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關于更新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理科學化
檔案管理的理念關乎檔案管理的工作效率，只有更新了檔案管理的理念，才能實現(xiàn)檔案管理的科學化，下面小編為大家整理了一篇關于這個問題的論文，僅供大家參考。
論文摘要：人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設中起著關鍵作用，它為單位提供各類人才基礎信息，為勞動工資制度改革、專業(yè)技術職稱評定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)。所以，應重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
論文關鍵詞:人事檔案現(xiàn)狀 對策分析
隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。醫(yī)院轉型后，人事檔案管理工作如何主動順應時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。現(xiàn)就新疆醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決辦法進行分析，與同行們探討。
一、醫(yī)院轉型后，人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠。檔案人員大多不是專職，故離崗或調動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有的人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)。由于醫(yī)院中心工作是醫(yī)療、教學、科研。醫(yī)院管理的重點是如何提高醫(yī)療、教學水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質的服務，而對人事檔案管理不夠重視，存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現(xiàn)象。
2.檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。另外，某些科研、教學、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導致人事檔案的不完整。
3.檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新;其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。
4.員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚;還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管;有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
5.人事檔案管理手段落后。新疆醫(yī)科大學第五附屬醫(yī)院人事檔案管理基本上是由人事科工作人員輪流管理。因此，工作存在問題較多，在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應用。
二、對策及思考
醫(yī)院人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作實際等內容的真實記載和反映，所以，加強醫(yī)院人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務。針對以上存在的問題，就干部人事檔案管理工作提出以下幾點對策及思考：
1.嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符;二是對借出的檔案要及時催還，并整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況;三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時存檔;四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。
2，強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化醫(yī)院領導干部檔案管理意識，提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。弓I進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。醫(yī)院不僅是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，在與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關的同時，更應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。
3.建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉入、轉出登記簿，職工檔案材料轉入、轉出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因造成，確實收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補和不斷補充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
4.積極做好宣傳工作，加強檔案人員的事業(yè)心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
5.提高對職工檔案材料重要性的認識。一是加強宣傳力度，提高職工對其人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務工作，利用多種渠道向職工宣傳有關人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。二是加強對職工人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。
6.加快檔案信息化進程，提高工作效率。如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能增強全體職工的檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎。
截至目前，單位共有人事檔案1514卷，在職干部624人，工人檔案70卷，離退職工檔案 470卷，聘用人員檔案350卷。為了實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，我們計劃利用先進的計算機技術和科學的檢索系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理，利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸人電腦，使檔案數(shù)據(jù)化、信息化。在檔案的借閱、查閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面，實行微機化操作。
通過人事檔案現(xiàn)代化管理，在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現(xiàn)，從而真正做到人盡其才，才盡其用。
總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。
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