)四級(jí)考試、六級(jí)考試的通過(guò)率分析，考試違紀(jì)現(xiàn)象分析，考試人群分析等，都需要根據(jù)以往的考試檔案信息，進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析和統(tǒng)計(jì)。
三、高�？荚嚈n案信息科學(xué)化管理的舉措
按照以上原則的指導(dǎo)，高�？荚嚈n案信息的科學(xué)化管理應(yīng)當(dāng)推進(jìn)以下工作：
第一，構(gòu)建雙軌制檔案信息管理模式。高校各類考試信息首先是以紙質(zhì)檔案的形式生成，然后才能錄入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，創(chuàng)建電子檔案。如果要提升檢索效率，就必須依托電子檔案，但又不能終止對(duì)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和管理。所以只有區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同管理需求與方法，以雙軌制的管理模式開(kāi)展工作才能體現(xiàn)科學(xué)化的管理水準(zhǔn)。在紙質(zhì)檔案管理方面，檔案人員應(yīng)明確封存入庫(kù)的年限和年限期間內(nèi)的檔案使用功能，如以10年為一個(gè)基本年限結(jié)點(diǎn)，過(guò)期將主要以封存的形式保管，在10年之內(nèi)可以視具體情況而翻查原始檔案。需要特別注意的是，一般對(duì)高�？荚囆畔⒌氖褂貌樵兌嗍且粤炕畔樾问�，即具體的成績(jī)、參考人數(shù)、成果數(shù)量等，少數(shù)個(gè)別錯(cuò)誤判定、特殊檔案信息的增加才涉及對(duì)原始檔案的翻查整理。這就要求紙質(zhì)檔案的使用應(yīng)更加嚴(yán)格規(guī)范，如無(wú)特殊情況，應(yīng)以使用電子檔案查詢?yōu)橹鳎M可能確保紙質(zhì)檔案的安全保密。
第二，建立專業(yè)的考試檔案信息管理平臺(tái)。在高效性原則的指導(dǎo)下，系統(tǒng)規(guī)劃?rùn)n案信息平臺(tái)的功能成為檔案管理工作的重中之重。有的高校在教務(wù)處內(nèi)部信息系統(tǒng)中含有以學(xué)號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)的院系學(xué)分成績(jī)統(tǒng)計(jì)，專業(yè)的考試檔案信息平臺(tái)可以采取和教務(wù)處網(wǎng)絡(luò)設(shè)立鏈接和關(guān)聯(lián)的方式，實(shí)現(xiàn)資源共享。為實(shí)現(xiàn)多種類型考試信息綜合管理的現(xiàn)實(shí)需求，信息平臺(tái)應(yīng)設(shè)置不同的分類索引，便于分類查詢和統(tǒng)計(jì)。信息平臺(tái)首先應(yīng)將考試類型作為基本分類，每一項(xiàng)考試以身份證號(hào)、學(xué)號(hào)、教師工號(hào)作為核心索引，從而有利于以個(gè)人唯一識(shí)別信息為基礎(chǔ)，綜合管理個(gè)人的多項(xiàng)考試成績(jī)，如個(gè)人跨年度考試信息結(jié)果的增加。不同考試類型之間以上述號(hào)碼為關(guān)聯(lián)依據(jù)，同時(shí)要對(duì)學(xué)生、教師、檔案管理人員以及相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)分設(shè)不同的查詢權(quán)限，嚴(yán)格高�？荚囆畔⒌谋Ｃ芄芾�。
第三，開(kāi)展年度考試檔案信息的分析研究。高校檔案部門(mén)每年應(yīng)組織專人對(duì)以往和最新考試檔案信息進(jìn)行研究，從中提取有價(jià)值的信息應(yīng)用到教學(xué)和管理工作中。為此，高�？沙闪ｍ�(xiàng)檔案研究團(tuán)隊(duì)，如各學(xué)科小組委派專人，每年和檔案管理人員配合，定期開(kāi)展檔案研討，撰寫(xiě)年度分析報(bào)告。比如為服務(wù)高校人才建設(shè)工程，對(duì)比分析近5年教師職稱考試變革對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的貢獻(xiàn)程度，高校學(xué)生入學(xué)考試改革與學(xué)生綜合能力培養(yǎng)間的關(guān)系等，從而使原本處于靜態(tài)的考試檔案信息產(chǎn)生動(dòng)態(tài)性的實(shí)用功能。
從考試檔案中挖掘有價(jià)值的信息對(duì)高校教學(xué)和管理的發(fā)展具有十分積極的意義。遵循科學(xué)的原則和方向，建立有效的管理舉措，高校考試檔案信息的管理將會(huì)呈現(xiàn)更多新的成果。
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