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如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化
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摘 要：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，信息技術(shù)已成為當(dāng)前社會生活和生產(chǎn)中不可缺少的基礎(chǔ)措施，其在社會發(fā)展的過程中已經(jīng)滲透到了社會生活的各個方面。在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)中，信息系統(tǒng)是其主要的資料管理和各種信息交流的方式。隨著當(dāng)前醫(yī)療系統(tǒng)檔案資料的作用不斷提高，其在管理的過程中，利用當(dāng)前信息技術(shù)手段進(jìn)行完善，是的其能夠使用當(dāng)前社會進(jìn)行良好的發(fā)展。檔案管理信息化將成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，是提出其實(shí)現(xiàn)信息化管理的措施和方法。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;信息化;優(yōu)勢;內(nèi)容
1、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1隨著當(dāng)前社會飛速發(fā)展的過程中，信息化技術(shù)措施的發(fā)展和應(yīng)用決定了當(dāng)前社會發(fā)展過程中發(fā)展水平。現(xiàn)代信息社會日新月異，人們對各種時效性強(qiáng)、具有高價值的檔案和其他資料在管理的過程中信息量的需求不斷擴(kuò)大，這就使得在管理的過程中傳統(tǒng)的管理模式和措施受到巨大的挑戰(zhàn)和沖擊，在管理的過程中結(jié)合當(dāng)前社會技術(shù)手段和管理措施進(jìn)行改革是當(dāng)前檔案信息發(fā)展的必然趨勢。各級醫(yī)院只有順應(yīng)時勢，加快檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前醫(yī)院檔案發(fā)展的必然結(jié)果，更是當(dāng)前社會發(fā)展過程中人們對各種信息需求增加的主要趨勢和結(jié)果。
1.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，其在管理的過程中是通過提高管理技術(shù)手段和管理措施進(jìn)行分析與應(yīng)用，使得其在管理的過程中能夠結(jié)合當(dāng)前社會發(fā)展手段和技術(shù)措施進(jìn)行控制。近年來，各級醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，其在管理和應(yīng)用的過程中是利用當(dāng)前相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段進(jìn)行完善，提高其管理效率是當(dāng)前檔案信息化管理追求的主要目標(biāo)。
1.3實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。
2、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢
2.1檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計算機(jī)對原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。
2.2檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中，檔案部門要對各類文件進(jìn)行及時的著錄。在紙質(zhì)文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，利用計算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。
2.3檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，可增強(qiáng)對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機(jī)存取，進(jìn)一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
2.4檔案信息化在當(dāng)前醫(yī)院應(yīng)用的過程中有效的改善了信息需求的管理措施和優(yōu)化配置方法。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲存空間，同時又保障了檔案的安全備份。
3、醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
3.1文書處理過程和歸檔要實(shí)現(xiàn)信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢下的工作需求，應(yīng)該把每天收到的文件用計算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時間和催辦時間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
3.2病歷檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，應(yīng)將各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計算機(jī)，運(yùn)用計算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
4、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
4.1檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，再通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
4.2要實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院普遍建立了微機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)，但微機(jī)局域網(wǎng)的建立要立足高起點(diǎn)，不僅要方便內(nèi)部信息的交流，還應(yīng)配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設(shè)備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。
5、結(jié)束語
隨著當(dāng)前社會發(fā)展中，信息化逐步的應(yīng)用在各個社會生產(chǎn)之中。在醫(yī)院檔案管理信息化實(shí)施的過程中要嚴(yán)格的結(jié)合其當(dāng)前實(shí)際情況進(jìn)行綜合分析和管理，提高其在管理體系中的各種管理規(guī)章和制度，完善硬件設(shè)施，保證在檔案信息管理中能夠?qū)崿F(xiàn)其應(yīng)用的作用和人們追求的目標(biāo)，能夠使其適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求。
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